Verbetering van de efficiëntie van de screening van sollicitaties

De projectdoelstellingen waren als volgt:

1. In een kort tijdsbestek een nieuw aantrekkelijk assessment- en online platform opleveren

Een volledig op maat gemaakt multimedia-assessment met itembank, dat realistisch, accuraat en relevant is. De test moest dynamisch functioneren en zich alleen richten op de kerncompetenties voor de functie.

2. Inclusief en toegankelijk voor alle sollicitanten

Voor het assessmentplatform was een mobile-first ontwerp nodig, een oefenwebsite om de angst bij sollicitanten weg te nemen en volledige eerlijkheid naar alle sollicitanten toe. Het ambtenarenapparaat heeft zich formeel verbonden tot het ‘Disability Confident Scheme’ (Britse regeling om open te staan voor gehandicapten), met als doel het voortouw te nemen bij het creëren van een cultuur die openstaat voor gehandicapten. Het was dus essentieel dat het platform aan de beste praktijken op het gebied van toegankelijkheidsnormen voldeed.

3. De efficiëntie verhogen en de kosten verlagen

Een belangrijke doelstelling en uitdaging van het project was de bestaande processen te verbeteren om ze efficiënter en rendabeler te maken.

De oplossing

Gezien de ambitieuze reikwijdte van het project, is elke activiteit uitvoerig gedefinieerd en zijn tijdschema’s toegewezen aan elk van de belangrijkste belanghebbenden van GRS en Talogy.

Om ervoor te zorgen dat de test realistisch is voor alle afdelingen en anciënniteitsschalen, zijn 61 diepte-interviews met interne deskundigen gehouden en zijn meer dan 200 functiebeschrijvingen doorgenomen. Een team van 9 psychologen van Talogy stelde 3.078 vragen op voor het assessment. De inhoud is vervolgens beoordeeld door 74 interne deskundigen, waarvan 42% afkomstig waren van diversiteitsnetwerken of -afdelingen. Ze werden verzocht de eerlijkheid, inclusie en relevantie van de test te beoordelen en hieromtrent feedback te geven.

De test moest ook boeiend en relevant zijn. Daarom werd een reeks van 6 workshops gehouden met 22 deskundigen om de scripts voor de multimedia-elementen van het assessment te evalueren. Er is veel moeite gedaan om diverse en getalenteerde acteurs te vinden om de test meeslepend en realistisch te maken. We ontvingen meer dan 1.300 sollicitaties, waaruit 57 van de beste acteurs werden gecast voor 77 rollen. Om de productiekosten zo laag mogelijk te houden, werd gefilmd in een studio die gespecialiseerd is in green screen. In slechts 6 dagen zijn 67 video’s gemaakt, wat aanzienlijk langer en duurder zou zijn geweest als er op locatie was gefilmd.

Belanghebbenden namen actief deel aan het project, met bijdragen van 27 beroepsgroepen, 98 departementen/instanties, personeelsnetwerken, het bureau van de Commissarissen voor ambtenarenzaken en vakbondsafgevaardigden. GRS heeft het hele project lang aanzienlijke inspanningen geleverd om gehandicapten te betrekken bij het opstellen van het ontwerp, de uitvoering en de eerste testfasen. In februari 2017 kreeg het Digital Accessibility Center (DAC) de opdracht de software te testen om te kijken of deze voldeed aan de beste praktijken op het gebied van toegankelijkheidsnormen en wetgeving. Bij deze tests waren 10 QA’s betrokken, die allemaal een handicap hadden en uit de eerste hand ondervonden welke hinderpalen een ontoegankelijke website met zich kan meebrengen.

Uiteindelijk was het de bedoeling een assessment met itembank te ontwerpen, bestaande uit 44 tests. Op basis van meer dan 16.000 testresultaten zijn eventuele discriminatie en de geldigheid van de assessments vóór de implementatie ervan geanalyseerd en zijn nauwkeurige normen opgesteld.

De resultaten

Het mobile-first multimedia-assessment is in februari 2017 gelanceerd. Sinds de lancering is de website door meer dan een kwart miljoen sollicitanten ingevuld; en de oefenwebsite is meer dan 100.000 keer ingevuld. Dankzij de test konden duizenden vacatures worden ingevuld, van administratieve tot managementfuncties.

1. In een kort tijdsbestek een nieuw aantrekkelijk assessment- en online platform opleveren
De test is een innovatieve stap voorwaarts op het gebied van assessment en biedt de sollicitant een boeiende ervaring. Elke activiteit werd in een kort tijdsbestek uitgevoerd en het succes ervan blijkt uit het feit dat meer dan 50 afdelingen van het ambtenarenapparaat het assessment in aanzienlijke mate hebben ingevoerd.

2. Inclusief en toegankelijk voor alle sollicitanten
Op basis van de analyse van een steekproef van 58.295 sollicitanten zijn de tests eerlijk bevonden op het voor de hele organisatie geldende minimumniveau. Ook is geen discriminatie vastgesteld op grond van geslacht, handicap, etniciteit of LGBT-status. Sinds de test standaard toegankelijk is, is het aantal verzoeken om aanpassingen door testdeelnemers met een handicap met maar liefst 80% gedaald.

3. De efficiëntie verhogen en de kosten verlagen
Het ambtenarenapparaat heeft geschat dat dankzij de invoering van de test, samen met twee andere psychometrische tests die voor werving worden gebruikt, sinds de livegang in januari 2017 tot oktober 2018 3,5 miljoen pond is bespaard aan middelen die niet langer nodig zijn voor het handmatig screenen van sollicitaties.