Forbedr udvælgelsesprocessen for at sikre bedre jobtilpasning og reducere personaleudskiftning

Udfordring

Frivillig personaleudskiftning, især i det første år, er en god indikator for en organisations effektivitet med hensyn til at ansætte og assimilere personale. Hospitalsektorens personaleudskiftning i det første år på 28,3% er væsentligt højere end resten af amerikanske brancher på 21,5%. Efter deres første år på et hospital forlader 22,2 % af førsteårs sygeplejersker jobbet, og for nogle segmenter af hospitalers arbejdsstyrke er personaleudskiftningen ofte over 50 % (PricewaterhouseCoopers Saratoga 2012/2013 U.S. Human Capital Effectiveness Report). Rapporten peger også på indvirkningen på bundlinjen. Den anslår omkostningerne ved personaleudskiftning til 1,5 gange grundlønnen for en medarbejder, som har fået dispensation, og 0,5 gange grundlønnen for en medarbejder, der ikke har fået dispensation. Disse fire hospitaler, som er en del af det samme sundhedssystem, ligger inden for en radius på 25 km fra hinanden. De havde en lang historie med personaleudskiftning i servicemedarbejderstillinger, især indenfor kost, miljø og transport – så højt som 63 %. Systemet havde lavet omfattende analyser og prøvet adskillige strategier, med ringe succes. Derudover gennemgik ansættende ledere op til 50 CV’er og havde op til 10 kandidater til samtale for at besætte en enkelt stilling. Der var ikke nogen koordinering af rekrutteringsindsatsen, og de fire konkurrerede faktisk om talent fra den samme masse af kandidater.

Løsning

Personaleudskiftning er et komplekst problem, men den mest direkte løsning er at forbedre udvælgelsesprocessen for at sikre et bedre job “match” og sikre, at kandidaternes færdigheder og adfærdsmæssige kompetencer er i overensstemmelse med den ønskede organisationskultur. Derfor tog vi en omfattende tilgang:

Definer de ønskede kompetencer

Pålidelighed er den første funktionelle kompetence, man kommer til at tænke på i forbindelse med disse stillinger. Seniorledere i dette sundhedssystem erkender, at frontlinjemedarbejdere påvirker patientens og familiens oplevelse. De ønsker personale, der vil bidrage til den patientcentrerede kultur, de er ved at opbygge. Vores team brugte fokusgrupper og undersøgelser til at forstå ikke kun de variabler, der historisk har bidraget til personaleudskiftningen, men også dem, der vil forudsige langsigtet succes. På få uger udviklede vi en kompetencemodel for disse stillinger, der ville danne grundlag for et effektivt, virkningsfuldt og juridisk forsvarligt ansættelsessystem.

Centralisering af ansættelsesproces

I samarbejde med HR udarbejdede vi en centraliseret proces til at hente og gennemgå kandidater til alle fire hospitaler, hvilket sikrer maksimalt udbytte af rekrutteringsindsatsen fra en fælles talentmasse. Det centrale team gennemgår ansøgninger og assessmentresultater før ansættelse for at eliminere kandidater med ringe chance for at klare sig godt. En telefonskærm indsnævrer massen yderligere, og de endelige kandidater sendes til den ansættende leder. Der blev oprettet en kommunikationsproces, så de rekrutteringsansvarlige og de ansættende ledere kan arbejde tæt sammen for konstant at forbedre effektiviteten og udvælgelsesnøjagtigheden.

Assessmentværktøjer

Værktøjerne fokuserer på pålidelighed, medfølelse, patientfokus, tilpasningsevne og samarbejde. Det centrale rekrutteringsteam bruger Talogys testløsninger indenfor sundhedsvæsenet, der problemfrit administreres gennem ATS-systemet, til at evaluere kandidaternes adfærdsmæssige kompetencer og eliminere de nederste 25 % af kandidaterne. Der blev lavet kortfattede, strukturerede, adfærdsmæssige samtalevejledninger ud fra de definerede kompetencer. Alle ansættende ledere er uddannet i Select Interviewing ^® med en kombination af direkte uddannelse og Select Interviewing ^® Online for at sikre en effektiv, prædiktiv kandidatsamtale.

Resultater

Kortsigtet personaleudskiftning

I blot de første fire måneder af projektet kom 121 medarbejdere til. Sammenlignet med de 119 ansættelser i samme periode for det foregående år, blev personaleudskiftningen på kort sigt halveret. Faktisk besparelse: $450.000. Besparelse over et helt år: $1,3 millioner.

Effektivitet

Med systemet kan rekrutteringsansvarlige indsnævre kandidatmassen til en mere kvalificeret gruppe af ansøgere uden at øge antallet af rekrutteringsansvarlige, indsats eller energi. Rekrutteringsansvarlige og ansættende ledere bruger kun tid og ressourcer på bedre kvalificerede kandidater. Ansættende ledere er ikke forpligtet til at gennemgå CV’er, og når det centrale team sender en kandidat til den ansættende leder, er der en 85 % chance for, at kandidaten er egnet til ansættelse. Dermed kan ledere bruge mere tid på at lede og mindre tid på at ansætte.

Patientens oplevelse

Sygeplejepersonalet bemærkede hurtigt en forbedring i kvaliteten af transportører. Feedback fra HR efter et sygeplejeteammøde: