Skrevet av Kate Van Bremen, Ph.D., konsulent
Målet med en jobbanalyse er å lære hva som er viktig for å lykkes i en spesifikk jobb – hva slags kunnskaper, ferdigheter, evner (også kjent som: KFE-er), egenskaper, atferd osv. er viktige for å lykkes i stillingen. Når vi har identifisert kompetansene eller oppgavene som er viktige for å lykkes med å utføre jobben, kan vi finne ut hvordan vi best kan måle disse.
Dataene fra en jobbanalyse kan bidra til å vise oss alle de tingene som er viktige i den ansattes livssyklus: Stillingsbeskrivelser, utvalgskriterier, intervjuguider, evalueringskriterier for prestasjon osv. Gjennomføring av en grundig jobbanalyse bidrar til å styrke den juridiske forsvarligheten til utvelgelsesprosessen som er opprettet ved å påvise hvor jobbrelaterte de målte KFE-ene faktisk er. Trinnene som er involvert i en jobbanalyse kan variere og utføres på forskjellige måter, men nedenfor finner du det som en solid jobbanalyse kan omfatte.
Merk deg at når du samler inn disse dataene ved hvert trinn er det viktig å huske på at utvalget du samler inn – enten det er gjennom observasjoner, møter, spørreundersøkelser osv. – er et representativt utvalg av befolkningen. For eksempel bør du ikke bare se på de på første skift, hvis kravene til de på andre skift er annerledes, sørg for å også inkludere dem i analysene. Hvis det er flere avdelinger som kommer inn under en stillingstittel du analyserer, så sørg for å inkludere alle de ulike avdelingene, i den grad det er mulig. Det er også ideelt å ha demografien til utvalget du analyserer, være relativt proporsjonal med fordelingen av disse demografiene i den nåværende ansattepopulasjonen.
1) Innsamling av arkivdata
Et viktig første skritt er å samle inn all eksisterende informasjon der vi kan lære om hvilke KFE-er som er viktige for å lykkes i stillingen. Dette kan inkludere stillingsbeskrivelser der jobbkravene er oppført (f.eks. «stor oppmerksomhet på detaljer»). Det kan inkludere eventuelle kompetansemodeller som for tiden eksisterer som omhandler kompetansen som er viktig for å lykkes i organisasjonen og stillingen. Det kan også inkludere skjemaer for ytelsesevaluering og kriterier. Dette viser oss referansen en arbeidstakers ytelse blir målt opp mot (f.eks. «Følger sikkerhetsprosedyrer»).
2) Jobbobservasjon
Dette lar jobbanalytikere observere hva som skjer på jobben – oppgavene som utføres som en del av jobben (f.eks. telle produkt som skal pakkes i esker), miljøet (f.eks. varmt, støvete), i hvilken grad de samhandler med andre, osv. Selvfølgelig må du bruke god dømmekraft i dette trinnet. Det er fornuftig å inkludere dette i jobbanalysen når jobben er på inngangsnivå. I stillinger på et mer «profesjonelt» nivå er det kanskje ikke like verdifullt å se på ansatte svare på e-poster eller skrive rapporter.
3) Fokusgrupper med jobbinnholdseksperter (JIE’er)
På dette trinnet i prosessen vil en analytiker møte de som kjenner jobben og stillingens ansvar veldig godt. Dette kan inkludere nåværende ansatte med høy ytelse og de som er ledere for de ansatte som har denne stillingen. Vanligvis kan en eller to analytikere møte en gruppe på 5–8 JIE-er, men gruppene kan også være mye mindre eller til og med være en person som blir intervjuet. Under disse møtene, som med de andre trinnene i prosessen, er målet å lære hva som skal til for å lykkes i stillingen. Hvilke oppgaver må utføres? Hvilke KFE-er kreves? Hva slags egenskaper eller ferdigheter utgjør en vellykket ansatt?
4) Spørreundersøkelser
Det er ikke alltid praktisk eller tilrådelig å intervjue alle de ansatte som har denne stillingen. For å få innspill fra et større antall av ansatte i stillingen, er det imidlertid bra å la mange personer fullføre en spørreundersøkelse der de kan komme med vurderinger av viktigheten av kompetansene identifisert som viktige for å lykkes i de tidligere fasene av jobbanalysen . Dette er et viktig skritt å ta, da fokusgruppene gir analytikeren verdifull kvalitativ data, gir spørreundersøkelsene mer kvantitativ informasjon som kan analyseres mer objektivt.
5) Møter med interessenter/visjonærer
Diskusjoner med sentrale interessenter er en viktig del av jobbanalysen. Under disse møtene får analytikere innsikt i disse verdifulle medlemmenes perspektiver med hensyn til stillingen og organisasjonen generelt. Analytikere ber om bakgrunnsinformasjon, inkludert drivkraften for det nåværende prosjektet. De avgjør også om det er bekymringer angående juridisk forsvarlighet, eller om det er noen spesifikke KFE-er eller annen atferd som mangler er kan være mangelfulle . Disse møtene gir også en mulighet for å diskutere organisasjonens målsettinger eller initiativer som kan påvirke kompetansen eller nivået på kompetansen som trengs for å lykkes i den gjeldende stillingen.
Konklusjon
Husk at en jobbanalyse er en integrert del av en nøyaktig medarbeidervurdering. Hvert trinn – innsamling av arkivdata, jobbobservasjon, fokusgrupper, spørreundersøkelser og interessentmøter – er like viktig som alle de andre trinnene. Sørg for å inkludere hvert trinn når du utfører en jobbanalyse, eller hvis du jobber med en I/O-psykolog, vær sikker på at de gjør alt for å sikre nøyaktigheten av vurderingen din.
