Skrevet av Amie Lawrence, Ph.D., direktør for global innovasjon
Under ansettelsesprosjekter med høyt volum vil HR-personell møte på noen unike utfordringer. Å utvikle en enkel og effektiv ansettelsesprosess er ikke lett, og det å ansette hundrevis eller tusenvis av ansatte på kort tid byr på sitt eget sett med unike utfordringer. Dette gjelder spesielt for inngangsstillinger innen bransjer som produksjon, distribusjonssentre og telefonsentre. I denne bloggen skal vi ta for oss tre områder der HR-personell kan slite mens de jobber med å fullføre et ansettelsesprosjekt med høyt volum.
3 vanlige utfordringer HR-team møter på i et ansettelsesprosjekt med høyt volum
1. Ha kjennskap til jobbene
Ansettelser kan ikke starte før du forstår hvilke stillinger som må fylles og hva du skal se etter hos potensielle ansatte. Dette kan være en av de vanskeligste stadiene i planleggingen av en masseansettelse fordi ansettelsesbehovene i mange tilfeller er unike for utvidelsen. Hvis oppstartsbedriften er et nytt anlegg i et eksisterende selskap, kan et søsteranlegg være i stand til å veilede HR-ansatte om hva de bør gjøre. Uansett må HR-personell finne ut nøyaktig hvor mange ansatte de trenger å ansette for å håndtere den første arbeidsmengden og hvordan de skal annonsere og screene kandidater.
I en etablert organisasjon er det første trinnet for å opprette en effektiv ansettelsesprosess en jobbanalyse. Dette inkluderer vanligvis å observere ansatte som utfører den/de aktuelle jobben(e) og gjennomføre fokusgrupper for å lære mer om kunnskapen, ferdighetene og evnene (KFE-er) knyttet til jobbsuksess. Utvelgelsesprosessen opprettes deretter med jobbanalysen som grunnlag.
Hvis det ikke er noen eksisterende ansatte å observere og intervjue finnes det noen metoder for å hente inn denne informasjonen:
- Besøk et anlegg med lignende jobber og bruk deres ansatte til å studere KFE-ene. Dette alternativet brukes ofte når det gjelder oppstartsbedriften er et nytt anlegg i en eksisterende bedrift. Noen organisasjoner kan imidlertid ha tilknytning til selskaper innenfor samme bransje der denne typen samarbeid er mulig.
- Intervju en gruppe organisasjonsledere og bransjeeksperter om deres visjoner for jobbene og hva slags arbeid de ansatte skal utføre. Denne gruppen kan diskutere KFE-ene de føler er nødvendige for å utføre jobben. Denne suksessprofilen kan brukes til de innledende ansettelsene og kan revideres etter at ansatte er på jobb og utfører stillingene av interesse.
- En annen metode for å samle inn informasjon om jobber er gjennom nettbiblioteker som O*Net. Denne siden har stillingsbeskrivelser og oppgavelister for et stort antall yrker. Dette nettstedet kan gi et utgangspunkt for de fleste stillinger i en organisasjon.
Når jobbene er studert og suksessprofilene er etablert, bør det utformes en utvelgelsesprosess som måler de viktigste suksessfaktorene. Det er mange utvalgsverktøy tilgjengelig for å identifisere de beste kandidatene, noen av dem vil bli diskutert i neste avsnitt. En viktig ting å huske på er at alle vurderingsverktøy som er inkludert i prosessen bør brukes konsekvent på tvers av alle kandidater for å sikre rettferdighet og nøyaktighet.
2. Håndtering av kandidatene
Etter at utvelgelsesprosessen er opprettet inviteres kandidater til å søke. På grunn av det store antallet ledige stillinger ser de som leder dette ansettelseprosjektet høye kandidatvolumer, men har få interne ressurser for å håndtere dem. En måte å administrere kandidatstrømmen på er å utnytte teknologi. Automatisering av noe av datainnsamlingen og beslutningstakingen kan gjøre prosessen mer effektiv. For eksempel, ved å bruke et online spørreskjema, kan de fleste søkersporingsprogramvarene automatisk sile ut personer som ikke oppfyller de grunnleggende kvalifikasjonene. Andre automatiserte funksjoner inkluderer automatisk planlegging – kandidater som oppfyller spesifikke standarder får tilsendt en link for å registrere seg selv for neste trinn i ansettelsesprosessen. I tillegg kan online ansattevurderinger inkluderes i en utvelgelsesprosess for å samle inn svært nøyaktig informasjon om kandidater uten behovet for en ansikt-til-ansikt ressurs. Bygg prosessen din slik at automatisering hjelper deg med å redusere kandidatutvalget til de mest kvalifiserte. Bruk dine personellressurser kun på de beste kandidatene.
Automatisering kan gjøre en prosess mer effektiv, men det er viktig å være oppmerksom på hvordan kandidaten reagerer på organisasjonen og søknadsprosessen din. Det er viktig å kommunisere realistiske forventninger til kandidatene, om hvor de er i prosessen og hvor ofte man kan forvente seg å bli kontaktet.
3. Finne ledere
Mange organisasjoner fyller lederstillinger ved å forfremme innenfra. I en ekspansjonssituasjon kan det være nødvendig å besette lederstillinger utenfra med lite kunnskap om den enkelte personen. Ledere er nøkkelposisjoner i et nytt anlegg eller utvidelse fordi de er ansvarlige for å samkjøre alle og etablere en arbeidsplasskultur. Lederes evne til å håndtere endringer og oppnå resultater har stor innflytelse på suksessen til en bedrift.
En vanlig tilnærming for å finne sterke ledere er å ansette ledere fra andre lokasjoner i selskapet eller fra lignende bransjer. Disse lederne bringer med seg sterk teknisk kunnskap om bransjen og har svært relevant erfaring. Denne tilnærmingen kan være svært effektiv, men den vil sannsynligvis ikke fylle alle de ledige lederstillinger. Derfor vil det også være behov for rekruttering og screening av ledere. Vår erfaring med å ansette ledere de siste to tiårene forteller oss at effektive ledere har visse egenskaper og ferdigheter som kan føre til suksess uavhengig av bransjeerfaring. En av de beste måtene å identifisere individer med disse ferdighetene på er å bruke ledervurderinger som kan gi en dyptgående innsikt i lederkompetanser. Disse ledervurderingene kan også brukes til å identifisere ansatte med høyt potensial som kan forberedes for fremtidige lederstillinger. De er også effektive utviklingsverktøy for å identifisere visse mangler slik at enkeltpersoner kan få opplæring på områder der de trenger å forbedre seg. Alt i alt kan ledervurderinger være en fin måte å finne gode ledere, identifisere fremtidige ledere og forbedre styrken til det nåværende lederteamet.
Gjennom min erfaring med å veilede organisasjoner som ansetter for utvidelser, kan jeg med sikkerhet si at det kan være en stor utfordring og veldig stressende. Tipsene beskrevet ovenfor kan være nyttige for å hjelpe HR-personell med å navigere seg gjennom høyvolumansettelser. For mer informasjon om dette emnet, last ned vår guide til suksess ved høyvolumansettelser.
Lykke til med ansettelsene!
