Gå till
- Utforma rekryteringsprocesser: En introduktion
- Varför bör organisationer utforma en rekryteringsprocess?
- Vilka steg ingår i utformningen av en rekryteringsprocess?
- Hur går en jobbanalys till?
- Hur kan kandidater utvärderas utifrån viktiga färdigheter, förmågor, egenskaper och attityder?
- Vilka är de mest prediktiva kandidatbedömningarna?
- Vilka är de mest engagerande kandidatbedömningarna?
- Hur utformas en prediktiv intervju?
- Hur bestäms vem som anställs?
- Hur undviks fördomar i rekryteringsbeslut?
- Blir inte rekryterande chefer som beslutsrobotar?
- Hur säkerställs att rekryteringsprocessen är lagenlig och juridiskt försvarbar?
- Hur förbättras rekryteringskvaliteten?
Utforma rekryteringsprocesser: En introduktion
En organisations rekryteringsprocess beskriver hur en rekryterande chef avser att utvärdera kandidater för att avgöra om de kommer att prestera och passa bra i en viss roll. Många organisationer följer en process som omfattar en jobbansökan, CV:n och intervjuer. Men detta är inte alltid den bästa metoden för att hitta en kandidat som passar företaget och den aktuella rollen. För att lyckas behövs ytterligare planering och utformning av rekryteringsprocessen för att identifiera kandidater med nödvändiga nyckelfärdigheter, förmågor, egenskaper och attityder.
Varför bör organisationer utforma en rekryteringsprocess?
Det finns flera skäl till varför organisationer bör lägga tid och noggrann eftertanke på att utforma en effektiv rekryteringsprocess. En väl utformad rekryteringsprocess identifierar de bästa kandidaterna från en pool av ansökande på ett snabbare, mer konsekvent och mer exakt sätt. En väl utformad process säkerställer också att ansökande behandlas rättvist, vilket är viktigt för organisationer när de bygger upp sitt rykte som arbetsgivare och varumärke. Det ska också tilläggas att en rekryteringsprocess som för samman den senaste vetenskapliga forskningen och tillämpningar för bästa praxis kan uppvisa en lagenlighet om den ifrågasätts.
Vilka steg ingår i utformningen av en rekryteringsprocess?
Utformningen av en rekryteringsprocess består av många steg. Finesser och detaljer varierar beroende på varje enskild rekryteringsutmaning, men följande delar är vanliga:
Jobbanalys
Bedömningar
Beslutskriterier
Kommunikation
Hur går en jobbanalys till?
Det slutliga målet med en jobbanalys är att ta fram en lista med nyckelkriterier som den nyanställde måste behärska för att lyckas i rollen. Det är ytterst viktigt att kriterieurvalet baseras på rätt information och data – objektivt, utan partiskhet och fokuserat på vad som faktiskt krävs för rollen. Detta bör involvera flera intressentgrupper — medarbetare, chefer, kollegor, kunder osv.
Här är några vanliga datainsamlingsmetoder:
- Genomföra intervjuer om kritiska situationer och ta reda på vilka grundorsaker som tidigare har lett till framgångar eller misslyckanden i den rollen.
- Sammanställa en lista med hjälpsamma och rollrelevanta beteenden eller kompetenser för att fastställa de mest kritiska delarna
- Använda frågeformulär om specifika roller
Analysera och validera insamlade data. Om möjligt bör resultaten jämföras med faktiska prestationsmått och nyckelindikatorer som är relevanta för rollen. Detta kan kräva tolkning med hjälp av experter som statistiker eller psykologer.
Det är också viktigt att involvera alla nyckelintressenter i rekryteringsprocessen för att komma överens om den slutliga listan med viktiga framgångsfaktorer. Listan kan sedan användas som underlag för arbetsbeskrivningen som du använder för att bedöma de ansökande.
Kan fördefinierade jobbprofiler användas?
Att behöva göra en jobbanalys varje gång en ny tjänst blir ledig är kostsamt och tidskrävande. Många organisationer bygger upp sitt eget interna bibliotek av jobbfamiljer, där liknande roller ofta använder sig av samma jobbprofil.
Men det finns resurser som kan förenkla processen med att skapa jobbprofiler trots avsaknad av befintlig information. Dessa inkluderar statlig vägledning och egna eller kommersiella modeller som konsultföretag har utvecklat över tid med sin egen kundbas.
När du använder jobbprofiler som sammanställts av en extern källa ska du vara uppmärksam på hur de är sammansatta och hur kriterier mäts.
Hur kan kandidater utvärderas utifrån viktiga färdigheter, förmågor, egenskaper och attityder?
Intervjuer är det vanligaste sättet att bedöma om en kandidat motsvarar förväntningarna. Alla intervjuer är dock inte lika effektiva och det finns ytterligare metoder att överväga som kan vara mer tids- och kostnadseffektiva.
Arbets- och organisationspsykologer har tagit fram en rad olika bedömningar som kan användas när du utformar din rekryteringsprocess. Att välja vilka tester och/eller bedömningar som ska användas är ofta en balansgång där det behöver övervägas prediktiva förmåga, engagemang för kandidater, relevans för rollen, omfattning och kostnad.
En bra jobbprofil bör naturligtvis peka mot vilken/vilka bedömningar som ska användas. Om det finns kriterier relaterade till komplexa resonemang finns det många fördelar med en bedömning av analytisk förmåga. Om interpersonella färdigheter är viktiga är det bra med ett frågeformulär om personlighet. Om det är viktigt att följa regler och riktlinjer kan ett situationsbedömningstest vara användbart.
Kandidatupplevelsen är också viktig i utformandet av en rekryteringsprocess. Många bedömningar ger en bra bild av varje ansökande men de kräver också mycket tid och energi från kandidaterna.
Eftersträvansvärt är att få rätt balans mellan prediktivitet och kandidatengagemang.
Vilka är de mest prediktiva kandidatbedömningarna?
Psykologer hänvisar till en bedömnings ”prediktiva validitet”. Det är ett sätt att prata om forskningen bakom en bedömning och hur väl data och efterföljande bedömningspoängen predicerar prestation efter anställning.
Forskning har visat att de bedömningar som har högst prediktiv giltighet är tester av analytisk förmåga, situationsbedömningstester och personlighetstester.
Tester av analytisk förmåga
Ställer utmanande, problemlösningsrelaterade frågor för att se hur många rätta svar kandidater kan ge, vanligtvis under viss tidspress. De kallas ofta vardagligt för ”IQ-tester” men, även om de verkar lika vid första anblick, har de en annan forskningsgrund som är mer anpassad för arbetsmiljö. Analytisk förmåga är en viktig komponent för att identifiera inlärningskapacitet och framtida potential.
Situationsbedömningstester
Ger kandidaterna olika scenarier som kan vara vanliga eller viktiga för rollen och bedömer deras respons och reaktion i de situationerna. Situationsbedömningstester är krävande att utforma men de är exceptionella för att utforska rollrelevant kritiskt tänkande hos ett stort antal kandidater.
Personlighetstester
Ger en djupare förståelse för vad som driver människor, skapar insikter om lämplighet för rollen och strategier för medarbetarutveckling.
Kom dock ihåg att även om dessa bedömningar är bra var för sig för att identifiera kandidater som sannolikt kommer att prestera bra i rollen, är det bäst att använda en kombination av bedömningar och mätmetoder.
Vilka är de mest engagerande kandidatbedömningarna?
Arbetssimuleringsövningar
Här får kandidater utföra en uppgift som är vanligt förekommande eller förväntad i rollen. Övningarna varierar från roll till roll och testar ofta mer tekniska färdigheter, till exempel kodning eller dataanalys. Interpersonella färdigheter utvärderas ofta genom att man ber kandidaten presentera sina resultat eller rollspela en diskussion om ämnet.
Gamifierad bedömningar
Sammanför teknik från spelindustrin med avancerade dataanalystekniker. Kandidaterna får flertalet pussel presenterade för sig. Allteftersom de genomför pusslen samlas tusentals datapunkter in. Även om pusslen ofta är intressanta och engagerande för kandidater kan man ifrågasätta hur relevanta de är för rollen och vilka psykologiska egenskaper som faktiskt mäts.
Inkludera om möjligt en kombination av både engagerande och prediktiva bedömningar i en rekryteringsprocess.
Hur bestäms vem som anställs?
Om ni har utformat en effektiv rekryteringsprocess bör beslutet om vem ni ska anställa bli relativt enkelt. Efter att ha genomfört alla bedömningar har kandidaterna fått poäng utifrån flera urvalskriterier. De kandidater som har högst poäng blir sannolikt mest framgångsrika i jobbet. Om det finns flera kandidater kvar efter hela rekryteringsprocessen kan tidigare stegs resultat användas för att få fram en kandidat. På ett eller annat sätt kommer det att finnas massor av data som underbygger och motiverar ert beslut.
Hur undviks fördomar i rekryteringsbeslut?
Vår kunskap och erfarenhet ligger till grund för vårt beslutsfattande. På många sätt är detta en användbar process som ser till att vi fattar bättre beslut mer automatiserat. Men ju mer automatiska våra tankeprocesser är, desto mer blinda blir vi inför varför vi fattar varje enskilt beslut.
Detta kan vara ett problem för rekryterande chefer som bör vara vaksamma på hur deras erfarenhet och bias påverkar bedömning och beslutsfattande.
En väl utformad rekryteringsprocess eliminerar inte alla fördomar i rekryteringsbesluten, men den kan hjälpa att uppmärksamma fördomar och vilka konsekvenser de kan få.
Här är några enkla tips på bästa praxis för att undvika fördomar i rekryteringsbeslut:
Definiera processen i förväg och håll dig till den.
Ändra inte processen medan den pågår, förutom när data tyder på att ett tidigare antagande var helt felaktigt. Om så är fallet ser du till att omställningen gäller för alla kandidater.
Tänk igenom undantagen innan de inträffar.
Förstå vilka undantag som kan uppstå från processen och undvik att fatta reaktiva och möjligen partiska beslut genom att planera för hur de ska hanteras. Hur tillgodoser ni till exempel kandidater med funktionshinder eller neurodiversitet under varje bedömning? Vad behöver ni tillhandahålla?
Ge alla lämplig utbildning.
Se till att ditt team fungerar som en väloljad maskin. Varje person ska veta exakt vad deras roll är i varje steg och hur de ska fatta beslut. De ska använda data som bevis och följa undantagsprocesser vid behov. Bedömningsleverantörer ska stödja er i detta för att säkerställa att deras bedömningar används korrekt.
Samla in multipla datapunkter.
Poängsätt nyckelkriterierna på flera sätt utifrån flera bedömningar och mätmetoder. Använd om möjligt flera chefer eller bedömare. Det hjälper er att styrka poängen och kan hjälpa er att identifiera problem med en bedömning som inte har beskrivits eller genomförts på rätt sätt.
Utvärdera processen för att upptäcka mönster och trender.
När er rekryteringsprocess är klar granskar ni er data för att utveckla processen ytterligare. Var poängen i linje med förväntningarna för alla bedömningar? Fanns det några avvikelser i de kandidater som gick vidare i processen? Presterade alla grupper som förväntat? Fanns det några skillnader i hur intervjuare och bedömare satte poäng?
Det bästa och enda sättet att undvika fördomar är att hela tiden följa bästa praxis, granska och utvärdera hur processen fungerar samt vara uppmärksam på misstag som annars kan gå obemärkt förbi.
Blir inte rekryterande chefer som beslutsrobotar?
Att utforma en tydlig och konsekvent process betyder inte att rekryterande chefer inte kan använda sin personlighet och entusiasm i processen.
Det är däremot bra att undvika att dra slutsatser utifrån en ”magkänsla” som inte kan underbyggas eller försvaras om den utmanas.
Det är fortfarande mycket värdefullt att rekryteringschefer ger sin syn på om kandidaten passar i rollen och teamet. Kandidater vill ofta prata med så många personer från organisationen som möjligt. Om ni inte ger dem den möjligheten kan det verka avskräckande eller ge ett felaktigt intryck av er organisationskultur.
Alla som pratar med kandidaten bör vara delaktiga i en debriefing om kandidatens ansökan. De olika åsikterna är en av många datapunkter ni samlar in för att bygga upp en bild av kandidaten som grund för ert beslut om huruvida ni ska anställa kandidaten eller inte.
Hur säkerställs att rekryteringsprocessen är lagenlig och juridiskt försvarbar?
Ni kan utveckla en rekryteringsprocess så att den är juridiskt försvarbar när den ifrågasätts eller utmanas genom att tillämpa den senaste forskningen och följa riktlinjerna för bästa praxis. Detta omfattar följande:
Gör en grundlig och robust jobbanalys för att tidigt identifiera framgångskriterier som är relevanta för rollen.
Mät endast arbetsrelaterade egenskaper genom bedömningsprocessen.
Använd varje bedömning som den är tänkt och se till att alla har fått lämplig utbildning.
Utvärdera noggrant vilka känsliga uppgifter ni samlar in och om det är nödvändigt att samla in dem.
Använd rättvisa metoder med data som stöd för att undvika negativa följder.
Använd valida mått med data som stöder prediktion av framtida prestation.
Följ standarder för datasäkerhet och -behandling.
Utvärdera effektiviteten och rättvisan i er process och dokumentera och implementera ändringar och justeringar.
Om ni tar genvägar eller misslyckas med tillbörlig aktsamhet inom något av dessa områden finns det en risk att eventuella framtida beslut du fattar blir svåra att motivera.
Hur förbättras rekryteringskvaliteten?
För att förbättra kvaliteten på era rekryteringsbeslut går ni tillbaka och utvärderar er rekryteringsprocess. Målet med en väl utformad rekryteringsprocess är att hitta den bästa kandidaten för jobbet på ett snabbt, effektivt och konsekvent sätt.
Ni kan ofta korrigera eller finjustera delar för att förbättra rekryteringskvaliteten.
Var er jobbanalys så bra som den kunde ha varit? Är alla nyckelkriterier med? Är kriterierna väldefinierade, lätta att förstå och används de på rätt sätt? Utvärderar bedömningarna kriterierna på ett korrekt och tillförlitligt sätt? Finns det bättre bedömningar tillgängliga? Förblir kandidaterna engagerade under hela processen? Förblir rekryteringscheferna objektiva i sitt beslutsfattande?
Det kan också finnas andra faktorer att utvärdera som inte är relaterade till själva rekryteringsprocessen.
Attraherar och når ni ut till rätt kandidater? Bör ni annonsera den lediga tjänsten på fler ställen för att locka en mer mångsidig ansökandepool? Är ert varumärke attraktivt för de kandidater ni letar efter? Står förmåner i proportion till den erfarenhet och expertis som ni efterfrågar?
Har personerna som ansvarar för processen i er organisation lämplig utbildning? Får de stöd med att tolka poäng på rätt sätt av de som utformar bedömningarna? Är de bekväma med att fatta objektiva beslut med hjälp av jobbprofilkriterierna? Även de bästa och mest erfarna ledarna får kämpa för att undvika att ”magkänslan” påverkar omdömet.
Förutsatt att dessa övergripande problem åtgärdas, och om ni optimerar er rekryteringsprocess baserat på tillgängliga data om vad som fungerar bra och vad som inte fungerar som förväntat, kan ni förbättra rekryteringskvaliteten.