Rekrytointiprosessien suunnittelu
Siirry osioon:
- Rekrytointiprosessien suunnittelu: Johdanto
- Miksi organisaatioiden pitäisi suunnitella rekrytointiprosessi?
- Mitä vaiheita rekrytointiprosessin suunnitteluun kuuluu?
- Miten työanalyysi tehdään?
- Miten ehdokkaita voidaan arvioida tärkeimpien taitojen, kykyjen, ominaisuuksien ja asenteiden suhteen?
- Mitkä ovat ennakoivimmat hakija-arvioinnit?
- Mitkä ovat sitouttavimmat hakija-arvioinnit?
- Miten haastattelu suunnitellaan?
- Miten rekrytointipäätös tehdään?
- Kuinka voin välttää puolueellisuuden rekrytointipäätöksissä?
- Eikö rekrytointipäälliköistäni tule pelkkiä robotteja?
- Kuinka rekrytointiprosessin laillisuus voidaan varmistaa?
- Miten rekrytoinnin laatua voidaan parantaa?
Rekrytointiprosessien suunnittelu: Johdanto
Organisaation rekrytointiprosessissa hahmotellaan, kuinka rekrytointipäällikkö aikoo arvioida hakijoita selvittääkseen, sopivatko he hyvin tiettyyn rooliin ja menestyvätkö he organisaatiossa. Monet organisaatiot käyttävät prosessia, joka sisältää työhakemuksen, ansioluetteloiden keräämisen ja haastattelut. Tämä ei kuitenkaan ole aina paras lähestymistapa, kun tavoitteena on löytää hakija, joka sopii parhaiten yritykseen ja rooliin. Rekrytointiprosessin lisäsuunnittelua tarvitaan, jotta voidaan tunnistaa hakijat, joilla on menestykseen tarvittavat keskeiset taidot, kyvyt, ominaisuudet ja asenteet.
Miksi organisaatioiden pitäisi suunnitella rekrytointiprosessi?
On useita syitä, miksi organisaatioiden tulisi käyttää aikaa ja huolellista harkintaa tehokkaan rekrytointiprosessin suunnittelussa. Hyvin suunniteltu prosessi mahdollistaa parhaiden hakijoiden tunnistamisen hakijajoukosta nopeammin, johdonmukaisemmin ja tarkemmin. Hyvin suunniteltu prosessi varmistaa myös sen, että hakijoita kohdellaan oikeudenmukaisesti, mikä on organisaatioille tärkeää sen rakentaessa mainettaan työnantajana ja luodessa yleistä käsitystä hyvästä brändistä. Lopuksi, rekrytointiprosessi, johon yhdistetään myös uusimmat tieteelliset tutkimukset ja jossa sovelletaan parhaita käytäntöjä, on tarvittaessa oikeudellisesti puolustettavissa.
Mitä vaiheita rekrytointiprosessin suunnitteluun kuuluu?
Rekrytointiprosessin suunnitteluun liittyy monia vaiheita. Yksityiskohdat ja erityispiirteet vaihtelevat kunkin yksittäisen rekrytointihaasteen mukaan, mutta yleisiä elementtejä ovat:
Arvioinnit
Arvioinnit
Päätöksen kriteerit
Viestintä
Miten työanalyysi tehdään?
Työn analyysin korkein tavoite on tunnistaa ja laatia selkeä luettelo niistä kriteereistä, jotka uuden työntekijän on täytettävä voidakseen menestyä roolissa ja organisaatiossa. On kriittisen tärkeää saada oikeat tiedot kriteerien valintaan – objektiivisesti, ilman puolueellisuutta ja keskittyen todellisiin roolin vaatimuksiin. Useiden sidosryhmien tulisi osallistua tähän – työnhaltijoiden, linjapäälliköiden, kollegoiden, asiakkaiden jne.
Yleisiä tiedonkeruumenetelmiä ovat:
- haastattelujen pitäminen liittyen niihin aiempiin tapahtumiin ja syihin, jotka ovat ennustaneet joko menestyksekästä tai epäonnistunutta suoriutumista kyseisessä roolissa
- luettelon laatiminen hyödyllisistä ja roolin kannalta oleellisista käyttäytymismalleista tai kompetensseista kriittisimpien elementtien tunnistamiseksi
- verkkokyselylomakkeiden käyttäminen profilointiin
Keräämisen jälkeen tiedot on analysoitava ja validoitava. Jos mahdollista, havaintoja olisi verrattava todellisiin suorituskykymittareihin ja keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin, jotka ovat merkityksellisiä roolin kannalta. Tähän tulkintaan voidaan tarvita tilastotieteilijöiden tai psykologien asiantuntemusta.
On myös tärkeää, että kaikki keskeiset sidosryhmät otetaan mukaan rekrytointiprosessiin ja sen suunnitteluun, jotta päästään yhteisymmärrykseen keskeisten menestystä ennustavien kriteerien lopullisesta luettelosta. Tätä voidaan käyttää perustana sen työnkuvauksen laatimiseen, jota vasten hakijoita mitataan.
Onko mahdollista käyttää valmiita työprofiileja?
Työanalyysin tekeminen aina uuden avoimen työpaikan avautuessa on kallista ja aikaa vievää. Monet organisaatiot rakentavat työpaikoista oman sisäisen kirjastonsa, jossa samantapaisissa rooleissa käytetään usein samaa työprofiilia.
Vaikka ei olisikaan valmista tietoa, jota voitaisiin hyödyntää, käytettävissä on resursseja, jotka helpottavat työprofiilin luomisprosessia. Näihin kuuluvat julkisen hallinnon ohjaus ja patentoidut tai kaupalliset mallit, joita konsulttiyritykset ovat kehittäneet ajan myötä omalla asiakaskunnallaan.
Hyödynnettäessä ulkopuolisen lähteen laatimia työprofiileja on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, miten ne koostuvat ja miten kriteerejä mitataan.
Miten ehdokkaita voidaan arvioida tärkeimpien taitojen, kykyjen, ominaisuuksien ja asenteiden suhteen?
Yleisin tapa arvioida, täyttääkö ehdokas odotukset, on haastattelu. Kaikki haastattelut eivät kuitenkaan ole yhtä tehokkaita, ja on olemassa muita menetelmiä, jotka voivat olla nopeampia ja kustannustehokkaampia.
Organisaatiopsykologit ovat kehittäneet erilaisia arviointeja, joita voidaan käyttää rekrytointiprosessin suunnittelussa. Arviointien valinta on usein tasapainottelua, jossa on huomioitava arviointien ennustevoima, kiinnostavuus hakijoille, relevanssi roolin kannalta, laajuus ja käyttökustannukset.
Laadukkaan työprofiilin tulisi osoittaa, mitä arviointia kannattaa käyttää. Jos kriteerit liittyvät monipuoliseen päättelykykyyn, kognitiivisen kyvykkyyden arviointi on hyödyllistä. Jos ihmissuhdetaidot ovat tärkeitä, persoonallisuuskyselyn täyttäminen on hyödyllistä. Jos sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen on avainasemassa, tilannearviointitesti voi olla paras arviointimenetelmä.
Rekrytointiprosessin suunnittelussa tulisi myös huomioida hakijakokemus. Useiden arviointien järjestäminen antaa erittäin kattavan käsityksen jokaisesta hakijasta, mutta vie myös paljon heidän aikaansa ja energiaansa.
Olisi tärkeää pyrkiä sopivaan tasapainoon ennusteen perusteellisuuden ja hakijoiden sitouttamisen välillä.
Mitkä ovat ennakoivimmat hakija-arvioinnit?
Psykologit viittaavat arvioinnin “ennustevaliditeettiin”. Tämä liittyy arviointimenetelmästä tehtyihin tutkimuksiin ja siihen, kuinka suuri osa saaduista tutkimustuloksista viittaa arvioinnin tulosten hyvään ennustavuuteen hakijan suoriutumisesta rekrytoinnin jälkeen.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että arvioinnit, joilla on korkein ennustevaliditeetti, ovat kognitiivisen kyvykkyyden testit, tilannearviointitestit ja persoonallisuuskyselyt.
