Teamontwikkeling
Wat is teamontwikkeling?
Teamontwikkeling is het proces waarbij teams samenkomen en alles in het werk stellen om hun doelstellingen te bereiken door taken uit te voeren en effectieve relaties te ontwikkelen, zowel binnen als buiten het team. De Amerikaanse psycholoog Bruce Tuckman heeft een veelgebruikt teamontwikkelingsmodel ontworpen. In zijn werk beschrijft hij de stadia van teamontwikkeling die een team gewoonlijk doormaakt:
- ‘Forming’: in deze fase focussen de teamleden op het leren over de doelstellingen van het team, taken, processen, regels en manieren van werken, en op het elkaar leren kennen. Mensen durven mogelijk hun echte mening niet uit te spreken uit angst anderen voor het hoofd te stoten of de vooruitgang te hinderen. Vaak zijn zowel de productiviteit als het conflictniveau laag, aangezien teamleden onderzoeken hoe ze moeten samenwerken.
- ‘Storming’: naarmate teamleden meer vertrouwd raken met elkaar, hun werk en de verwachtingen, groeien hun vertrouwen en bereidheid om uitdagingen aan te gaan. Zij beginnen stilaan hun manier van doen, hun doelstellingen, hun management en elkaar uit te dagen. Er kunnen conflicten ontstaan wanneer mensen meningen uitspreken, zich laten gelden en het met elkaar oneens durven zijn. Tijdens deze periode kan het personeelsverloop toenemen en kunnen de productiviteit en de prestaties negatief worden beïnvloed.
- ‘Norming’: in deze fase werkt het team samen om tot een gemeenschappelijk begrip en overeenstemming te komen over doelen, functies en hoe het werk wordt gedaan. De intermenselijke relaties gaan erop vooruit en er is meer openheid tussen mensen. De productiviteit en de prestaties verbeteren.
- ‘Performing’: een prestatiegericht team, gekenmerkt door een hoge mate van betrokkenheid, is stabiel, georganiseerd en efficiënt in de manier waarop het werkt. Consensus wordt gemakkelijk bereikt door een gedeeld begrip van doelstellingen en beweegredenen. Als er conflicten ontstaan, worden ze doeltreffend aangepakt. Een hoge mate van betrokkenheid wordt weerspiegeld in een hoge productiviteit en hoge prestaties. Ook zijn het behouden van werknemers en het aantrekken van talent gemakkelijk.
Dit proces is niet lineair, en het tempo waarin teams elke fase van teamontwikkeling doorlopen kan worden beïnvloed door vele factoren, zoals de grootte van het team, de cultuur waarin het actief is en vertrouwdheid met de taak. Teams in de fases ‘norming’ of ‘performing’ kunnen terugkeren naar de fase ‘storming’ wanneer ze worden geconfronteerd met een belangrijke verandering, zoals nieuwkomers (vooral de manager), een verschuiving in de doelstellingen/verwachtingen van het team, de taken waaraan het werkt en/of factoren buiten het team, zoals organisatiecultuur, politieke, sociale of economische kwesties. Gerichte teamontwikkelingsactiviteiten, zoals teambuildingactiviteiten, teamplanningssessies, het gebruik van psychometrie om het bewustzijn en het begrip van zichzelf en anderen te ontwikkelen, kunnen er allemaal toe bijdragen dat teams sneller vooruitgang boeken in de richting van de fase ‘performing’.
Hoe kunnen teams succesvol worden ontwikkeld?
In het boek The Wisdom of Teams definiëren Jon Katzenbach en Douglas Smith een team als: “een klein aantal mensen met complementaire vaardigheden die zich inzetten voor een gemeenschappelijk doel, prestatiedoelen en aanpak waarvoor zij elkaar wederzijds verantwoordelijk houden”.
Op basis van deze algemeen aanvaarde definitie worden benaderingen van teamontwikkeling gestaafd door het beginsel dat effectieve teams:
- een duidelijk, collectief doel en overeengekomen doelstellingen hebben
- deze doelstellingen afstemmen op de behoeften van hun betrokkenen
- de noodzaak van effectieve teamsamenwerking erkennen om deze doelstellingen te bereiken
In teamontwikkelingsmodellen wordt rekening gehouden met zes onderling samenhangende aspecten van de ontwikkeling van een team:
- Individueel
- Interpersoonlijk
- Teamrelaties
- Teamtaken
- Contacten met betrokkenen
- Bredere organisatorische context
(Systemic Team Coaching: John Leary-Joyce and Hilary Lines, 2018)
Teamontwikkelingsactiviteiten zijn bedoeld om al deze aspecten te bevorderen.
