Förbättra urvalsprocessen för att säkerställa bättre lämplighet och minska personalomsättningen

Utmaning

Andelen anställda som säger upp sig, särskilt under det första året, är en bra indikator på en organisations effektivitet när det gäller att anställa och assimilera personal. Andelen anställda som säger upp sig under första året i sjukhussektorn, 28,3 %, är betydligt högre än i övriga amerikanska branscher, där siffran är 21,5 %. Efter sitt första år på ett sjukhus lämnar 22,2 % av sjuksköterskorna sina tjänster och för vissa delar av sjukhuspersonalen är omsättningen ofta över 50 % (PricewaterhouseCoopers Saratoga 2012/2013 U.S. Human Capital Effectiveness Report). Rapporten indikerar också konsekvenserna på resultatet. Kostnaden för personalomsättning uppskattas vara 1,5 gånger grundlönen för anställda som inte omfattas av arbetsgivarens ansvarsförsäkring och 0,5 gånger grundlönen för övriga anställda. Dessa fyra sjukhus, som ingår i samma vårdsystem, ligger inom en radie på 24 km från varandra. Omsättningen bland servicepersonal hade historiskt sett varit hög, speciellt inom mat,- miljö- och transporttjänster – upp till 63 %. Systemet hade gjort omfattande analyser och provat flera strategier med begränsad framgång. Dessutom granskade rekryteringscheferna upp till 50 meritförteckningar och intervjuade upp till 10 kandidater för att tillsätta en enda tjänst. Det hade inte funnits någon samordning av rekryteringsåtgärderna och de fyra sjukhusen tävlade faktiskt om talanger från samma kandidatpool.

Lösning

Personalomsättning är ett komplext problem, men den mest direkta lösningen är att förbättra urvalsprocessen för att säkerställa bättre lämplighet för jobbet och att kandidaternas färdigheter och beteendekompetenser ligger i linje med den önskade organisationskulturen. Därför valde vi en heltäckande metod:

Definiera de önskade kompetenserna

Pålitlighet är den första funktionella kompetens man kommer att tänka på när det gäller dessa tjänster. Högre ledare inom detta vårdsystem förstår att personalen på frontlinjen påverkar patientens och familjens upplevelse. De vill ha personal som ska bidra till den patientnära kultur de bygger upp. Vårt team använde fokusgrupper och undersökningar för att förstå inte bara de variabler som historiskt har bidragit till personalomsättningen utan även de som förutspår långsiktig framgång. På bara några veckor utvecklade vi en kompetensmodell för dessa tjänster som skulle ligga till grund för ett effektivt och juridiskt försvarbart rekryteringssystem.

Centralisering av rekryteringsprocessen

I samarbete med personalavdelningen utformade vi en centraliserad process för att hitta och gallra kandidater till alla fyra sjukhus, för att säkerställa maximal avkastning på rekryteringsinsatserna från en gemensam talangpool. Det centrala teamet granskar ansökningar och preliminära bedömningsresultat, för att eliminera kandidater med små chanser att lyckas. En telefongallring minskar poolen ytterligare och de slutliga kandidaterna skickas till rekryteringschefen. En kommunikationsprocess skapades, så att rekryterare och rekryteringschefer kan arbeta nära varandra för att ständigt förbättra effektiviteten och urvalsnoggrannheten.

Bedömningsverktyg

Rekryteringsteamet använder Talogys lösning för sjukvårdssektorn (tidigare ServiceFit® för sjukvårdssektorn), som administreras smidigt via deras rekryteringssystem, för att utvärdera kandidaternas kompetenser och sålla ut de kandidater med lägst matchning. Kortfattade, strukturerade beteendeintervjuguider utvecklades utifrån de definierade kompetenserna. Alla rekryteringschefer har fått utbildning i Select Interviewing^® med en kombination av live-utbildning och Select Interviewing^® Online, vilket säkerställer en effektiv, prediktiv kandidatintervju.

Resultat

Kortsiktig personalomsättning

Bara under projektets fyra första månader rekryterades 121 anställda. Jämfört med de 119 anställningarna under samma period föregående år halverades personalomsättningen på kort sikt. Faktiska besparingar: 450 000 USD. Besparingar under ett helt år: 1,3 miljoner USD.

Effektivitet

Systemet gör det möjligt för rekryterare att begränsa kandidatpoolen till en mer kvalificerad grupp ansökande utan att öka antalet rekryterare, mängden arbete eller energi. Rekryterare och rekryteringschefer lägger bara tid och resurser på bättre kvalificerade kandidater. Rekryteringscheferna behöver inte granska meritförteckningar och när en kandidat skickas till rekryteringschefen av det centrala teamet är sannolikheten att kandidaten är lämplig för rekrytering 85 %. På så sätt kan cheferna lägga mer tid på att hantera och mindre tid på att rekrytera.

Patientupplevelsen

Vårdpersonalen märkte snabbt en förbättring av transportörernas kvalitet. Återkoppling från personalavdelningen efter ett vårdteammöte: