Tiimin kehittäminen
Mitä on tiimin kehittäminen?
Tiimin kehittäminen on prosessi, jonka avulla ne muodostuvat ja järjestäytyvät saavuttaakseen tavoitteensa edistämällä tehtäviä ja kehittämällä tehokkaita suhteita sekä tiimin sisällä että sen ulkopuolella. Amerikkalainen psykologi Bruce Tuckman on määritellyt paljon käytetyn mallin tiimin kehittämiseen. Hän kuvaa työssään tiimin kehittämisen vaiheet, jotka tiimi tyypillisesti kokee:
- Muodostuminen: Vaihe, jossa tiimin jäsenet keskittyvät oppimaan tiimin tavoitteista, tehtävistä, prosesseista, säännöistä ja toimintatavoista sekä tutustumaan toisiinsa. Ihmiset saattavat olla haluttomia jakamaan todellisia mielipiteitään pelätessään loukkaavansa muita tai häiritsevänsä edistystä. Tuottavuus ja konfliktit ovat usein molemmat vähäisiä, kun tiimin jäsenet vasta selvittävät, miten työskennellä yhdessä.
- Kuohunta: Kun tiimin jäsenet tutustuvat paremmin toisiinsa, toistensa työskentelyyn ja odotuksiin, heidän itsevarmuutensa ja halukkuutensa haastamiseen kasvaa. He voivat alkaa kyseenalaistamaan tapoja tehdä asioita, tavoitteita, johtajuutta ja toisiaan. Konflikteja voi syntyä, kun ihmiset jakavat mielipiteitä, puolustavat itseään ja tuntevat pystyvänsä olemaan eri mieltä toistensa kanssa. Tämän vaiheen aikana työntekijöiden vaihtuvuus voi kasvaa, ja tuottavuudessa ja suorituskyvyssä voi näkyä negatiivinen vaikutus.
- Normiutuminen: Tässä vaiheessa tiimi työskentelee yhdessä ja tekee yhteistyötä saavuttaakseen yhteisen ymmärryksen ja sopimuksen tavoitteista, rooleista ja siitä, miten työ tehdään. Ihmisten väliset suhteet paranevat, ja heidän välinen avoimuutensa kasvaa. Tuottavuus ja suorituskyky paranevat.
- Suorittaminen: Suorittavaa tiimiä kuvastaa korkea sitoutuminen, ja tiimi on vakaa, järjestäytynyt ja tehokas toimintatavassaan. Konsensus saavutetaan helposti, kun kaikki ymmärtävät yhteiset tavoitteet sekä motivaatiot ja konfliktit käsitellään tehokkaasti heti niiden ilmetessä. Korkea sitoutuminen heijastuu korkeaan tuottavuuteen ja suorituskykyyn, ja työntekijöiden pysyvyyden parantaminen ja osaajien houkuttelu on helpompaa.
Tämä prosessi ei ole lineaarinen, ja vauhtiin, jolla tiimit siirtyvät vaiheesta toiseen, voivat vaikuttaa monet tekijät, kuten tiimin koko, kulttuuri, jossa se toimii ja tehtävän tuttuus. Normiutumisen tai jopa suorittamisen vaiheessa olevat tiimit voivat palata takaisin kuohuntavaiheeseen, jos niitä kohtaa merkittävä muutos, kuten uusi jäsen (erityisesti johtaja) tai muutos tiimin työtehtävissä ja/tai tiimin ulkopuolisissa tekijöissä, kuten organisaatiokulttuurissa tai poliittisessa, sosiaalisessa tai taloudellisessa tilanteessa. Kohdennettu tiimin kehittämistoiminta, kuten tiiminrakennustapahtumat, tiimin suunnitteluistunnot tai psykometrisen informaation käyttö tietoisuuden ja ymmärryksen kehittämiseksi itsestä ja muista, voi auttaa nopeuttamaan tiimien etenemistä kohti suorittavaa vaihetta.
Miten tiimejä voidaan kehittää menestyksekkäästi?
Kirjassa The Wisdom of Teams Jon Katzenbach ja Douglas Smith määrittelevät tiimin ”pieneksi joukoksi ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja jotka ovat sitoutuneet yhteiseen tarkoitukseen, suorituskykytavoitteisiin ja lähestymistapaan, joista he ovat itse vastuussa”.
Tämän laajalti hyväksytyn määritelmän perusteella tiimien kehittämisen lähestymistapoja tukee periaate, jonka mukaan tiimien tehokkuuteen liittyvät:
- selkeä, kollektiivinen tarkoitus ja sovitut tavoitteet
- näiden tavoitteiden sovittaminen sidosryhmien tarpeisiin
- tehokkaan tiimiyhteistyön tarpeen tunnistaminen näiden tavoitteiden saavuttamiseksi
Tiimin kehittämisen malleissa otetaan huomioon kuusi toisiinsa linkittyvää kehittämisen näkökohtaa:
- Yksilö
- Ihmistenväliset suhteet
- Tiimin suhteet
- Tiimin tehtävät
- Yhtymäkohdat sidosryhmiin
- Laajempi organisaatiokonteksti
(Systemic Team Coaching: John Leary-Joyce and Hilary Lines, 2018)
Tiimin kehittämistoiminnot on suunniteltu edistämään kaikkia näitä näkökohtia.
Mitkä ovat esimerkkejä tiimin kehittämistoiminnasta?
Tiimien kehittämisellä pyritään antamaan niille mahdollisuus kehittää ja ylläpitää kolmea edellä mainittua ominaisuutta. Joitakin esimerkkejä tiimin kehittämisestä:
Tiiminrakennustapahtumat
Tiiminrakennustapahtumat ovat hyödyllisiä uusien tiimien yhdistämisessä, ja ne toimivat hyvin, kun ne ovat linjassa sekä tiimin tyylin ja kulttuurin että sen organisaation kanssa, johon tiimi kuuluu. Johtajien selkeän, inspiroivan ja kiinnostavan viestinnän avulla sekä ennen että jälkeen tapahtuman, voidaan herättää työntekijöiden kiinnostus sitä kohtaan ja näin lisätä niiden menestystä. Tapahtuman aktiviteetit on suunniteltu auttamaan ihmisiä oppimaan lisää itsestään ja toisistaan, tutkimaan tapoja työskennellä yhdessä sekä tunnistamaan strategioita onnistuneeseen yhteistyöhön työskentelyssä. Tapahtuman yhteenvetona tehdään toiminnan suunnittelu, joka auttaa siirtämään opitun työpaikalle. On välttämätöntä, että toimintoja seurataan, edistetään ja kehitetään, jotta voidaan ylläpitää tiimin jatkuvaa kehitystä.
Tiimisuunnitteluistunnot
Tiimi työskentelee vähintään yhden ohjaajan kanssa keskittyäkseen tiettyyn asiaan, esimerkiksi kuinka lisätään myyntiä/tuloja, parannetaan tuotekehitystä, houkutellaan uusia asiakkaita/markkinoita jne. Ohjaaja työskentelee tiimin kanssa varmistaakseen, että kaikki asiaan liittyvät näkökohdat nostetaan esiin ja niistä keskustellaan, kaikkien ääntä kuullaan, ideoita luodaan ja arvioidaan, ja että sitoutuminen suunnitelmaan saavutetaan. Ohjaaja varmistaa, että seuraavissa vaiheissa eteneminen on edelleen tiimin käsissä.
Psykometristen menetelmien käyttö
Psykometria, joka tutkii persoonallisuuteen liittyviä mieltymyksiä, auttaa ihmisiä ymmärtämään paremmin itseään, miten he haluavat työskennellä ja mitkä ovat heidän mahdolliset vahvuutensa tai kehityskohteensa. Tiimeihin sovellettuna se voi syventää ymmärrystä siitä, miten voidaan työskennellä tehokkaammin muiden kanssa, auttaa tiimiä hallitsemaan konflikteja ja maksimoida tiimin kollektiiviset vahvuudet. Työskennellessään pätevän ohjaajan kanssa tiimit voivat tutustua tähän erilaisten aktiviteettien avulla, jotka toimivat myös apuna sovellettaessa opittua päivittäiseen tiimityöskentelyyn.
Palautteen pyytäminen
Tiimit voivat hyödyntää tietoja, jotka on saatu muun muassa asiakastyytyväisyystutkimuksista, 360-palautetyökaluista sekä työntekijöiden sitoutumistutkimuksista selvittääkseen, kuinka hyvin tiimi toimii ja tunnistaakseen alueet, joissa on vielä parannettavaa. Nämä voivat olla johtajille tehokas tapa saada käsitys siitä, miten heidän johtamistyylinsä vaikuttaa muihin luomansa ilmaston kautta. Tämä auttaa ne tunnistamaan muutokset, joita he voivat tehdä luodakseen entistä positiivisemman ilmapiirin, jossa tiimin jäsenet voivat menestyä, kasvaa ja kehittyä.
Tehokas tiiminkehittämistoiminta on suunniteltu tietyn tiimin tarpeisiin ja siinä otetaan huomioon tiimin senhetkinen kehitysvaihe. Ohjaajat työskentelevät sponsorin (usein tiiminjohtajan) kanssa sopiakseen tiimin kehittämissuunnitelmasta, joka sisältää selkeät tavoitteet, aikataulut, ja tavat työn vaikutusten mittaamiseen.
Miksi tiimin kehittäminen on tärkeää?
