Kotisivu / Tutustu uusimpiin Talent Management aiheisiin / Organisaatiomuutos

Organisaatiomuutos

Ota asiantuntijaan yhteyttä

LinkedInXFacebookWhatsAppEmailSubscribeShare

Mitä organisaatiomuutos tarkoittaa?

Organisaatiomuutos on prosessi, jossa organisaatio muuttaa työskentelytapojaan tai muuta toimintaansa.  Aiemmin organisaatiomuutokset olivat suunniteltuja ja jaksoittaisia.  Neljännen teollisen vallankumouksen alettua maailma muuttuu nopeammin kuin koskaan, ja tämän muutoksen mittakaava, nopeus ja monimutkaisuus ovat ennennäkemättömät.  Organisaatiomuutos on nyt jatkuvaa todellisuutta, joka vaatii organisaatioilta entistä enemmän joustavuutta, jotta ne voivat säännöllisesti muuttaa suuntaa ja sopeutua.  Parhaiten menestyvät sellaiset organisaatiot, jotka reagoivat nopeasti uusiin haasteisiin ja mahdollisuuksiin.

Organisaatiomuutos tapahtuu monessa muodossa. Organisaatiomuutokset vaihtelevat suhteellisen pienimuotoisista mukauttavista muutoksista (esim. uusien prosessien, järjestelmien ja IT-ohjelmistojen käyttöönotot) laajoihin organisaatioiden tavoitteiden, strategian ja kulttuurin muutoksiin.  Laajamittaiset muutokset voivat johtua fuusioista ja yritysostoista, uudesta toimitusjohtajasta, pääsystä uusille markkinoille tai suurista teknisistä innovaatioista.  Esimerkiksi monet kaupunkien paikalliset vähittäiskauppiaat joutuvat muuttamaan liiketoimintamalliaan, koska kilpailijat sekoittavat markkinoita ja kasvattavat kilpailua myös verkossa. 

Miksi organisaatiomuutoksen hallinta on tärkeää?

Laajamittainen organisaatiomuutos on haastavaa, ja sen toteuttaminen vaatii paljon aikaa ja energiaa, jotta muutos onnistuu ja johtaa toivottuihin suorituskyvyn parannuksiin.  Suuressa osassa organisaatiomuutosta selvittäneistä tutkimuksista onnistumisaste on todettu matalaksi. Panokset ovat korkeat, ja sattuman varaan jätetyn, huonosti hoidetun muutoksen riski on, että se johtaa uusien työskentelytapojen vastustukseen, huonoon työmoraaliin, suorituskyvyn heikkenemiseen ja avainosaajien menetykseen.  Muutoksessa epäonnistuminen johtaa myös kyynisyyteen, mikä vaikeuttaa sitouttamista tulevaisuudessa.

Muutoksen hallinta on siksi välttämätöntä onnistuneiden tulosten varmistamiseksi.  Tämä edellyttää johtajien ja päälliköiden aktiivista osallistumista; suunnan näyttämistä, työntekijöiden sitouttamista ja motivointia, sekä roolimallina oloa ja uusien työskentelytapojen sisällyttämistä toimintaan.

Mitä kulttuurin muutos tarkoittaa?

Organisaatiokulttuuri tarkoittaa organisaation yhteisiä uskomuksia ja oletuksia, jotka vastaavat kysymykseen: ”Miten teemme asiat täällä?”  Kulttuuri on kuin organisaation ”persoonallisuus”; pysyviä ominaisuuksia ja ensisijaisia tapoja tehdä asioita.  Ilmapiiri tarkoittaa organisaation tuntumaa, sitä miltä täällä tuntuu työskennellä.  Tämä on kuin organisaation tunneäly; miten se hallitsee itseään ja sitouttaa työvoimaansa.  Johtamisen ilmapiiri on tämän osa, jossa organisaation johtajien käyttäytyminen määrittää yleisen ilmapiirin.  Laajamittainen organisaatiomuutos vaatii usein muutosta organisaation kulttuuriin.  Peter Drucker on esittänyt tunnetun toteamuksen: ”Kulttuuri syö strategian aamiaiseksi”, joka tarkoittaa, että strategia voi onnistua vain, jos kulttuuri tukee sitä.  Esimerkiksi organisaatio, joka haluaa ottaa käyttöön monimuotoisuus- ja inkluusiokäytäntöjä vähemmistöryhmien edustuksen lisäämiseksi, ei todennäköisesti onnistu, ellei organisaatiossa ole erilaisuutta arvostavaa kulttuuria.  Organisaation, jonka menestys perustuu nopeaan reagointiin asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin, on vaikea saavuttaa tätä, jos organisaation kulttuuri on byrokraattinen ja etulinjan työntekijöiden on noudatettava tiukkoja sääntöjä.

Miten kulttuurimuutos saavutetaan?

Ensimmäinen askel kulttuurimuutoksen saavuttamisessa on määrittää kulttuuri, joka tukee strategiaa.  Jos yritys esimerkiksi haluaa kehittää asiakkaiden uskollisuutta ja luottamusta, sen on siirryttävä hierarkkisen valvonnan kulttuurista voimaannuttamiseen ja luottamukseen etulinjassa. Näin varmistetaan, että yrityksen joustavuus ja adaptiivisuus paranee, jolloin se voi reagoida nopeasti asiakkaiden tarpeisiin ja vaatimuksiin.  Kun tämä on selvää, seuraava vaihe on määritellä järjestelmät, prosessit, käyttäytymistavat ja uskomukset, jotka tukevat haluttua kulttuuria.  Tämä johtaa muutoksen hallintaan ja sellaisten uusien uskomusten ja tapojen juurruttamiseen, jotka vahvistavat haluttua kulttuuria.  Juurtuneiden tapojen ja uskomusten muuttaminen vie aikaa, ja keskittyminen johtamisen ilmapiiriin edistää voimakkaasti tätä prosessia.

Miten organisaatiomuutoksen hallinta onnistuu?

Kolme avainta onnistuneeseen muutoksenhallintaan:

1. Selkeä muutostarina
2. Johtajien sitoutuneisuus 
3. Muutoksen mahdollistaminen

Muutokseen sitoutuakseen ihmisten on ymmärrettävä, miksi se tapahtuu ja oltava riittävän kiinnostuneita siitä tehdäkseen tarvittavat muutokset omaan työskentelyynsä.  Muutoksen tueksi tarvitaan vakuuttava visio tai tarina, jotta ihmiset ymmärtävät ja hyväksyvät sen, miksi sitä tarvitaan ja miksi juuri nyt.  Heidän on myös ymmärrettävä, mitä muutos heidän kannaltaan tarkoittaa – mitä heidän on ehkä tehtävä toisin – ja oltava motivoituneita ja nähdä muutoksen tarjoamat mahdollisuudet.  Ihmiset myös todennäköisemmin sitoutuvat muutoksiin ja hyväksyvät ne, kun he saavat myös itse vaikuttaa ja osallistua sen määrittelyyn.  Lopuksi, edistymisen ja voittojen juhliminen matkan varrella tuo kaivattua energiaa laajamittaisen muutoksen aikana. 

Muutoksen onnistumiseksi johtajien on ymmärrettävä, että heidän ensisijainen tehtävänsä on vaikuttaa työntekijöiden ajattelutapoihin ja käyttäytymiseen ja että tämä edellyttää tuen tarjoamista työntekijöille.  Johtajien on toimittava roolimalleina halutuissa muutoksissa osoittaakseen, että he seisovat uusien työskentelytapojen takana. 