Wat zijn voorbeelden van teamontwikkelingsactiviteiten?
Teamontwikkeling is erop gericht teams in staat te stellen de bovengenoemde drie kenmerken te ontwikkelen en te behouden. Enkele voorbeelden van teamontwikkeling zijn de volgende activiteiten:
Teambuildingactiviteiten
Teambuildingactiviteiten zijn nuttig om nieuwe teams dichter bij elkaar te brengen. Teambuilding is doeltreffend als het is afgestemd op de stijl en cultuur van het team en de organisatie waarvan het team deel uitmaakt. Om een teambuildingactiviteit te doen slagen, moeten betrokkenheid en motivatie voor de activiteit worden opgewekt aan de hand van duidelijke, boeiende en opwindende communicatie namens de leiding van het team vóór en tijdens de activiteit. Teambuildingactiviteiten zijn zodanig opgezet om mensen te helpen meer over zichzelf en elkaar te weten te komen, manieren van samenwerken te verkennen en strategieën voor succesvolle samenwerking op het werk te identificeren. Door middel van actieplanning aan het eind van de teambuilding wordt de opgedane ervaring teruggekoppeld naar de werkplek. Het is van essentieel belang dat de acties worden opgevolgd, bevorderd en ontwikkeld, om het momentum te behouden en de ontwikkeling van het team voort te zetten.
Teamplanningssessies
Het team werkt met ten minste één begeleider rond een specifieke kwestie, bijv. hoe de verkoop/omzet te verhogen, de productontwikkeling te verbeteren, nieuwe klanten/markten aan te trekken, enz. De begeleider tracht er samen met het team voor te zorgen dat alle aspecten van de kwestie aan de orde komen en worden besproken, dat naar iedereen wordt geluisterd, dat ideeën worden gegenereerd en geëvalueerd en dat overeenstemming over een plan wordt bereikt. De begeleider zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het zetten van de volgende stappen bij het team komt te liggen.
Gebruik van psychometrie
Aan de hand van psychometrie worden persoonlijkheidsvoorkeuren onderzocht. Dit geeft mensen een beter beeld van zichzelf, hoe ze het liefst werken en wat hun potentiële sterke en zwakke punten zijn. Wanneer psychometrie in teamverband wordt ingezet, kan het meer inzicht bieden in hoe effectief met anderen kan worden samengewerkt, het team helpen conflicten te beheersen en de collectieve sterke punten van een team maximaliseren. Met de hulp van een bekwame begeleider kunnen teams dit verkennen door middel van een reeks ervaringsgerichte activiteiten om het geleerde in de praktijk te brengen en hen te leren hoe ze het kunnen toepassen in het dagelijkse leven binnen het team.
Feedback vragen
Teams kunnen gegevens gebruiken van metingen zoals klanttevredenheidsonderzoeken, 360°-feedbackinstrumenten en onderzoeken naar de betrokkenheid van werknemers om na te gaan hoe goed het team presteert en welke punten voor verbetering vatbaar zijn. Dit kan een krachtige manier zijn voor managers om inzicht te krijgen in hoe ze met hun managementstijl anderen beïnvloeden via het klimaat dat zij creëren. Zo kunnen ze eventuele aanpassingen identificeren die zij kunnen doen om een nog positiever klimaat te creëren waarin teamleden kunnen floreren, groeien en zich ontwikkelen.
Doeltreffende teamontwikkelingsactiviteiten zijn afgestemd op de behoeften van een specifiek team en er wordt rekening gehouden met de teamontwikkelingsfase. Begeleiders werken samen met de sponsor (vaak de teamleider) om een teamontwikkelingsplan op te stellen met duidelijke doelstellingen, tijdschema’s en methoden om de impact van het werk te meten.
Waarom is teamontwikkeling belangrijk?
