Skrevet af Amie Lawrence, Ph.D., Direktør for Global Innovation
Under travle ansættelsesrunder står HR-medarbejdere over for en række unikke udfordringer. Det er ikke let at udvikle en effektiv ansættelsesproces, og det at få til opgave at ansætte hundreder eller endda tusinder af medarbejdere i en tidsklemme, giver sit eget sæt af unikke udfordringer. Dette gælder især for begyndende stillinger inden for industrier såsom fremstilling, distributionscentre og call-centre. I denne blog vil vi diskutere tre områder, hvor personale med menneskelige ressourcer kan møde udfordringer, når de arbejder på at gennemføre et ansættelsesprojekt med en travl ansættelsesrunde.
3 almindelige udfordringer HR-teams står over for med hensyn til travle ansættelsesrunder
1. At kende til arbejdet
Ansættelsen kan ikke starte, før du forstår, hvilke stillinger, der skal besættes, og hvad du skal kigge efter hos potentielle medarbejdere. Dette kan være et af de sværeste stadier i planlægningen af en masseansættelse, da ansættelsesbehovene i mange tilfælde er unikke for udvidelsen. Hvis opstarten er en ny facilitet i en allerede eksisterende virksomhed, kan en søsterfacilitet måske hjælpe med at vejlede HR-medarbejderne om, hvad de skal gøre. Uanset hvad skal HR-medarbejdere præcist finde ud af, hvor mange medarbejdere de skal ansætte for at håndtere den indledende arbejdsbyrde, og hvordan man annoncerer og screener kandidater.
I en etableret organisation er det første skridt mod at skabe en effektiv ansættelsesproces en jobanalyse. Dette omfatter normalt en observation af medarbejdere, der udfører de(n) stilling(er) af interesse og afholdelse af fokusgrupper for at lære mere om viden, færdigheder og evner (KSA’er) i forbindelse med jobsucces. Udvælgelsesprocessen bygges derefter op med jobanalysen som grundlag.
Hvis der ikke er nogen etablerede medarbejdere at observere og samtale med, er der et par metoder til at få disse oplysninger:
- Besøg en facilitet med lignende stillinger og benyt deres medarbejdere til at studere KSA’erne. Denne mulighed bruges ofte, når opstarten er et nyt anlæg i en allerede eksisterende virksomhed. Nogle organisationer kan endog have relationer til virksomheder inden for samme branche, hvor denne form for samarbejde er mulig.
- Samtal med en gruppe af organisatoriske ledere og eksperter i branchen om deres vision for jobbet, og hvilken slags arbejde medarbejderne skal udføre. Denne gruppe kan diskutere de KSA’er, som de føler er nødvendige for at udføre jobbet med succes. Denne succesprofil kan benyttes til indledende ansættelser og kan revideres efter, at medarbejdere er i gang med at udføre de relevante stillinger.
- En anden metode til at indsamle information om job ergennem online biblioteker som O*Net. Denne side indeholder jobbeskrivelser og opgavelister til en lang række erhverv. Dette websted kan fungere som et udgangspunkt for de fleste stillinger i en organisation.
Når jobbet er blevet undersøgt og succesprofilerne etableret, bør der designes en udvælgelsesproces, som måler de vigtigste faktorer for succes. Der er mange værktøjer til udvælgelse til rådighed til at identificere de bedste kandidater, og nogle af dem vil blive diskuteret i næste afsnit. En vigtig ting at huske er, at alle værktøjer til assessment, som indgår i processen, bør bruges konsekvent på tværs af alle kandidater for at sikre retfærdighed og nøjagtighed.
2. Ledelse af kandidater
Efter at udvælgelsesprocessen er blevet sat op, opfordres kandidater til at ansøge. På grund af det store antal stillinger ser de, der leder ansættelsen, høje volumener af kandidater, men har få interne ressourcer til at håndtere dem alle. En måde at styre strømmen af kandidater er at udnytte teknologi. Automatisering af en del af dataindsamlingen og beslutningstagningen kan gøre din proces mere effektiv. For eksempel ved brug af et online spørgeskema kan en software automatisk frasortere ansøgere, der ikke opfylder de grundlæggende kvalifikationer. Andre automatiserede funktioner omfatter automatisk planlægning – kandidater, der opfylder specifikke standarder, får tilsendt et link til at forberede sig til næste fase af ansættelsesprocessen. Derudover kan online medarbejder assessment inkluderes i en udvælgelsesproces for at indsamle meget nøjagtige oplysninger om kandidater uden brug af en ansigt til ansigt ressource. Opbyg din proces således, at automatisering hjælper dig med at reducere kandidatpuljen til de mest kvalificerede. Brug udelukkende dine personaleressourcer på de bedste kandidater.
Automatisering kan gøre en proces mere effektiv, men det er vigtigt at være opmærksom på, hvordan kandidaten reagerer på din organisation og ansøgningsprocessen. Det er vigtigt at kommunikere realistiske forventninger til dine kandidater om, hvor de befinder sig i processen, og hvor ofte du kan forvente at blive kontaktet.
3. At finde ledere
Mange organisationer udfylder lederstillinger ved at forfremme indefra. I en ekspansionssituation kan det være nødvendigt at besætte lederstillinger udefra med kun lidt viden tilgængelig om den enkelte. Ledere er at finde i nøglestillinger i en ny facilitet eller ved en udvidelse, da de er ansvarlige for at få alle op at køre og etablere en kultur på arbejdspladsen. Ledernes evne til at styre forandringer og opnå gode resultater har stor indflydelse på en virksomheds succes.
En almindelig tilgang til at finde stærke ledere er at ansætte ledere fra andre steder i virksomheden eller fra andre, lignende brancher. Disse ledere bringer stærk teknisk viden omkring branchen og yderst relevant erfaring med sig. Denne tilgang kan være meget effektiv, men den vil sandsynligvis ikke kunne besætte alle åbne lederstillinger. Derfor vil der være behov for rekruttering og gennemgang for andre ledere. Gennem vores erfaring med ansættelse ledere gennem de sidste to årtier har vi lært, at effektive ledere besidder visse egenskaber og færdigheder, som kan føre til succes uanset erfaring inden for branchen. En af de bedste måder at identificere personer med disse færdigheder på er at bruge ledelsesassessment, der kan give et dybdegående kig på kompetencer hos ledelsen. Disse ledelseskompetencer kan også benyttes til at identificere medarbejdere med højt potentiale, som kan plejes til fremtidige lederstillinger. De er også effektive udviklingsværktøjer til at identificere huller, så enkeltpersoner kan modtage uddannelse på områder, hvor de bør forbedre sig. Alt i alt kan ledelsesassessment være en fantastisk måde at finde gode ledere, identificere fremtidige ledere og forbedre styrken i det nuværende lederteam.
Gennem min erfaring med at vejlede organisationer i ansættelse til udvidelse, kan jeg med tillid sige, at det kan være udfordrende og stressende. De ovenfor beskrevne tips kan være nyttige til at hjælpe HR-medarbejdere med at navigere rundt i travle ansættelsesrunder. For mere information om dette emne, kan du downloade vores guide til succes i travle ansættelsesrunder.
Held og lykke med ansættelsen!