Menestyvät tiimit ovat niitä, jotka saavuttavat tavoitteensa, ja jos ne ovat yhdenmukaisia organisaation tavoitteiden kanssa, tiimin menestys edistää organisaation yleistä menestystä. Menestyneissä tiimeissä työntekijöiden sitoutuminen on tyypillisesti korkeaa, ja niiden on myös helpompi säilyttää ihmisiä tiimissä ja houkutella uusia osaajia tiimiin. Sitoutuneet ja tyytyväiset työntekijät ovat tuottavampia (1,4 miljoonan yhdysvaltalaisen työntekijän gallup-analyysi paljasti, että sitoutuneet työntekijät ovat 22 % tuottavampia kuin sitoutumattomat työntekijät) ja parantavat myös asiakastyytyväisyyttä (Institute of Customer Servicen tutkimuksessa havaittiin yhden pisteen kasvun työntekijöiden sitoutumisessa lisäävän todennäköisesti asiakastyytyväisyyttä 0,41 pisteellä).
Tiimin kehittäminen kohdennettujen tiiminkehittämistoimien avulla auttaa lisäämään tehokkuutta ja antaa organisaatioille mahdollisuuden saavuttaa erittäin tehokkaiden tiimien tuomat edut.
Mikä on johtajan rooli tiimin kehittämisessä?
Tiimin johtajalla on vahva vaikutus minkä tahansa tiimikehitystoiminnan menestykseen. Johtajuus voi vaikuttaa myönteisesti työmenestykseen seuraavilla tavoilla:
- Johtajien tulisi toteuttaa avointa ja rehellistä viestintää työstä, sen tarkoituksesta ja suunnitellusta lopputuloksesta, sekä siitä, mitä kaikilta vaaditaan (johtaja mukaan lukien) ja aikatauluista. Keskustelun edistäminen ja avoimuus tiimin jäsenten ideoille auttavat tiimiä tuntemaan olevansa mukana kokemansa prosessin luomisessa.
- Kun johtajat osallistuvat kehitysprosessiin, he voivat mallintaa oppimiskulttuuria, jonka he tiimeissään haluavat nähdä, jakamalla oman oppimismatkansa ja kuvaamalla minkä parissa he työskentelevät, miksi, ja miten. Johtajat, jotka tunnustavat avoimesti oppineensa itse virheistä ja rohkaisevat muita tekemään samoin, voivat luoda psykologisen turvallisuuden ilmapiirin, jossa ihmiset tuntevat voivansa mukavasti innovoida ja kokeilla asioita, sekä oppia onnistumisistaan ja epäonnistumisistaan.
- Se, että johtajat ymmärtävät oman vaikutuksensa tiimeihin, on heille tehokas tapa saada käsitys siitä, miten heidän johtamistyylinsä vaikuttaa muihin heidän luomansa ilmaston kautta. Tämä auttaa tunnistamaan muutokset, joita he voivat tehdä luodakseen entistä positiivisemman ilmapiirin, jossa tiimin jäsenet voivat menestyä, kasvaa ja kehittyä.
- Kun johtajat osoittavat halukkuutta muuttaa tapaa, jolla he johtavat tiimiä, joustavuus on johtajuuden tehokkain avaintaito, jonka avulla johtajat voivat vastata alaistensa nykyisiin tarpeisiin ja mukauttaa johtamistyyliään olosuhteiden mukaan.
- Aidot, avoimet ja johdonmukaiset johtajat, jotka osoittavat keitä he ovat ja mikä heille on tärkeää, herättävät luottamusta tiiminsä jäsenissä. Luottamus on keskeinen osa tehokasta tiimikehitystä.
- On tärkeää nähdä tiimin kehittäminen prosessina, eikä kertaluonteisena toimintana. Sellaisen tiimin kehittämissuunnitelman luominen, jossa on säännöllisesti tarkistettavia tavoitteita tiimin kehittämiselle, osoittaa johtajan keskittymisen jatkuvaan parantamiseen. Tiimit jatkavat kasvua ja kehittymistä, ja ne voivat oppia kokemuksistaan, jos tiimin jäseniä kannustetaan säännöllisesti tarkastelemaan kokemuksiaan ja jakamaan oppimiaan asioita.
Tunneälyn kehittäminen antaa johtajille mahdollisuuden tukea tiimiensä kehitystä tällä tavalla. Tunneälykkäät johtajat tiedostavat omat asenteensa ja tunteensa ja omaksuvat avoimen ajattelutavan. Tämänkaltainen älykkyys tukee johtajia, jotta he voivat käyttää ihmissuhteisiin liittyvää älykkyyttä ja olla aidosti tekemisissä alaistensa kanssa, havainnoida miten näillä menee, kuulla muiden huolia, valmentaa ihmisiä sopeutumaan muutokseen ja vastata tiimiensä tarpeisiin. Käyttämällä tunneälyä johtajat voivat luoda luottamuksen, luottamuksellisuuden ja voimaannuttamisen ilmapiirin, jossa ihmiset tuntevat osallistuvansa ja inspiroituvansa. Tunneälyprofiilit tarjoavat arvokasta informaatiota vahvuus- ja kehityskohteista sekä auttavat johtajia keskittymään käytännön taitojen kehittämiseen.