Esivalinta tapahtuu valintaprosessin alussa. Esivalintatyökalut on suunniteltu poistamaan tehokkaasti sellaiset hakijat, joilla on pienin todennäköisyys menestyä valintaprosessissa. Tämän ansiosta myöhemmät vaiheet ovat tehokkaampia ja hyödyllisempiä, koska myöhemmissä vaiheissa on mahdollisuus keskittyä sopivampiin hakijoihin. Valinta viittaa koko rekrytointiprosessiin. Valinta tapahtuu hakijan työtehtävään houkuttelun ja perehdytyksen välillä.
Suuren volyymin rekrytointi viittaa valintaprosessiin, jossa vastaanotetaan suuri määrä hakemuksia ja/tai täytettävänä on useita rooleja. Määrä voi vaihdella sadoista tuhansiin hakemuksiin joko samaan tai useampaan rooliin. Esimerkkejä suuren volyymin rekrytoinnin kohteista voivat olla ketkä tahansa vastavalmistuneet työntekijät sekä asiakaspalvelun, vähittäiskaupan tai tuotannon työntekijät.
Jos rooleihin tulee useita hakemuksia, organisaatiot pilkkovat rekrytointiprosessinsa useisiin vaiheisiin. Näiden vaiheiden tarkoituksena on seuloa tehtävään sopimattomat hakijat ja ottaa jatkoon ne, jotka vaikuttavat sopivan parhaiten rooliin sisältyviin tarpeisiin ja vaatimuksiin. Kun hakijoita on enemmän kuin täytettäviä rooleja, tehokkuus ja saumaton prosessisuunnittelu ovat avaintekijöitä tehokkaalle rekrytoinnille.
Esivalinta sisältää yleensä useita vaiheita, jotka hakijoiden on läpäistävä ja jotka auttavat organisaatioita löytämään työhön parhaiten sopivan henkilön.
Hakijajoukkoa voidaan karsia monella tavalla, ja organisaatiot voivat käyttää siihen erilaisia menetelmiä tai työkaluja, kuten:
Rekrytointivaiheiden prosessi, jossa käytetään erilaisia työkaluja tai menetelmiä hakijoiden seulomiseksi pienempiin joukkoihin kutsutaan myös ”rekrytointisuppiloiksi” (katso kuva).
Suuri määrä hakijoita voi olla mukana prosessin ensimmäisessä vaiheessa (esim. hakulomakevaiheessa), ja tätä määrää vähennetään hylkäämällä tietty osuus hakijoista kussakin vaiheessa. Jokaisen valintaprosessin tavoitteena on siirtää jatkoon hakijat, jotka sopivat rooliin ja organisaatioon parhaiten, ja seuloa pois muut hakijat, jotka eivät täytä keskeisiä vaatimuksia tai joilla ei ole vaadittavia taitoja tai ominaisuuksia.
On tärkeää perustaa vankka ja oikeudenmukainen rekrytointiprosessi. Tämä voidaan toteuttaa käyttämällä useita vaiheita ja työkaluja, joiden on tehokkuus tieteellisesti todistettu.
On tärkeää pohtia, mitä työhön sisältyy ja mitä ominaisuuksia organisaatio etsii hakijoilta. Tekemällä työanalyysi voidaan tunnistaa roolin tehtävät ja vaadittavat käyttäytymistavat. Työn analysointiprosessin tulisi toimia valintajärjestelmän perustana. Työanalyysilla tunnistetaan tärkeimmät ominaisuudet ja taidot, joita roolissa menestymiseen tarvitaan, ja näitä ominaisuuksia rekrytointiin liittyvän valintaprosessin kaikissa vaiheissa tulisi mitata.
Tämän jälkeen on tärkeää valita, kuinka monta vaihetta ja millaisia työkaluja hakijoiden arviointiin käytetään. Seuraavat seikat on huomioitava, jotta saadaan luotua toimiva valintaprosessi:
Rekrytointiprosessissa ehdokkaiden esivalintakysymykset keskittyvät kyseisen ehdokkaan työkelpoisuuteen. Täyttävätkö he esimerkiksi organisaation rooliin liittyvät vaatimukset tai pätevyydet? Näiden kysymysten tulisi olla:
1. Objektiivisia: Hakijat joko sopivat tai eivät – harmaata aluetta ei ole.
2. Ei-vertailevia: Näitä kysymyksiä ei käytetä hakijoiden “paremmuuden” vertailuun; ne ovat kaikilta vaadittavia asioita.
3. Työhön liittyviä: Kaikkien esitettävien kysymysten tulee liittyä työn vaatimuksiin.
Jos organisaation rekrytointiprosessin alussa käytetään esivalintakysymyksiä, ne on suunniteltava soveltumattomien hakijoiden karsimiseen prosessista jo sen aikaisessa vaiheessa. Vaatimustenmukaisuussyistä näissä keskitytään usein työssä tarvittaviin peruspätevyyksiin, kuten:
1. Onko sinulla oikeus työskennellä kyseisessä maassa?
2. Saatko työskennellä lain mukaan (ts. oletko vaaditun ikäinen)?
3. Voitko työskennellä tiettyinä päivinä tai tunteina?
Hakijat, jotka vastaavat tämän tyyppisiin kysymyksiin epäsopivasti, hylätään tässä esivalintavaiheessa.
On tärkeää ylläpitää hakijoiden mielenkiintoa ja sitoutumista valintaprosessiin, sekä palkata heidät nopeasti, jotta heitä ei menetetä kilpailijoille. Pitkä, monimutkainen tai tehoton prosessi on yksi yleisimmistä syistä, joiden vuoksi hakijat peruuttavat hakemuksensa, jolloin organisaatiot menettävät lahjakkaita työntekijöitä. Joitakin tapoja palkata nopeasti ja tehokkaasti:
