Skrevet av Steven Jarrett, Ph.D., seniorkonsulent.
Hva definerer et effektivt utvelgelsesystem? Det kan avhenge mye av hvem du spør i en organisasjon. Hvis du spør driftsledere så mener de at det er et system som raskt ansetter toppkvalitets kandidater; for HR er det et system som er enkelt å administrere og lar dem spore og behandle kandidater raskt; for den juridiske avdelingen er det derimot systemet som gjør jobben deres enklere, med andre ord sørger for at organisasjonen ikke blir saksøkt. Noen vil kanskje tro at dette er ulike mål, men etter vår mening trenger de nødvendigvis ikke være det. Her er fem anbefalinger om hvordan organisasjonen din kan forbedre, eller opprette, et juridisk forsvarlig ansettelsessystem som også raskt kan ansette effektive personer.
1) Forbedre konsistensen
Husker du forrige måned da driftslederen personlig anbefalte noen som mislyktes i intervjuet, og du kan ha «forlagt» de mislykkede resultatene og ansatt den personen likevel? Nei? Bra.
Å gjøre unntak og være inkonsekvent er en stor bekymring for å sikre at systemet ditt er juridisk forsvarlig. Det er viktig at prosessen, verktøyene, vurderingene og kompetansen holder seg konsekvente under en ansettelsesprosessen, og at alle kandidater oppfyller de samme kriteriene.
2) Gjennomgå prosessen … ofte
Én ting å samle alle kandidatene dine under de samme kriteriene, men det er også viktig at disse kriteriene er jobbrelevante og lovlige. Krever stillingen din videregående vitnemål? Hvorfor? Spør du kandidater om de er komfortable med 130 kr i timen som startlønn? Er 130 kr fortsatt startlønnen?
Ting endrer seg, og det bør også ansettelsesprosessen din for å sikre at alle spørsmålene du stiller er jobbrelevante. For å identifisere de nødvendige endringene, må man være sikker på å evaluere utvelgelsesprosessen hver gang du legger ut en stilling, og spesielt hvis du ikke har lagt ut stillingen på en stund.
3) Gjennomgå lovene
Akkurat som at kriterier og aspekter ved jobben endres, endres også lover og regler. Det er ikke alltid like lett å holde seg oppdatert på de siste lovendringene, men det er viktig å være i kontakt med interne eller eksterne juridiske avdelinger for å forstå endringene og hvordan de kan påvirke ansettelsesprosessen din.
Er din delstat for eksempel et av de stedene som har restriksjoner på å spørre om lovbrudd i søknader? Hvis du ikke er sikker på svaret på dette spørsmålet, vil jeg anbefale å ta kontakt med det juridiske teamet ditt snarest.
4) Jobbanalyse
Hvordan vet man hva som er og ikke er relevant for en bestemt stilling? Trenger den enkelte å kunne løfte en viss vekt? Trenger han/hun god oppmerksomhet på detaljer? Den enkleste måten å sikre at du spør og vurderer jobbrelevante konsepter er å gjennomføre en jobbanalyse.
En jobbanalyse gjennomgår spesifikke stillinger for å forstå de spesifikke elementene i en jobb og de viktigste elementene for god jobbytelse. Jobbanalyser representerer et viktig element for juridisk forsvarlighet, men sikrer også at organisasjonen din ansetter personer som er i stand til å utføre de nødvendige elementene i stillingen.
5) Ekstern gjennomgang
Jo nærmere vi befinner oss noe, dess vanskeligere blir det å identifisere feilene og forbedringsområdene. De fleste foreldre kan ikke se at 4-åringen deres ikke kommer til å bli den neste Tiger Woods, men det er ikke så vanskelig for en utenforstående å se det.
Dette kan også være tilfelle med utvelgelsessystemer. Ofte ser vi selskaper som stoler på det faktum at «vi har alltid gjort det på denne måten» for å avgjøre om en prosess er effektiv eller ikke. Det er mange selskaper gjennom historien som har stolt på denne visdommen når det gjelder organisasjonen deres, det er bare det at det er så ikke mange av disse selskapene som fortsatt eksisterer i dag. La noen kritisk vurdere ansettelsespraksisen din, og dette vil sannsynligvis forbedre ytelsen og forsvarligheten til systemet.
Selskaper legger altfor ofte til disse retningslinjene, praksisene og prosedyrene når det er for sent og de ikke har noe valg siden de allerede har tapt rettssaken eller kommet til et forlik. Tro meg når jeg sier at det betydelig billigere å gjøre det på den omvendte måten.
