Skrevet af Brian Dishman, Seniorkonsulent
Standardiseret arbejde er en af de helt grundlæggende byggesten i en smidig produktionsproces. Det bør også være den indledende byggesten i en smidig ansættelsesproces. Enhver god kvalitetschef forstår, at du ikke kan garantere kvalitet uden en standardprocedure er på plads for at sikre sammenhæng i processen. Som personalekonsulent bliver jeg ofte overrasket over det store antal af virksomheder, der mangler definerede, standardiserede ansættelsesprocesser. Mange virksomheder er afhængige af, at deres ansættende ledere udtænker deres egne spørgsmål til jobsamtalen og simple tests til at evaluere kandidaterne til at udfylde åbne stillinger i deres team. Der er alvorlige mangler ved denne tilgang. Nedenfor er fire grunde til, at en standardiseret evalueringsproces af kandidater fører til ansættelser af højere kvalitet:
- En inkonsekvent proces fører til et inkonsistent resultat. En proces, der ikke er standardiseret, er egentlig ikke en proces, men er snarere en tilfældig samling af forskellige kriterier. Hvis udvælgelseskriterierne er forskellige for hver evaluering, er det umuligt at bestemme effektiviteten af hvert enkelt af dem, der benyttes til udvælgelsen. Hvilke kriterier var effektive i beslutningsprocessen? Hvilke kriterier var ineffektive eller endda kontraproduktive? Du vil lære svarene på disse spørgsmål med tiden, hvis du konsekvent anvender en standardiseret proces.
- Du har ingen standarder uden en standardiseret proces. Uden en standardproces har du virkelig ingen standarder. Det første trin i opbygningen af en standardiseret proces er at definere målsætning eller standarderne for processen. Hvilke kompetencer er vigtige for vores job og for vores organisation? At anmode om input fra eksperter og dokumentere disse kompetencer er det første trin i at standardisere ansættelsesprocessen. Det formelle navn for dette indledende trin er jobanalysen. Ved at tage dette indledende skridt er det muligt at identificere og kodificere standarderne for udvælgelsesprocessen.
- Alle benytter den samme målestok. En standardiseret ansættelsesproces sikrer, at dine rekrutteringsansvarlige og ansættende ledere benytter de samme referencepunkter, når der træffes beslutninger. Hvad er en “god” kandidat? Joe og Alices definitioner af “god” kan være helt anderledes. Ved at standardisere processen og kriterierne giver organisationen denne definition af “god” for alle dens medlemmer af teamet, der er involveret i ansættelsesprocessen. Alle benytter det samme sprog, når de beskriver kandidater. En rekrutteringsansvarlig eller ansættende leder vil være i stand til kort og præcist at forklare en ansættelsesbeslutning til sit medlem af teamet. Ansættende ledere vil have mere tillid til de beslutninger, som rekrutteringsansvarlige træffer på grund af den standardiserede proces.
- Løbende forbedringer. En kontinuerlig forbedring er den animerende ånd i en smidig virksomhedsfilosofi. Det er umuligt at forbedre nogen proces, før den er blevet standardiseret. En proces skal standardiseres og derefter stabiliseres, før der foretages forbedringer. Hvis en proces omdannes hertil, vil enhver forbedring blot være endnu en variation, som nogle gange benyttes af nogle medlemmer af teamet, men ellers ignoreres.
Det er også værd at bemærke, at en standardiseret ansættelsesproces giver yderligere fordele udover forbedret kvalitet af ansættelserne. En af de vigtigste er juridisk forsvarlighed. En inkonsekvent proces er grobund for en diskriminerende praksis for ansættelse. Inkonsekvent anvendelse af kriterier kan utilsigtet føre til opfattelsen af favorisering eller en uensartet behandling.
