Skrevet av Paul Glatzhofer, VP for Talent Solutions
Å gi tilbakemeldinger er ikke alltid like lett, og enkelte mennesker er bare naturlig bedre til det enn andre. Men gjennom årene har jeg hatt opplæring med hundrevis av mennesker i hvordan man skal gi tilbakemeldinger. Med øvelse og veiledning kan hvem som helst utvikle denne ferdigheten.
En åpenbar, men ofte oversett betraktning er å komme forberedt til møtet. Vi er alle opptatt, men sørg for å sette av litt tid til å gjennomgå resultatene på forhånd. For å gjøre 360 så effektiv som mulig, bør du stille opp bevæpnet med en plan. Du vil ikke at den første gangen du analyserer de samlede dataene skal være rett før, eller enda verre, under diskusjonen.
Når du har fullført denne forberedelsen, er du klar til å bruke tipsene nedenfor for å gi tilbakemeldinger som kan implementeres uavhengig av hvor mange ganger du har gitt tilbakemeldinger.
Før du begynner:
- Vær tydelig med intensjonene dine. Forklar intensjonene med samtalen ved å gjengi målene for 360-prosessen, samtidig som du minner dem på å ikke ta noen av de konstruktive tilbakemeldingene personlig. Alle ansatte har rom for forbedring uavhengig av nivå, erfaring eller stilling.
- Spør personen som får tilbakemelding om deres egne styrker og svakheter. Å oppfordre til dette på forhånd setter tonen for resten av møtet, da ansatte ofte er mer bevisste på disse egenskapene enn de er klar over. Disse eksemplene vil bidra til å forme resten av diskusjonen ettersom tilbakemeldinger fra deres overordnede, jevnaldrende og underordnede sannsynligvis vil gjenspeile dette og kan henvises tilbake til, for å vise hvor de utmerker seg og hvor de kan forbedre seg.
- Start samtalen med styrkene. De fleste av oss foretrekker å høre om ting vi gjør bra istedet for de tingene der vi har rom for forbedring. Å begynne prosessen med positive nyheter vil tjene som en påminnelse om at de gjør visse ting bra før man kommer med de konstruktive tilbakemeldingene.
Under tilbakemeldingsprosessen:
- Gjør det til en toveissamtale og oppmuntre den ansatte til å stille spørsmål. Ingen liker et møte der de føler at de blir snakket til, spesielt når det kommer til personlige tilbakemeldinger. Å skape en frem-og-tilbake-dialog vil få det til å føles mindre formelt og gjøre mottakeren mer komfortabel.
- Husk at det er positive og negative sider ved alle tilbakemeldinger. For eksempel kan det hende at noen med et stort fokus på detaljer ikke vil være en god visjonær for fremtiden. I så fall, samarbeid med dem for å gi forslag om hvordan de kan løfte blikket ut fra detaljene og kortsiktige tilnærminger, for å se de mer langsiktige konsekvensene. Påpek at begge tilnærmingene er viktige, men det endelige målet er å oppnå en balanse mellom begge to.
- Vær objektiv, ekte og ikke-dømmende. Leveringen din er utrolig viktig fordi du vil ikke at de etter møtet skal føle seg motløse. Det er helt klart ikke målet med dette møtet, og det vil være mye mindre sannsynlig at de foretar positive endringer hvis de føler at de har blitt verbalt «banket opp». Det høres kanskje innlysende ut, men vær snill og direkte gjennom hele denne interaksjonen.
- Bruk atferdseksempler og referer til jobbsammenheng – og vær spesifikk. Hvis du er som meg, kan eksempler gjøre en stor forskjell når det gjelder oppfølgingen min. Hvis jeg føler at jeg vet hvordan jeg skal sette noen av disse forslagene ut i livet, er det mye mer sannsynlig at jeg aktivt vil gjøre en endring. Hvis jeg føler at det er for abstrakt, vil jeg slite med å gjøre noen reelle fremskritt. Del tilbakemeldingene opp i lett fordøyelige biter som er enkle å forstå.
- Vær konstruktiv – fokuser på fremtiden og neste steg. Minn dem på at dette ikke er ment for å få dem til å føle seg som om det er et avhør, men bare for å ta opp områder der de kan gjøre forbedringer. Formuler tilbakemeldingene dine på en positiv måte, som «når du har mestret den ferdigheten, kan du kanskje vurdere å jobbe med denne ferdigheten.» Det får forbedringer til å virke oppnåelige samtidig som det oppmuntrer dem til å dele opp tilbakemeldinger om utvikling i mindre mål, i stedet for å prøve å jobbe med alt på en gang.
- Ros deres sterke sider, men ikke vær redd eller nøl med å gi utviklingsmessig tilbakemelding heller. Selv om en «bra jobba, gutter» absolutt er berettiget, ville du få langt mindre nytte av denne øvelsen hvis du ikke bruker litt tid på de identifiserte svakhetene også. Vi må ikke glemme at en 360 ved navnet alene indikerer en god gjennomgang av den ansatte og deres arbeidsstil, både det gode og det dårlige.
- Avslutt alltid på en positiv måte. Et enkelt eksempel vil være: «Du har noen gode styrker her – la oss bare fokusere på noen få områder for å hjelpe deg med å bli enda mer vellykket.» Du vil at de skal føle seg bra med det de gjør bra i jobben sin, og føle seg styrket til å forbedre seg på de områdene der de kanskje har noen mangler.
Etter tilbakemeldingsprosessen:
- BONUSTIPS: Få det til å feste seg. Når man forlater dette møtet, bør det ikke være siste gang disse anbefalingene diskuteres. Legg denne tilbakemeldingen til i den ansattes individuelle utviklingsplan, og gjør det til et poeng å snakke om fremgangen deres minst en gang i kvartalet.
Som mellomleddet mellom de som fullførte undersøkelsen og mottakeren, spiler du en svært viktig rolle. Selv om det ikke alltid er den mest hyggelige diskusjonen å ha, kan du forbedre eller ødelegge effektiviteten til hele denne prosessen. Ikke noe press, altså, men desto viktigere er det for deg å finpusse dine ferdigheter som den som leverer resultatene.