Kognitiivisen kyvykkyyden testit
Näissä esitetään haastavia ongelmanratkaisukysymyksiä, jotta nähdään kuinka monta oikeaa vastausta hakijat antavat, yleensä tietyn aikarajan sisällä. Niitä kutsutaan usein puhekielessä ”älykkyystesteiksi”, mutta vaikka ne näyttävät ulospäin samanlaisilta, ne perustuvat erilaiseen tutkimuspohjaan, joka sopii paremmin työympäristöön. Kognitiivinen kyvykkyys on merkittävässä osassa oppimiskykyä ja tulevaisuuden potentiaalia tunnistettaessa.
Tilannearviointitestit (SJT, Situational judgement test)
Näissä esitetään hakijoille skenaarioita, jotka saattavat olla roolissa yleisiä tai sen kannalta kriittisen tärkeitä, ja tutkitaan, miten he reagoisivat tällaisissa tilanteissa. Tällaisten testien laatiminen on usein työlästä, mutta ne ovat erityisen hyviä roolin kannalta olennaisen kriittisen ajattelun selvittämiseksi suuressa hakijajoukossa.
Persoonallisuuskyselyt
Nämä tarjoavat syvällisen käsityksen siitä, mitkä asiat ajavat henkilöä eteenpäin, ja antavat samalla tietoa rooliin soveltuvuudesta ja työntekijöiden kehittämisen strategioista.
Tulee kuitenkin muistaa, että niin hyviä kuin nämä arvioinnit ovatkin tunnistamaan hakijoita, jotka todennäköisesti menestyvät hyvin roolissa, on silti parasta käyttää arvioiden ja mittausmenetelmien eri yhdistelmiä.
Mitkä ovat sitouttavimmat hakija-arvioinnit?
Simulaatio-harjoitukset
Näissä hakijat suorittavat jonkun työsimulaatioharjoituksen, joka vaihtelee haetusta roolista riippuen. Nämä testaavat usein joko rooliin liittyviä teknisiä taitoja, kuten koodausta ja data-analyysia tai ihmissuhdetaitoja, joita arvioidaan usein pyytämällä hakijaa esittämään havaintojaan tai osallistumaan vuorovaikutteiseen simulaatiokeskusteluun.
Pelilliset pulmatehtävät
Näissä yhdistyvät peliteollisuuden teknologia sekä edistyneet data-analyysitekniikat. Hakijoille esitetään joukko pulmapelejä ja tietoa kerätään hakijoiden ratkaistessa niitä. Vaikka pulmapelit ovat usein hakijoille mielenkiintoisia ja sitouttavia, tulee kiinnittää huomiota siihen, mitä psykologisia piirteitä niiden avulla todellisuudessa voidaan mitata sekä kuinka relevantteja ne ovat haettuun rooliin nähden.
Jos mahdollista, rekrytointiprosessiin kannattaa sisällyttää yhdistelmä sekä kiinnostavia että ennakoivia arviointeja.
Miten rekrytointipäätös tehdään?
Jos rekrytointiprosessi on suunniteltu tehokkaaksi, rekrytointipäätöksen pitäisi tulla suhteellisen suoraviivaisesti. Kun kaikki arvioinnit on käyty läpi, hakijat ovat keränneet pisteitä useisiin eri valintakriteereihin. Loppuvaiheessa eniten pisteitä keränneet hakijat ovat ne, jotka todennäköisesti menestyvät työssä parhaiten. Jos lopussa on jäljellä useita ehdokkaita, edellisten kierrosten tuloksia voidaan käyttää tilanteen ratkaisemiseen. Tavalla tai toisella saatavilla on runsaasti tietoja päätöksen tueksi ja perusteluiksi.
Kuinka voin välttää puolueellisuuden rekrytointipäätöksissä?
Tietomme ja kokemuksemme ohjaavat päätöksentekoamme. Tämä on monin tavoin hyödyllinen prosessi, joka varmistaa, että teemme parempia päätöksiä jatkossa automaattisemmin. Mitä automaattisemmat ajatteluprosessimme ovat, sitä enemmän saatamme kuitenkin sokeutua sille, miksi teemme tietyn yksittäisen päätöksen.
Tämä voi olla ongelma rekrytointipäälliköille, minkä vuoksi heidän on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, kuinka paljon heidän kokemuksensa aiheuttaa puolueellisuutta hakijoiden arvioinnissa ja päätöksenteossa.
