Skrevet af Paul Glatzhofer, VP for Talentløsning
At give feedback er ikke altid let, og visse mennesker er naturligt bedre til det end andre. Men gennem årene har jeg uddannet hundredvis af mennesker i, hvordan man giver feedback. Med øvelse og vejledning kan enhver dog udvikle denne færdighed.
En oplagt, men ofte overset overvejelse, er at komme forberedt til mødet. Vi har alle travlt, men sørg dog for at sætte tid af til at gennemgå resultaterne på forhånd. For at gøre 360’eren så effektiv som muligt, bør du gerne ankomme bevæbnet med en plan. Du ønsker ikke, at den første gang, at du analyserer de aggregerede data er lige før, eller endnu værre, under diskussionen.
Når du har gennemført denne forberedelse, er du klar til at benytte nedenstående tips til at give feedback, som kan implementeres i praksis, uanset hvor mange eller få gange du tidligere har givet feedback.
Før du går i gang:
- Vær klar over dine hensigter. Sæt scenen for samtalen ved at gengive målsætningen for 360-processen, mens du også minder dem om ikke at tage nogen konstruktiv feedback personligt. Hver enkelt medarbejder har plads til forbedring uanset niveau, erfaring eller stilling.
- Spørg den person, der modtager feedback, om egne styrker og svagheder. At anmode om dette på forhånd sætter tonen for resten af mødet, da medarbejdere ofte er mere opmærksomme på disse egenskaber, end de selv er klar over. Disse eksempler vil være med til at forme resten af diskussionen, da feedback fra deres supervisor, kammerater og underordnede sandsynligvis vil tilpasse sig, og der kan henvises tilbage hertil, hvilket pointerer, hvor de udmærker sig, og hvor de kan forbedre sig.
- Start samtalen med styrkerne. De fleste af os ville foretrække at høre om ting, vi gør godt frem for, hvor vi har plads til forbedringer. At begynde processen med positive nyheder vil tjene som en påmindelse om, at de gør visse ting godt, før den konstruktive feedback leveres.
Under feedback processen:
- Gør det til tovejskommunikation og tilskynd til spørgsmål. Ingen nyder et møde, hvor de føler, at der bliver talt ned til dem, især når det kommer til personlig feedback. At skabe en frem-og-tilbage dialog vil få det til at føles mindre formelt og give modtageren mere ro.
- Husk på, at der er positive og negative sider ved hvert stykke feedback. For eksempel kan en person, der er meget opmærksom på detaljer, måske ikke være i stand til at være en visionær for fremtiden. I så fald skal du arbejde sammen med dem for at give forslag til, hvordan de kan få deres fokus væk fra detaljerne og den kortsigtede tilgang for i stedet at se de langsigtede konsekvenser. Påpeg at begge tilgange er vigtige, men det ultimative mål er at opnå en balance mellem de to.
- Vær objektiv, ægte og ikke dømmende. Din levering er utrolig vigtig, fordi du ikke ønsker, at de skal gå væk med en følelse af modløshed. Det er tydeligvis ikke målet med denne øvelse, og de vil være mindre tilbøjelige til at foretage positive ændringer, hvis de føler, at de er blevet verbalt “tæsket.” Det lyder måske indlysende, men huske at være venlig og direkte gennem hele denne interaktion.
- Brug adfærdseksempler og referer til jobsammenhængen – og vær gerne specifik. Hvis du er ligesom jeg, kan eksempler gøre en kæmpe forskel i forhold til min opfølgning. Hvis jeg føler, at jeg ved, hvordan man omsætter nogle af disse forslag til en handling, er det meget mere sandsynligt, at jeg aktivt foretager en forandring. Hvis jeg føler, at det er for abstrakt, vil jeg have svært ved at udføre nogen reelle fremskridt. Opdel feedbacken i mindre dele, der er lette at forstå.
- Vær konstruktiv – fokusér på fremtiden og de efterfølgende skridt. Mind dem om, at formålet ikke er at få dem til at føle, at de udsættes for en prøve, men blot for at adressere områder, hvor der kan foretages forbedringer. Udtryk din feedback på positiv vis, som “når du har mestret den færdighed, kan du overveje at arbejde med denne færdighed.” Det får forbedringer til at virke mere opnåelige samtidig med, at det opmuntrer dem til at dele feedback omkring udvikling op i mindre mål i stedet for at prøve at arbejde med alt sammen på én gang.
- Ros deres styrker, men vær ikke bange eller tøvende med hensyn til at give feedback på udvikling. Selvom opmuntring bestemt er berettiget, ville du få langt mindre nytte ud af denne øvelse, hvis du ikke bruger lidt tid på de identificerede svagheder. Vi må ikke glemme, at en 360 alene ved navnet indikerer et velafrundet syn på medarbejderen og deres arbejdsstil både med hensyn til det gode og det dårlige.
- Slut altid af med en positiv tone. Et nemt eksempel er: “Du har nogle store styrker på disse områder – lad os fokusere på nogle få områder for at hjælpe dig med at få endnu mere succes.” Du ønsker, at de skal have det godt med, hvad de gør godt inden for deres job og bemyndigelse til at forbedre sig på de områder, hvor der kan være huller.
Efter feedback processen:
- BONUS TIP: Få det til at sidde fast. Efter at have forladt mødet bør det ikke være sidste gang, at disse anbefalinger bliver diskuteret. Indarbejd denne feedback i medarbejderens individualiserede udviklingsplan og gør det til et punkt på dagsordenen at holde øje med deres fremskridt mindst én gang i kvartalet.
Som mellemled mellem dem, der har gennemført undersøgelsen, og modtageren, har du en meget vigtig stilling. Selvom det ikke altid er den mest behagelige diskussion at have, kan det være vitalt med hensyn til effektiviteten af hele denne proces. Intet pres, jeg ved det, men så meget desto vigtigere for dig at finpudse dine færdigheder som den, der skal levere resultaterne.
