Skrevet af Steven Jarrett, Ph.D., Seniorkonsulent.
Hvad definerer et effektivt udvælgelsessystem? Det kan afhænge meget af, hvem du spørger inden for en organisation. Hvis du specifikt spørger operations, er der tale om et system, der hurtigt ansætter de bedste kandidater; i forhold til menneskelige ressourcer er det et system, der er nemt at administrere og giver dem mulighed for hurtigt at spore og behandle kandidater; juridisk set er det dog et system, der skaber mindre arbejde for dem og sørger for, at organisationen ikke bliver sagsøgt. Nogle vil måske tro, at der er tale om forskellige mål, men efter vores mening behøver det ikke at være det. Her er fem anbefalinger til, hvordan din organisation kan forbedre eller skabe et juridisk forsvarligt ansættelsessystem, som også hurtigt kan ansætte effektive personer.
1) Forbedring af konsistensen
Kan du huske sidste måned, hvor driftslederen personligt anbefalede en person, som ikke bestod jobsamtalen, og du måske har forlagt de mislykkede resultater og ansat denne person? Nej? Godt.
At gøre undtagelser og inkonsekvent praksis er en stor bekymring mod at kunne sikre, at dit system er juridisk forsvarligt. Det er vigtigt, at processen, værktøjerne, assessments og kompetencerne forbliver konsekvente under en ansættelsesrunde, og at alle kandidater skal opfylde de samme kriterier.
2) Gennemgang af processen… Ofte
Én ting er at holde alle dine kandidater op mod de samme kriterier, men det er også vigtigt, at disse kriterier er både relevante for jobbet og lovlige. Kræver din stilling en gymnasial eksamen? Hvorfor? Spørger du kandidaterne, om de er tilfredse med $15 dollars i timen som startløn? Er $15 stadig startlønnen?
Ting ændrer sig, og det bør din ansættelsesproces også, for at sikre, at alle de spørgsmål, som du stiller, er relevante for jobbet. For at identificere de nødvendige ændringer, skal man være sikker på at kunne evaluere sin udvælgelsesproces, hver gang man slår en stilling op, og især hvis man ikke har slået stillingen op i noget tid.
3) Gennemgå lovene
Ligesom kriterier og aspekter ved jobbet ændrer sig, ændres føderale og statslige love også. Det er ikke altid nemt at holde sig opdateret omkring de seneste lovændringer, men det er vigtigt at være i kontakt med interne eller eksterne juridiske afdelinger for at forstå ændringerne, og hvordan de kan påvirke din ansættelsesproces.
Er din stat for eksempel et af de steder, der har lagt restriktioner på at kunne spørge om tidligere forbrydelser hos ansøgerne? Hvis du ikke er sikker på svaret på dette spørgsmål, vil jeg anbefale, at du tager kontakt til dit juridiske team, før det er for sent.
4) Jobanalyse
Hvordan ved man, hvad der er, og hvad der ikke er relevant i en bestemt stilling? Har den enkelte behov for at kunne løfte en bestemt masse? Har han/hun brug for stor opmærksomhed på detaljer? Den nemmeste måde at sikre, at du spørger og vurderer begreber, der er relevante for jobbet, er at lave en jobanalyse.
En jobanalyse gennemgår specifikke stillinger for at forstå de specifikke elementer i et job og de vigtige elementer for en succesfuld præstation. Jobanalyser repræsenterer et vigtigt element i juridisk forsvarlighed, men sikrer også, at din organisation ansætter personer, der er i stand til at udføre de nødvendige elementer i stillingen.
5) Ekstern gennemgang
Jo tættere vi er på noget, jo sværere har vi ved at identificere fejlene og områder med mulighed for forbedring. De fleste forældre er ikke i stand til at se, at deres 4-årige ikke bliver den næste Tiger Woods, men det er bestemt ikke svært for en udenforstående at bemærke dette.
Dette kan også være tilfældet for udvælgelsessystemer. Ofte ser vi virksomheder, der er tro omkring at benytte “vi har altid gjort det på denne måde” til at afgøre, om en proces er effektiv eller ej. Der er historisk set mange virksomheder, der har stolet på denne visdom, hvad angår deres organisation, men der er bare ikke mange af de virksomheder, som stadig eksisterer i dag. Tillad nogen kritisk at evaluere din praksis for ansættelse, og resultatet vil sandsynligvis være at forbedre systemets ydeevne og forsvarlighed.
Virksomheder indbygger alt for ofte først denne type af politik, praksis og procedure, når det er for sent, og de ikke har noget valg, da de allerede har tabt, eller der er sket en afgørelse i en retssag. Tro mig: det er væsentligt billigere at gøre det på omvendt vis.
