Skrevet av Cassandra Walter, konsulent
I perioder med høyvolumansettelser kan jobben din som ansettelsesansvarlig være veldig stressende. Du har flere åpne stillinger, og du vil sannsynligvis motta mye press fra andre interessenter for å få disse stillingene besatt ASAP. Med høy etterspørsel og stor arbeidsmengde er det ikke overraskende at noen ting begynner å gli gjennom sprekkene, som det å opprettholde en positiv kandidatopplevelse. Kandidatopplevelse refererer til hvordan jobbsøkere oppfatter og reagerer på hvordan de behandles under ansettelsesprosessen. Å opprettholde en positiv kandidatopplevelse er avgjørende. En nylig undersøkelse utført av «Talent Board» viste at av kandidater som hadde en positiv opplevelse, ville 61% aktivt oppmuntre andre til å søke jobb i organisasjonen, mens 27% av de som hadde en negativ opplevelse aktivt ville fraråde andre å søke. For kandidater som hadde en positiv opplevelse, ville 50% dele sine positive erfaringer med andre, mens 32% av de med negative erfaringer ville videreformidle sine negative erfaringer. Dermed kan kandidatopplevelsen i stor grad påvirke organisasjonens image og enten styrke eller hindre rekrutteringsarbeidet.
På dette tidspunktet vet jeg nok hva du tenker, «Joda, Cassandra, å gi kandidater en positiv opplevelse høres vel og bra ut det. Men jeg har 8 stillinger å fylle, 400 søkere å gå gjennom og det er bare 24 timer i døgnet. Jeg har ikke tid til å konstant bekymre meg om kandidatopplevelsen». Vel, ikke bekymre deg for det, vennen min! Jeg har noen forslag til hvordan du kan opprettholde en positiv kandidatopplevelse i perioder med høyvolumansettelser.
1. Vær åpen
Før kandidatene tar seg tid til å søke på en stilling, ønsker kandidatene å ha et klart bilde av hva de begir seg inn på. Tvetydige stillingsbeskrivelser kan være veldig frustrerende. Ingen liker å bruke tid og krefter på å søke på en stilling bare for å finne ut at de ikke har de nødvendige kvalifikasjonene, eller at det viser seg at det er en jobb de ikke egentlig er interessert i. Sørg derfor for at den stillingsbeskrivelsen som legges ut er så detaljert som mulig når det gjelder de nødvendige kvalifikasjonene og ansvaret i jobben. Vurder også å legge ut en realistisk forhåndsvisningsvideo. Vis kandidatene nøyaktig hvordan en dag på jobb vil være, på denne måten vil kun kandidater som virkelig er interessert i den ledige stillingen søke. Å sette klare forventninger på forhånd vil gi ukvalifiserte eller dårlig skikkede søkere muligheten til selv å trekke seg, og dermed forhindre at du må luke dem ut senere i prosessen.
2. Utvikle tidslinjer
Sett klare tidslinjer og formidle dem til kandidatene. Det kan være irriterende for kandidater når de har sendt inn en søknad og deretter vente i flere uker uten å høre fra noen med informasjon om de neste trinnene. Etter at en kandidat har sendt inn søknaden, bør de få en melding om når de kan forvente seg å få informasjon om neste trinn i prosessen. Det er også fordelaktig å gi kandidater et kontaktpunkt som de kan kontakte i tilfelle de har spørsmål om prosessen eller søknaden deres.
Å etablere tidslinjer kan også hjelpe deg med å holde oversikten under ansettelsesprosessen. Med flere stillinger å fylle og hundrevis av søkere å gå gjennom, kan det være lett å bli litt overveldet. Tidslinjer kan hjelpe deg å holde deg ansvarlig. Når du har satt tidslinjen, hold deg til den. Hvis du ikke kan, sørg for at du formidler det til kandidatene.
3. Automatiser prosessen
Kandidater bør kunne gå sømløst gjennom hele prosessen. For eksempel skal de kunne sende inn søknaden sin og deretter umiddelbart bli henvist til vurderingen (som du også kan bruke til å forbedre kandidatopplevelsen!). Hvis de består vurderingen, bør de henvises til å selv melde seg på for et intervju. Ved å ha en automatisert prosess unngår du en flaskehals fra kandidater som venter på at du skal gi dem informasjon om neste trinn.
Videre er det svært fordelaktig å ha muligheten til å gjøre ting i bulk i perioder med høyvolumansettelser. Ingen vil vel egentlig sitte å sende 300 e-poster til kandidater om neste trinn. Invester i stedet i teknologi som lar deg sende masse-e-poster og gjøre masseoppdateringer av sporingssystemet ditt. Det er også fordelaktig å ha maler for kandidatkommunikasjon (dvs. intervjuinvitasjoner, avslagsbrev osv.). Ved å ha maler sparer du tid ved å slippe å sette opp meldinger på nytt.
Mens du leste dette innlegget, har du kanskje lagt merke til et gjennomgående tema – kommunikasjon. Å fortsette å kommunisere med kandidatene dine og sette klare forventninger er en nøkkelfaktor for kandidatopplevelsen. Som søker er det ikke så hyggelig å anstrenge seg for å søke på en jobb for så aldri å høre noe igjen fra organisasjonen, ikke engang for å si at de ikke lenger blir vurdert for stillingen. Jeg forstår at det kan være vanskelig å fortsette å kommunisere med søkere, spesielt i perioder med høyvolumansettelser, men det er avgjørende for å opprettholde en positiv kandidatopplevelse. Ved å implementere noen av disse forslagene kan du betraktelig redusere tiden brukt på å kommunisere, samtidig som du opprettholder en positiv opplevelse for søkerne.