Hyvin suunniteltu rekrytointiprosessikaan ei poista puolueellisuutta kokonaan rekrytointipäätöksistä, mutta se voi varmasti auttaa tiedostamaan, mistä puolueellisuus voi johtua ja mitkä sen seuraukset voivat olla.
Joitakin yksinkertaisia parhaiden käytäntöjen mukaisia vinkkejä rekrytointipäätösten puolueellisuuden vähentämiseksi:
Määrittele prosessi etukäteen ja pitäydy siinä.
Älä muuta prosessia, kun se on käynnissä, paitsi silloin, kun tiedot viittaavat siihen, että edellinen päätös oli virheellinen. Varmista silloinkin, että uudelleenohjaus koskee oikeudenmukaisesti kaikkia hakijoita.
Mieti poikkeuksia ennen kuin niitä ilmaantuu.
Kun ymmärrät, mitä poikkeuksia prosessissa voi syntyä ja miten niihin pitäisi reagoida, et tee reaktiivisia ja mahdollisesti puolueellisia päätöksiä. Miten arvioinnit suoritetaan esimerkiksi vammaisille henkilöille tai hakijoille, joilla on neuropsykiatrisia diagnooseja? Mitä säännöksiä on tehtävä?
Anna kaikille sopiva koulutus.
Varmista, että tiimisi toimii kuin hyvin. Jokaisen henkilön tulisi tietää tarkalleen, mikä heidän roolinsa on kussakin vaiheessa ja miten heidän pitäisi tehdä päätöksiä. Heidän tulisi käyttää tietoja todisteena ja tarvittaessa eskalointiin johtaneiden tai poikkeuksellisten rekrytointiprosessien jälkeen. Arvioinnin tarjoajien tulisi pystyä tukemaan sinua tässä varmistaakseen, että heidän arviointejaan käytetään oikein.
Kerää tietoja usealla eri tavalla.
Arvioi kutakin keskeistä kriteeriä useita arviointi- ja mittausmenetelmiä käyttäen. Käytä mahdollisuuksien mukaan useampia esimiehiä tai arvioitsijoita. Tämä auttaa sinua vahvistamaan saadut arviointitulokset ja voit mahdollisesti havaita, jos arviointia ei ole toteutettu tai pisteytetty oikein.
Tarkista prosessi ja huomaa kaavat ja trendit.
Kun rekrytointiprosessi on valmis, tarkastele tietoja uudelleen oppimismielessä. Olivatko tulokset kaikkien odotusten mukaisia? Oliko läpäisymerkinnöissä poikkeavuuksia? Suoriutuivatko kaikki ryhmät odotetusti? Oliko haastattelijoiden ja arvioitsijoiden välillä eroja saaduissa arviointituloksissa?
Ainoa tapa välttää puolueellisuutta on noudattaa parhaita käytäntöjä sekä jatkaa tutkimusta ja itsetutkiskelua prosessin etenemisen suhteen, sekä olla valmiina havaitsemaan virheitä, jotka muuten saattavat jäädä huomaamatta.
Eikö rekrytointipäälliköistäni tule pelkkiä robotteja?
Selkeän ja johdonmukaisen prosessin suunnittelu ei tarkoita, että rekrytointipäälliköt eivät voisi käyttää persoonallisuuttaan ja omaa innostustaan prosessissa.
Se auttaa kuitenkin välttämään hyppäämistä johtopäätöksiin, jotka perustuvat “fiilikseen”, jota ei voida perustella tai puolustaa, jos se kyseenalaistetaan.
On edelleen erittäin tärkeää saada kuulla rekrytointipäälliköiltä heidän käsityksistään roolista ja tiimiin sopivuudesta. Hakijat haluavat usein puhua mahdollisimman monien organisaatioon kuuluvien ihmisten kanssa. Jos et anna heille mahdollisuuksia tähän, se voi tuntua epämukavalta tai antaa heille väärän kuvan yrityskulttuuristasi.
Kaikkien, jotka puhuvat hakijoiden kanssa, tulisi olla mukana käsiteltäessä hakijan työhakemusta. Erilaisten mielipiteiden tulisi olla kuitenkin vain yksiä monista lopulliseen arviointitulokseen vaikuttavista tekijöistä, jotta voidaan saada hyvä kuva siitä, keitä he ovat, ja tehdä päätös heidän rekrytoinnistaan.
