Hemsida / Utforska de senaste talangtrenderna / Organisationsförändringar

Organisationsförändringar

Få rådgivning av våra specialistkonsulter

LinkedInXFacebookWhatsAppEmailSubscribeShare

Vad är organisationsförändring?

Organisationsförändring är processen där en organisation förändrar hur den arbetar eller bedriver verksamhet.  Tidigare var organisationsförändringar planerade och tillfälliga,  men med den fjärde industriella revolutionen förändras världen snabbare än någonsin, och detta på en skala och med en hastighet och komplexitet som saknar motstycke.  Organisationsförändringar är nu en ständig realitet som kräver att organisationer blir i grunden mer anpassningsbara.  De mest framgångsrika organisationerna är de som kontinuerligt svarar på och agerar utefter nya utmaningar och möjligheter.

Organisationsförändring finns i många former. Organisatoriska förändringar sträcker sig från relativt småskaliga adaptiva förändringar (t.ex. implementering av nya processer, system, IT-mjukvara) till mer transformerande förändringar av en organisations uppdrag, strategi och kultur.  En sådan transformerande förändring kan föranledas av sammanslagningar och förvärv, en ny VD, nya marknader eller stora tekniska innovationer.  Ett exempel kan vara att många lokala återförsäljare blir tvungna att ändra sin affärsmodell som svar på konkurrenter som förändrar marknaden och bedriver konkurrerande verksamhet online. 

Varför är det viktigt att hantera organisationsförändringar?

En storskalig organisationsförändring är utmanande och kräver investeringar i form av tid och energi för att lyckas, nå bättre resultat och höja prestation.  En stor del av forskningen pekar på att många organisationer brister i sin hantering av förändring. Insatserna är höga, och lämnas det till slumpen, riskerar dåligt hanterade förändringar att leda till motstånd mot nya sätt att arbeta, låg arbetsmoral, försämrade prestationer och förlust av viktiga medarbetare.  Dåligt hanterade förändringar kan leda till cynism, vilket gör det svårare att skapa engagemang i framtiden.

Att lyckas hantera förändring är därför avgörande för att generera goda resultat.  Detta kräver ett aktivt engagemang från ledare och chefer i hela organisationen. De behöver ange en riktning, engagera och motivera människor, agera förebilder och etablera nya arbetsinitiativ.

Vad är kulturförändring?

Organisationskultur är de gemensamma övertygelser och antaganden inom en organisation som kännetecknar ”hur vi gör saker här”.  Kultur är besläktad med en organisations ”personlighet”, de bestående egenskaperna och föredragna sätten att göra saker på.  Klimatet är stämningen i organisationen; hur det känns att arbeta här.  Klimatet är besläktat med en organisations emotionella intelligens, hur organisationen tar hand om sig själv och engagerar sin personalstyrka.  Ledarskapsklimat är en underkategori av detta, situationer där klimatet direkt påverkas av ledares beteenden inom organisationen.  Storskaliga organisationsförändringar kräver ofta förändring av en organisations kultur.  Peter Drucker berömda citat ”Kultur äter strategi till frukost” åsyftar att en strategi bara kan lyckas om kulturen stödjer den.  Det är till exempel osannolikt att en organisation som vill införa mångfalds- och inkluderingspolicyer för att öka representationen av minoritetsgrupper kommer att lyckas om de inte har en kultur som värdesätter skillnader.  En organisation vars framgång är beroende av att reagera snabbt på förändrade kundbehov kommer få problem att uppnå detta om de har en byråkratisk kultur där medarbetare förväntas följa strikta regler och rutiner.

Hur genomförs kulturförändring?

Det första steget för att förändra organisationskulturen är att se till att strategi ligger i linje med kultur genom att beskriva den önskade kultur som tänks stödja organisationens strategi.  Om till exempel ett företag vill utveckla kundlojalitet och förtroende, måste de gå från en kultur av hierarkisk kontroll till en kultur som präglas av autonomi och förtroende för medarbetare. Detta gör att de får större anpassningsförmåga och snabbt kan svara på kundernas behov och krav.  Nästa steg blir att ta fram de system, processer, beteenden och övertygelser som ligger till grund för den önskade kulturen.  Det leder till en process av att driva igenom förändring och skapa nya övertygelser och vanor som förstärker den önskade kulturen.  Att förändra etablerade vanor, mönster och övertygelser tar tid, och att fokusera på ledarskapsklimat är en kraftfull katalysator i en sådan processen.

Hur hanteras organisationsförändringar på ett framgångsrikt sätt?

De tre nycklarna till framgångsrik förändringshantering är följande:

1. En tydlig förändringsorsak.
2. Engagemang från ledare.
3. Möjliggörande av förändring.

För att engagera sig i förändring måste människor förstå varför förändringen sker och bry sig tillräckligt mycket om den för att förändra hur de arbetar.  Det måste finnas en övertygande vision eller orsak till förändring – så att människor förstår och köper varför den behövs och varför nu.  De måste också förstå vad den innebär för dem – vad de kan behöva göra annorlunda – och att möjligheterna den ger är motiverande.  Människor är också mer benägna att engagera sig i och genomföra förändringar när de får hjälpa till att forma dem och känna sig delaktiga under processen.  Människor är också mer benägna att genomgå storskaliga förändringar om de erbjuds tillfälle att fira framsteg och åstadkommanden längs vägen. 

För att lyckas med en förändring måste ledare förstå att deras primära roll är att påverka medarbetares tankesätt och beteenden och att detta kräver stödjande insatser hos medarbetarna.  Ledare måste vara förebilder för de önskade förändringarna och visa sitt intresse för nya sätt att arbeta. 

Organisationer i förändring måste säkerställa att människor kan genomföra de förändringar som krävs – att de har rätt resurser, system och stöd för att arbeta på nya sätt.  Att underbygga och möjliggöra förändringen är ett effektivt sätt att stärka förståelsen för orsakerna till förändringsarbetet och skapa engagemang. 

Förändring behöver förstärkas med formella och informella medel – genom prestationsmått, processtänk och arbetssätt, och även genom hur seniora ledare modellerar och agerar förebilder för de önskade förändringarna (grunderna beskrivs av McKinseys fyra byggstenar för förändring).

Även om detta är väsentligt, är komponenterna i sig inte tillräckligt eftersom en lyckad förändring kräver att organisationer tar i beaktning och hanterar de känslor som uppstår i förhållanden till förändringsarbetet.  

Psykologiskt sett söker våra hjärnor förutsägbarhet, vilket innebär att även om vi förstår skälen till förändring och accepterar den kognitivt, upplevs emotionell förändring ofta som ”smärtsam” eller ett hot.  Om känslorna inte hanteras kan även de bäst planerade förändringarna spåra ur.  All förändring innebär någon form av förlust och en utmaning för våra grundläggande psykologiska behov av säkerhet, autonomi, status, relationer och känsla av rättvisa.  Ledarskaps-neuroforskaren David Rock kallar detta för SCARF-modellen (status, certainty, autonomy, relationships, and sense of fairness).  Genom att erkänna de känslor som är förknippade med förändring kan ledare och andra som arbetar med förändring stötta människor i att förstå sina reaktioner, skapa strategier att hantera och göra det enklare att acceptera nya sätt att arbeta. 

Vilken roll har ledare i att hantera förändring?

Ledare har en viktig roll i att underlätta förändringsarbetet. Det är viktigt att ledare har inställningen och färdigheterna för att lyckas med det.  De färdigheter som krävs omfattar kommunikation och att hjälpa och stödja medarbetare genom förändringen.  Ledare måste kunna hjälpa människor att förstå förändringen – varför den sker och vad den betyder för dem och kunna motivera det genom att uppmärksamma prestationer och framgångar under arbetets gång.  De måste också kunna upptäcka när människor kämpar mot förändringen, lyssna på deras oro och stötta dem i att komma åt sina inre resurser och sin motståndskraft.

Hur hjälper emotionell intelligens ledare att hantera organisationsförändringar?

Som tidigare nämnts kräver framgångsrik förändring att man hanterar de känslor förändringen ger upphov till.  Ledare kan göra detta genom att börja med sig själva; vara medveten om sina egna attityder och känslor och ha ett öppet sinne.  Den här personliga intelligensen ger ledare tillgång till sin interpersonella intelligens så att de verkligen kan engagera sig i dem de ansvarar för, se hur de mår, lyssna på deras bekymmer, coacha dem att anpassa sig till förändringarna och möta behoven i deras team. Med emotionell intelligens kan ledare skapa ett klimat som präglas av tillit, självförtroende och självbestämmande där människor känner sig inkluderade och inspirerade.