Av Steven Jarrett, fil. dr., seniorkonsult.
Vad definierar ett effektivt urvalssystem? Det kan i hög grad bero på vem du frågar inom en organisation. Om du frågar de som arbetar inom verksamheten är det ett system som snabbt rekryterar högkvalitativa kandidater; för HR är det ett system som är lätt att administrera och som låter dem spåra och behandla kandidater snabbt; för den rättsliga avdelningen är det det system som skapar mindre arbete för dem, dvs. får inte organisationen stämd. Vissa kanske anser att det är olika mål, men enligt vår mening behöver de inte vara det. Här är fem rekommendationer om hur din organisation kan förbättra, eller skapa, ett juridiskt försvarbart rekryteringssystem som också snabbt kan anställa effektiva personer.
1) Förbättra konsekvensen
Kommer du ihåg förra månaden när verksamhetschefen personligen rekommenderade någon som misslyckades med intervjun och det kan var så att du förlagt de misslyckade resultaten och anställt personen i fråga? Nej? Bra.
Undantag och inkonsekvent praxis är ett stort problem när det gäller att säkerställa att ditt system är juridiskt försvarbart. Det är viktigt att processen, verktygen, bedömningarna och kompetenserna förblir konsekventa under en rekryteringsvåg och att alla kandidater måste uppfylla samma kriterier.
2) Granska processen…ofta
Det är en sak att se till att alla dina kandidater håller sig till samma kriterier, men det är också viktigt att dessa kriterier är jobbrelevanta och lagliga. Kräver din tjänst en gymnasieexamen? Varför? Frågar du kandidaterna om de är nöjda med 15 dollar per timme som ingångslön? Är15 dollar fortfarande startlönen?
Saker och ting förändras och det ska också din rekryteringsprocess, för att säkerställa att alla frågor du ställer är jobbrelevanta. För att identifiera de nödvändiga ändringarna måste man se till att utvärdera urvalsprocessen varje gång man annonserar ut en tjänst, och det i synnerhet om man inte har annonserat ut tjänsten på ett tag.
3) Se över lagarna
Precis som jobbets kriterier och aspekter förändras, förändras också lagstiftningen. Det är inte alltid lätt att hålla sig uppdaterad om de senaste lagändringarna, men det är viktigt att föra samtal med interna eller externa juridiska avdelningar för att förstå förändringarna och hur de kan påverka din rekryteringsprocess.
Hör exempelvis din delstat till de som har infört restriktioner om att fråga om brott i ansökningar? Om du inte är säker på svaret på den här frågan rekommenderar jag att du tar kontakt med ditt juridiska team förr hellre än senare.
4) Jobbanalys
Hur vet man vad som är och inte är relevant för en specifik tjänst? Behöver individen kunna lyfta en viss vikt? Behöver han/hon kunna vara uppmärksam på detaljer? Det enklaste sättet att säkerställa att du frågar om och bedömer jobbrelevanta koncept är att genomföra en jobbanalys.
En jobbanalys granskar specifika tjänster för att förstå de specifika delarna av ett jobb och de viktiga delarna för framgångsrik prestation. Jobbanalyser utgör en viktig del av lagenligheten men säkerställer också att din organisation anställer personer som kan utföra de nödvändiga delarna av tjänsten.
5) Extern granskning
Ju närmare vi befinner oss något, desto svårare är det att identifiera brister och förbättringsområden. De flesta föräldrar kan inte inse att deras 4-åring inte kommer att bli nästa Tiger Woods, men det är verkligen inte svårt för en utomstående att göra det.
Detta kan också vara fallet med urvalssystem. Ofta ser vi företag som förlitar sig på det faktum att “vi alltid har gjort på det här sättet” för att avgöra om en process är effektiv eller ej. Det finns många företag som under historiens lopp har förlitat sig på den klokskapen när det gäller deras organisation, det är bara så att det inte finns så många av de företagen som fortfarande är kvar idag. Tillåt någon att kritiskt utvärdera din rekryteringspraxis och det kommer sannolikt att förbättra systemets prestation och försvarbarhet.
Företag bygger alltför ofta in dessa policyer, praktiker och procedurer när det är för sent och de inte har något val eftersom de redan har förlorat eller hanterat en stämning. Tro mig: det är betydligt billigare att göra tvärtom.