Succesvolle teams zijn die teams die hun doelstellingen bereiken, en als die doelstellingen afgestemd zijn op de doelstellingen van de organisatie, zal het succes van het team bijdragen tot het algemene succes van de organisatie. Succesvolle teams hebben doorgaans een hoge mate van werknemersbetrokkenheid. Ook hebben ze minder moeite om mensen te behouden en talent aan te trekken in het team. Betrokken en tevreden werknemers zijn productiever (uit een Gallup-analyse bij 1,4 miljoen Amerikaanse werknemers is gebleken dat betrokken werknemers 22% productiever zijn dan niet-betrokken werknemers), en zorgen ook voor een hogere klanttevredenheid (uit een onderzoek van het Institute of Customer Service is gebleken dat een stijging van één procentpunt van de werknemersbetrokkenheid waarschijnlijk een stijging van 0,41 procentpunt van de klanttevredenheid oplevert).
Teamontwikkeling die gerichte teamontwikkelingsactiviteiten omvat, helpt de effectiviteit te verhogen en stelt organisaties in staat de voordelen van zeer effectieve teams te bereiken.
Welke rol speelt een manager bij teamontwikkeling?
De manager van een team heeft een grote invloed op het succes van elke teamontwikkelingsactiviteit. Management kan het succes van het werk op de volgende manieren positief beïnvloeden:
- Managers moeten open en eerlijk communiceren over het werk, het doel en het beoogde resultaat ervan, wat van iedereen (ook van de manager) wordt verlangd en de tijdschema’s. Door discussie uit te lokken en open te staan voor de ideeën van de teamleden, heeft het team het gevoel dat het inspraak heeft in het proces dat het zal doormaken.
- Door deel uit te maken van het ontwikkelingsproces, kunnen managers de leercultuur die ze voor hun teams wensen vormgeven door hun eigen leertraject te delen en te beschrijven waar ze aan werken, waarom en hoe. Managers die openlijk erkennen dat zij uit hun eigen fouten hebben geleerd en anderen aanmoedigen hetzelfde te doen, kunnen een klimaat van psychologische veiligheid creëren. Daarin voelen mensen zich op hun gemak om te innoveren, te experimenteren en dingen uit te proberen, waarbij zij leren van hun successen en mislukkingen.
- Inzicht in hun impact op het team is een krachtige manier voor managers om inzicht te krijgen in hoe ze met hun managementstijl anderen beïnvloeden via het klimaat dat zij scheppen. Dit helpt bij het identificeren van veranderingen die zij kunnen doorvoeren om een nog positiever klimaat te creëren waarin teamleden kunnen floreren, groeien en zich ontwikkelen.
- Managers moeten bereid zijn de manier waarop ze het team leiden te veranderen. Flexibiliteit is immers een sleutelvaardigheid van effectief management, waarmee managers kunnen inspelen op de huidige behoeften van degenen aan wie zij leiding geven en hun stijl kunnen aanpassen aan de omstandigheden.
- Managers die authentiek, open en consequent zijn, wekken het vertrouwen van hun teamleden. Dit kunnen ze doen door te laten zien wie zij zijn en wat voor hen belangrijk is. Vertrouwen is een essentieel onderdeel van effectieve teamontwikkeling.
- Het is belangrijk om teamontwikkeling te zien als een proces, en niet als een eenmalige activiteit. Door een teamontwikkelingsplan op te stellen met teamontwikkelingsdoelen die regelmatig worden herzien en bijgesteld, toont een manager dat hij zich richt op voortdurende verbetering. Teams blijven groeien en zich ontwikkelen en kunnen van hun ervaringen leren, mits teamleden worden aangemoedigd om regelmatig terug te blikken op ervaringen en het geleerde te delen.
Door emotionele intelligentie te ontwikkelen, kunnen managers de ontwikkeling van hun teams in deze richting ondersteunen. Emotioneel intelligente managers zijn zich bewust van hun eigen attitudes en emoties en stellen zich open op. Deze persoonlijke intelligentie zal managers helpen hun interpersoonlijke intelligentie aan te boren, zodat zij zich echt kunnen bezighouden met degenen aan wie zij leiding geven, kunnen oppikken hoe het met hen gaat, naar de zorgen van anderen kunnen luisteren, mensen kunnen coachen om zich aan te passen aan verandering en aan de behoeften van hun teams kunnen voldoen. Door een beroep te doen op emotionele intelligentie, kunnen managers een klimaat van vertrouwen en empowerment creëren waarin mensen zich betrokken en geïnspireerd voelen. In profielen rond Emotionele Intelligentie wordt een waardevol inzicht geboden in de sterke punten en werkpunten. Ook kunnen managers zich met zulke profielen concentreren op het ontwikkelen van praktische vaardigheden.