Muutoksia toteuttavissa organisaatioissa on varmistettava, että ihmiset pystyvät tekemään tarvittavat muutokset – että heillä on oikeat resurssit, järjestelmät ja tuki uusilla tavoilla työskentelyyn.  Muutoksen mahdollistaminen on tehokas tapa sen vahvistamiseen ja työtekijöiden sitouttamiseen. 

Lopuksi, muutosta on vahvistettava muodollisilla ja epävirallisilla keinoilla – suorituskykymittareilla, prosesseilla ja työskentelytavoilla, sekä sillä, miten ylemmät johtajat käyttäytyvät ja toimivat roolimalleina halutuille muutoksille (perusteet kuvattuna McKinseyn muutoksen neljällä peruspilarilla).

Vaikka nämä komponentit ovat välttämättömiä, ne eivät pelkästään riitä, koska onnistunut muutos vaatii organisaatiolta muutoksen aiheuttamien tunteiden hallintaa.  

Aivomme etsivät ennustettavuutta, mikä tarkoittaa, että vaikka voimme ymmärtää muutoksen perusteet ja hyväksyä sen kognitiivisesti, emotionaalinen muutos koetaan usein ”kivuliaana” tai uhkaavana.  Jos tätä ei huomioida, jopa parhaiten suunnitellut muutospyrkimykset voivat suistua raiteiltaan.  Kaikki muutos vaatii jonkinlaisen menetyksen ja haastaa perustavanlaatuiset psykologiset tarpeet, joita ihmisillä on statuksen, varmuuden, autonomian, suhteiden ja oikeudenmukaisuuden kokemuksiin.  Johtajuutta tutkinut neurotieteilijä David Rock kutsuu tätä SCARF–malliksi (status, certainty, autonomy, relationships, sense of fairness).  Tunnistamalla muutokseen liittyvät tunteet, johtajat ja muutosvaikuttajat voivat auttaa ihmisiä ymmärtämään reaktioitaan paremmin, rakentamaan selviytymisstrategioita ja resilienssiä sekä siirtymään nopeammin kohti uusien työskentelytapojen hyväksymistä. 

Mikä on johtajien rooli muutoksen hallinnassa?

Johtajilla on tärkeä rooli muutoksen onnistumiseen vaadittavien ponnistelujen helpottamisessa, joten on tärkeää, että johtajilla on tähän sopiva ajattelutapa ja taito.  Tarvittavia taitoja ovat muun muassa viestintä ja työntekijöiden hallinta muutoksen aikana.  Johtajien on kyettävä auttamaan ihmisiä ymmärtämään muutosta – miksi se tapahtuu ja mitä se heille merkitsee sekä osattava motivoida muita juhlistamalla saavutuksia ja menestystä matkan varrella.  Heidän on myös kyettävä havaitsemaan, milloin ihmiset kamppailevat muutoksen kanssa, kuunneltava heidän huolenaiheitaan ja tuettava heitä heidän omien sisäisten resurssiensa ja resilienssinsä hyödyntämisessä.

Miten tunneäly auttaa johtajia hallitsemaan organisaatiomuutosta?

Kuten aiemmin todettiin, muutoksen onnistuminen vaatii muutokseen liittyvien tunteiden hallintaa.  Johtajat voivat tehdä tämän aloittamalla itsestään; tiedostamalla omat asenteensa ja tunteensa sekä omaksumalla avoimemman ajattelutavan.  Tämä auttaa edelleen johtajia käyttämään tunneälykkyyttään vuorovaikutustilanteissa, jotta he voivat aidosti sitoutua johtamiinsa henkilöihin huomioimalla miten heillä menee, kuuntelemalla heidän huolenaiheitaan, valmentamalla heitä sopeutumaan muutoksiin ja täyttämällä heidän tiimiensä tarpeet. Tunneälyä käyttämällä johtajat pystyvät luomaan luottamuksen, itsevarmuuden ja voimaantumisen ilmapiirin, jossa ihmiset tuntevat osallistuvansa ja inspiroituvansa.