Av Kate Van Bremen, fil. dr., konsult
Målet med en jobbanalys är att lära sig vad som är viktigt för framgång i ett specifikt jobb – vilken typ av kunskap, färdigheter, förmågor (även känd som: KSA:er), egenskaper, beteenden osv. som är viktiga för att lyckas i rollen. När vi har identifierat de kompetenser eller de uppgifter som är viktiga för att framgångsrikt utföra jobbet, kan vi avgöra hur vi bäst mäter dessa.
Data från en jobbanalys kan ligga till grund för en mängd saker som är viktiga i den anställdes livscykel: Arbetsbeskrivningar, urvalskriterier, intervjuguider, prestationsbedömningskriterier osv. Genomförandet av en rigorös jobbanalys hjälper till att stärka lagenligheten i den urvalsprocess som skapas genom att visa upp jobbsambandet hos de uppmätta KSA:erna. Stegen som ingår i en jobbanalys kan variera och utföras på olika sätt, men nedanstående är delar som kan utgöra en gedigen jobbanalys.
Observera att när du samlar in dessa data vid varje steg är det viktigt att komma ihåg att urvalet du gör – oavsett om det är genom observationer, möten, enkäter, osv. – utgör ett representativt urval av befolkningen. Du vill exempelvis inte bara titta på de på första skiftet, om kraven på dem på det andra skiftet är annorlunda vill du vara säker på att kunna inkludera dem i analyserna. Om det finns flera avdelningar som faller under den jobbtitel du analyserar, se till att inkludera de olika avdelningarna, i den utsträckning det är möjligt. Det är också idealiskt att se till att demografin för urvalet du analyserar är relativt proportionell mot fördelningen av dessa demografier i den nuvarande personalstyrkan.
1) Samla in arkivdata
Ett viktigt första steg är att samla in all befintlig information där vi kan lära oss om vilka KSA:er som är viktiga för att lyckas i rollen. Detta kan omfatta arbetsbeskrivningar där jobbkraven är listade (t.ex. “mycket god känsla för detaljer”). Det kan omfatta alla kompetensmodeller som för närvarande finns som beskriver de kompetenser som är viktiga för framgång i organisationen och tjänsten. Det kan också innehålla formulär och kriterier för prestationsutvärderingar. Detta talar om för oss vilken riktpunkt en anställds prestation mäts mot (t.ex. “följer säkerhetsrutiner”).
2) Anläggningsbesök/jobbobservation
Detta gör det möjligt för jobbanalytiker att observera vad som händer på jobbet – de uppgifter som utförs som en del av jobbet (t.ex. att räkna de produkter som ska packas i kartonger), miljön (t.ex. varm, dammig), i vilken utsträckning de interagerar med andra, osv. Naturligtvis måste du använda gott omdöme i detta steg. Det är klokt att ta med detta i jobbanalysen när jobbet är mer på ingångsnivå. I tjänster som ligger på en högre professionell nivå kanske det inte är lika värdefullt att titta på när anställda svarar på e-postmeddelanden eller skriver rapporter.
3) Fokusgrupper med jobbinnehållsexperter (JCE)
I detta steg i processen träffar analytikern de som känner till jobbet och tjänstens ansvarsområden väldigt väl. Detta kan inkludera nuvarande, högpresterande medarbetare och de som arbetsleder tjänsten. I allmänhet kan en eller två analytiker träffa en grupp på 5–8 JCE:er, men grupperna kan också vara mycket mindre eller det kan till och med handla om en-till-en-intervjuer. Under dessa möten, liksom vid de övriga stegen i processen, är målet att lära sig vad som krävs för att lyckas i rollen. Vilka uppgifter utförs? Vilka KSA:er krävs? Vilken typ av egenskaper eller färdigheter uppvisar framgångsrika medarbetare?
4) Enkäter
Det är inte alltid praktiskt eller tillrådligt att intervjua varje redan anställd i rollen. För att få input från den bredare populationen anställda i tjänsten är det dock bra att låta ytterligare redan anställda fylla i en enkät där de viktar de kompetenser som identifierats som viktiga för framgång i de tidigare delarna av jobbanalysen. Detta är ett viktigt steg eftersom samtidigt som fokusgrupperna ger analytikern värdefull kvalitativ data ger enkäterna mer kvantitativ information som kan analyseras mer objektivt.
5) Möten med intressenter/visionärer
Diskussion med nyckelintressenter är en viktig del av jobbanalysen. Under dessa möten får analytikerna insikt i dessa värdefulla medlemmars perspektiv med avseende på måltjänsten och organisationen i allmänhet. Analytikerna ber om bakgrundsinformation inklusive drivkraften för det aktuella projektet. De avgör också om det finns farhågor i fråga om lagenligheten, eller om det finns några specifika KSA:er eller övriga beteenden som kan vara bristfälliga eller saknas. Dessa möten utgör också ett forum för att diskutera eventuella större organisatoriska mål eller initiativ som kan påverka de kompetenser eller kompetensnivåer som behövs för att lyckas i måltjänsten.
Slutsats
Kom ihåg att en jobbanalys är en integrerad del av en korrekt medarbetarbedömning. Varje steg – insamling av arkivdata, jobbobservation, fokusgrupper, enkäter och intressentmöten – är lika viktigt som alla övriga steg. Se till att inkludera varje steg när du gör en jobbanalys eller, om du arbetar med en I/O-psykolog, se till att de utför varje steg för att säkerställa att din bedömning är korrekt.
