Rekrytointiprosessien suunnittelu

Työn analyysin korkein tavoite on tunnistaa ja laatia selkeä luettelo niistä kriteereistä, jotka uuden työntekijän on täytettävä voidakseen menestyä roolissa ja organisaatiossa. On kriittisen tärkeää saada oikeat tiedot kriteerien valintaan – objektiivisesti, ilman puolueellisuutta ja keskittyen todellisiin roolin vaatimuksiin. Useiden sidosryhmien tulisi osallistua tähän – työnhaltijoiden, linjapäälliköiden, kollegoiden, asiakkaiden jne.

Yleisiä tiedonkeruumenetelmiä ovat:

• haastattelujen pitäminen liittyen niihin aiempiin tapahtumiin ja syihin, jotka ovat ennustaneet joko menestyksekästä tai epäonnistunutta suoriutumista kyseisessä roolissa
• luettelon laatiminen hyödyllisistä ja roolin kannalta oleellisista käyttäytymismalleista tai kompetensseista kriittisimpien elementtien tunnistamiseksi
• verkkokyselylomakkeiden käyttäminen profilointiin

Keräämisen jälkeen tiedot on analysoitava ja validoitava. Jos mahdollista, havaintoja olisi verrattava todellisiin suorituskykymittareihin ja keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin, jotka ovat merkityksellisiä roolin kannalta. Tähän tulkintaan voidaan tarvita tilastotieteilijöiden tai psykologien asiantuntemusta.

On myös tärkeää, että kaikki keskeiset sidosryhmät otetaan mukaan rekrytointiprosessiin ja sen suunnitteluun, jotta päästään yhteisymmärrykseen keskeisten menestystä ennustavien kriteerien lopullisesta luettelosta. Tätä voidaan käyttää perustana sen työnkuvauksen laatimiseen, jota vasten hakijoita mitataan.

Haastattelun perimmäisenä tarkoituksena ei ole vain tutustua hakijaan, vaan saada syvempi käsitys hänen kokemuksestaan ja kyvykkyydestään, sekä arvioida, täyttääkö hän työprofiilille asetetut kriteerit.

Hakijan pisteytys haastattelun perusteella voi olla subjektiivista, joten on tärkeää suunnitella haastatteluprosessiin elementtejä, jotka lisäävät objektiivisuutta. Näitä voivat olla:

• Haastattelun jäsentäminen niin, että kaikilta hakijoilta kysytään samoja kysymyksiä. Tähän sisältyy se, että haastattelija antaa neuvoja ja tukea hakijoille, joiden on vaikea vastata tiettyihin kysymyksiin.
• Vähintään kaksi ihmistä haastattelee ehdokasta. Näin yksi haastattelija voi esittää kysymyksiä ja huolehtia keskustelun kulusta, kun taas toinen tarkkailee ja tekee muistiinpanoja reaaliajassa, jotta niitä voidaan käyttää apuna myöhemmin.
• Haastattelijoiden tulisi täyttää arviointiasteikko tai lomake heti haastattelun jälkeen. Lomakkeen tulisi sisältää indikaattoreita, keskeisiä kohtia ja esimerkkejä, jotka hakijan vastausten olisi pitänyt kattaa vastausten kvalitatiivisuuden muuttamiseksi enemmän mitattavaan muotoon.

Tärkein harkinnan aihe suunnitteluvaiheessa on haastattelutyylin ja kysyttävien kysymysten valitseminen.

Soveltamalla uusinta saatavilla olevaa tutkimuskirjallisuutta ja noudattamalla parhaiden käytäntöjen mukaisia ohjeita, rekrytointiprosessi voidaan suunnitella sellaiseksi, että se on laillisesti puolustettavissa, jos se kyseenalaistetaan tai haastetaan.

Tähän sisältyvät seuraavat asiat:

• Varmistetaan, että tehdään perusteellinen ja vankka työn analyysi roolin kannalta oleellisten menestyskriteerien tunnistamiseksi alkuvaiheessa.
• Mitataan vain työhön liittyviä ominaisuuksia koko arviointiprosessin ajan.
• Käytetään kutakin arviointia siten, miten se on suunniteltu, ja varmistetaan, että kaikki ovat saaneet asianmukaisen koulutuksen.
• Tarkistetaan huolellisesti, mitä arkaluonteisia tietoja hakijoista kerätään ja onko se välttämätöntä.
• Käytetään oikeudenmukaisia mittareita, joiden käyttöön ei liity haitallisia vaikutuksia.
• Käytetään päteviä mittareita, joiden pohjana on selkeää dataa tukemaan niiden käyttöä tulevan suorituskyvyn ennustamisessa.
• Noudatetaan tietoturva- ja käsittelystandardeja.
  Tarkistetaan prosessin tehokkuus ja oikeudenmukaisuus sekä dokumentoidaan ja implementoidaan tarvittavia muutoksia.

Jos jollain näistä alueista oikaistaan tai ei noudateta asianmukaista huolellisuutta, on mahdollista, että tehtyjä päätöksiä voi olla vaikea perustella.