Screening vindt plaats aan het begin van de selectieprocedure. Screeninginstrumenten zijn ontworpen om kandidaten met de geringste kans op succes efficiënt uit jouw selectieproces te halen. Hierdoor kunnen de latere stappen efficiënter zijn, omdat alleen de geschiktere kandidaten overblijven. Met selectie wordt het hele proces voor de werving van talent bedoeld. Selectie is wat er gebeurt tussen het trekken van de aandacht van kandidaten en onboarding.
Een massaal wervingsproces (of recruitment in grote aantallen) is een selectieproces waarbij veel sollicitaties binnenkomen en/of veel functies moeten worden ingevuld. Het kan gaan om honderden tot duizenden sollicitaties voor een vergelijkbaar of lager aantal functies. Voorbeelden van functies waarvoor massaal wordt geworven zijn starters, contactcentermedewerkers, winkelbedienden of productiefuncties.
Wanneer er sprake is van een groot aantal sollicitaties voor functies, zetten organisaties hun wervingsprocedures in meerdere fasen op. Deze fasen worden ook wel ‘hordes’ genoemd. Ze zijn bedoeld om ongeschikte sollicitanten uit te sluiten en kandidaten die het beste passen bij de behoeften en vereisten van de functie te weerhouden. Wanneer je veel meer kandidaten verwerkt dan je functies hebt om in te vullen, zijn efficiëntie en een naadloos procesontwerp bepalend voor succes.
Screening omvat meestal verschillende stappen die kandidaten moeten doorlopen, wat organisaties helpt de beste persoon voor de baan te vinden.
Er zijn veel manieren om de kandidatenpool te beperken, en organisaties kunnen verschillende methoden of hulpmiddelen gebruiken, zoals:
Het proces van recruitmentfasen waarbij verschillende instrumenten of methoden worden gebruikt om de kandidaten in kleinere aantallen te sorteren, wordt ook wel een ‘wervingstrechter’ genoemd, (zie afbeelding)
Een groot aantal kandidaten kan het proces beginnen in fase één (bijv. het sollicitatieformulier). Dit aantal wordt teruggebracht door in elke fase een percentage van de kandidaten af te laten vallen of door te laten gaan. Het doel van elk selectieproces is kandidaten die het best bij de functie en de organisatie passen, te laten doorstromen en andere kandidaten die niet aan de belangrijkste vereisten, vaardigheden of kenmerken voldoen, uit te filteren.
Het is belangrijk een degelijk en eerlijk wervingsproces op te zetten. Dit kan worden bereikt door gebruik te maken van meerdere fasen en instrumenten waarvan wetenschappelijk is bewezen dat zij effectief zijn.
Het is belangrijk te bedenken wat de functie inhoudt en wat een organisatie in een kandidaat zoekt. Met een ‘functieanalyse’ kunnen de taken en het gedrag in kaart worden gebracht die in de functie vereist zijn. Het functieanalyseproces moet de basis vormen van jouw selectiesysteem. Met de functieanalyse worden de belangrijkste kenmerken of vaardigheden vastgesteld die nodig zijn om in de functie te slagen. Het zijn deze kenmerken die in elke fase van het wervingsproces door jouw selectieproces moeten worden gemeten.
Zodra dit is gebeurd, is het belangrijk te kiezen hoeveel fasen en welke soorten instrumenten zullen worden gebruikt om de kandidaten te evalueren. Om een succesvolle selectieprocedure op te zetten, moet met het volgende rekening worden gehouden:
De eerste screeningsvragen voor kandidaten in een selectieproces zijn gericht op de geschiktheid van die kandidaat om te werken. Voldoen zij bijvoorbeeld aan de basisvereisten of -kwalificaties van een organisatie? Deze vragen moeten:
1. Objectief zijn: Kandidaten komen in aanmerking of niet; er is geen grijs gebied
2. Niet vergelijkend zijn: Deze vragen worden niet gebruikt om kandidaten te vergelijken om te zien wie ‘beter’ is; het zijn ‘must haves’ voor iedereen
3. Werkgerelateerd zijn: Elke vraag die je stelt, moet een duidelijk verband hebben met de vereisten van de baan.
Als aan het begin van het wervingsproces van een organisatie vragen voor voorafgaande screening worden gebruikt, zijn die bedoeld om ongeschikte kandidaten vroegtijdig uit het proces te verwijderen. Om nalevingsredenen zijn deze vaak gericht op basiskwalificaties die nodig zijn voor de baan, zoals:
1. Heb je het recht om in dat land te werken?
2. Ben je wettelijk bevoegd om te werken (d.w.z. ben je ouder dan een bepaalde leeftijd)?
3. Kun je bepaalde dagen of uren werken?
Kandidaten die dit soort vragen fout beantwoorden, worden in deze fase van de voorafgaande screening afgewezen.
Het is belangrijk om kandidaten geïnteresseerd en betrokken te houden in een selectieproces, en om ze snel aan te nemen zodat ze niet bij concurrenten aankloppen. Een lange, ingewikkelde of inefficiënte procedure is een van de meest voorkomende redenen waarom kandidaten hun sollicitatie intrekken, waardoor organisaties getalenteerde mensen mislopen. Enkele manieren om snel en doeltreffend te werven, zijn:
