Utforma rekryteringsprocesser

Det slutliga målet med en jobbanalys är att ta fram en lista med nyckelkriterier som den nyanställde måste behärska för att lyckas i rollen. Det är ytterst viktigt att kriterieurvalet baseras på rätt information och data – objektivt, utan partiskhet och fokuserat på vad som faktiskt krävs för rollen. Detta bör involvera flera intressentgrupper — medarbetare, chefer, kollegor, kunder osv.

Här är några vanliga datainsamlingsmetoder:

• Genomföra intervjuer om kritiska situationer och ta reda på vilka grundorsaker som tidigare har lett till framgångar eller misslyckanden i den rollen.
• Sammanställa en lista med hjälpsamma och rollrelevanta beteenden eller kompetenser för att fastställa de mest kritiska delarna
• Använda frågeformulär om specifika roller

Analysera och validera insamlade data. Om möjligt bör resultaten jämföras med faktiska prestationsmått och nyckelindikatorer som är relevanta för rollen. Detta kan kräva tolkning med hjälp av experter som statistiker eller psykologer.

Det är också viktigt att involvera alla nyckelintressenter i rekryteringsprocessen för att komma överens om den slutliga listan med viktiga framgångsfaktorer. Listan kan sedan användas som underlag för arbetsbeskrivningen som du använder för att bedöma de ansökande.

Det yttersta syftet med en intervju är inte att bara lära känna kandidaten, utan även att få en djupare förståelse för dennes erfarenhet och förmåga samt bedöma om hen uppfyller kriterierna för jobbprofilen.

Att poängsätta en kandidat baserat på en intervju kan lätt bli subjektivt, så det är viktigt att ta fram delar i intervjuprocessen som ökar objektiviteten. Det kan till exempel vara följande:

• Strukturera intervjun så att alla kandidater får samma frågor. Ge intervjuaren specifika uppmaningar för att hjälpa kandidater som har svårt att svara på vissa frågor.
• Låt minst två personer intervjua kandidaten. På så sätt kan en intervjuare ställa frågor och hålla i samtalet medan den andra observerar och för anteckningar i realtid som kan användas som bevis senare.
• Se till att intervjuare använder en bedömningsskala eller ett formulär direkt efter intervjun. Formuläret bör innehålla indikatorer, viktiga aspekter och exempel på saker som kandidaten borde ha nämnt i sina svar för att kvantifiera svarskvaliteten.

Det viktigaste att överväga under utformandet av intervjun är vilka frågor du ska ställa och dess struktur.

Ni kan utveckla en rekryteringsprocess så att den är juridiskt försvarbar när den ifrågasätts eller utmanas genom att tillämpa den senaste forskningen och följa riktlinjerna för bästa praxis.

Detta omfattar följande:

• Gör en grundlig och robust jobbanalys för att tidigt identifiera framgångskriterier som är relevanta för rollen.
• Mät endast arbetsrelaterade egenskaper genom bedömningsprocessen.
• Använd varje bedömning som den är tänkt och se till att alla har fått lämplig utbildning.
• Utvärdera noggrant vilka känsliga uppgifter ni samlar in och om det är nödvändigt att samla in dem.
• Använd rättvisa metoder med data som stöd för att undvika negativa följder.
• Använd valida mått med data som stöder prediktion av framtida prestation.
• Följ standarder för datasäkerhet och -behandling.
  Utvärdera effektiviteten och rättvisan i er process och dokumentera och implementera ändringar och justeringar.

Om ni tar genvägar eller misslyckas med tillbörlig aktsamhet inom något av dessa områden finns det en risk att eventuella framtida beslut du fattar blir svåra att motivera.