Kuinka rekrytointiprosessin laillisuus voidaan varmistaa?
Soveltamalla uusinta saatavilla olevaa tutkimuskirjallisuutta ja noudattamalla parhaiden käytäntöjen mukaisia ohjeita, rekrytointiprosessi voidaan suunnitella sellaiseksi, että se on laillisesti puolustettavissa, jos se kyseenalaistetaan tai haastetaan.
Tähän sisältyvät seuraavat asiat:
Varmistetaan, että tehdään perusteellinen ja vankka työn analyysi roolin kannalta oleellisten menestyskriteerien tunnistamiseksi alkuvaiheessa.
Mitataan vain työhön liittyviä ominaisuuksia koko arviointiprosessin ajan.
Käytetään kutakin arviointia siten, miten se on suunniteltu, ja varmistetaan, että kaikki ovat saaneet asianmukaisen koulutuksen.
Tarkistetaan huolellisesti, mitä arkaluonteisia tietoja hakijoista kerätään ja onko se välttämätöntä.
Käytetään oikeudenmukaisia mittareita, joiden käyttöön ei liity haitallisia vaikutuksia.
Käytetään päteviä mittareita, joiden pohjana on selkeää dataa tukemaan niiden käyttöä tulevan suorituskyvyn ennustamisessa.
Noudatetaan tietoturva- ja käsittelystandardeja.
Tarkistetaan prosessin tehokkuus ja oikeudenmukaisuus sekä dokumentoidaan ja implementoidaan tarvittavia muutoksia.
Jos jollain näistä alueista oikaistaan tai ei noudateta asianmukaista huolellisuutta, on mahdollista, että tehtyjä päätöksiä voi olla vaikea perustella.
Miten rekrytoinnin laatua voidaan parantaa?
Rekrytointipäätösten laadun parantamiseksi on palattava takaisin ja tarkasteltava rekrytointiprosessia. Hyvin suunnitellun rekrytointiprosessin tavoitteena tulisi olla se, että paras hakija työhön löydetään nopeasti, tehokkaasti ja johdonmukaisesti.
Rekrytoinnin laatua voidaan usein parantaa pienillä muutoksilla ja hienosäädöllä.
Oliko työn analyysi niin hyvä kuin se olisi voinut olla? Katetaanko kaikki keskeiset hyvän suoriutumisen kriteerit? Onko kriteerit määritelty hyvin ja ymmärretty selvästi, ja käytetäänkö niitä oikein? Arvioivatko valitut arvioinnit tarkasti ja luotettavasti näitä kriteerejä? Onko saatavilla parempia arviointeja? Pysyvätkö hakijat sitoutuneina koko prosessin ajan? Ovatko rekrytointipäälliköt objektiivisia päätöksenteossaan?
Voi olla tarpeen tarkastella myös muita tekijöitä, jotka eivät liity itse rekrytointiprosessiin.
Houkutellaanko oikeita hakijoita? Pitäisikö avointa työpaikkaa mainostaa laajemmin monipuolisemman hakijajoukon houkuttelemiseksi? Onko brändi houkutteleva etsittäville hakijatyypeille? Ovatko edut riittävät suhteessa toivottuun kokemukseen ja asiantuntemukseen?
Lopuksi, ovatko organisaatiossa prosessia suorittavat henkilöt saaneet siihen sopivan koulutuksen? Auttavatko arviointien suunnittelijat heitä tulkitsemaan pisteitä oikein? Kokevatko he objektiivisten päätösten teon helpoksi ja käytännölliseksi käytössä olevien työprofiilikriteerien avulla? Jopa parhaat ja kokeneimmat rekrytointipäälliköt joutuvat kamppailemaan, jotta hakijasta saatu “fiilis” ei vaikuttaisi heidän tekemiinsä arvioihin.
Jos nämä suuret kysymykset on käsitelty, rekrytoinnin laatua voidaan parantaa hyödyntämällä käytettävissä olevia tietoja siitä, mikä toimii hyvin ja mikä ei toimi odotetusti.