Förbättra effektiviteten vid granskning av jobbansökningar

Projektet hade följande mål:

1. Leverera en ny engagerande bedömnings- och onlineplattform på kort tid

En helt skräddarsydd multimediabedömning som är realistisk, korrekt och relevant. Testet behövde fungera dynamiskt för att bara fokusera på nyckelkompetenserna för jobbet.

2. Inkluderande och tillgängligt för alla kandidater

Bedömningsplattformen krävde en utformning med fokus på mobila enheter, en övningssida för att hjälpa till att minska kandidaternas ångest och måste vara helt rättvis mot alla kandidater. Civilförvaltningen förband sig formellt att uppfylla kraven i Disability Confident Scheme, med syftet att leda vägen för att skapa en kultur som inkluderar personer med funktionsnedsättningar. Därför var det avgörande att plattformen uppfyllde standarder för bästa praxis för tillgänglighet.

3. Förbättra effektiviteten och sänka kostnaderna

Ett centralt mål och en utmaning med projektet var att förbättra befintliga processer för att göra dem mer effektiva och kostnadseffektiva.

Lösningen

På grund av projektets ambitiösa omfattning definierades varje aktivitet i detalj och tidsplaner tilldelades till var och en av nyckelintressenterna från GRS och Talogy.

För att testet skulle vara realistiskt för olika avdelningar och tjänstenivåer genomfördes 61 djupgående intervjuer med interna experter och över 200 arbetsbeskrivningar granskades. Ett team med 9 psykologer från Talogy genererade 3 078 frågor för bedömningen och innehållet granskades av 74 interna experter, varav 42 % var från mångfaldsnätverk eller -enheter. De ombads bedöma och kommentera testet vad gället rättvisa, inkludering och relevans.

Testet behövde också vara engagerande och relevant. Därför genomfördes en serie av 6 seminarier med 22 experter för att granska manusen för bedömningens multimediaelement. Betydande ansträngningar lades på att identifiera begåvade skådespelare med stor mångfald för att göra testet uppslukande och realistiskt. Över 1 300 ansökningar kom in, varav 57 av de bästa skådespelarna fick 77 roller. För att säkerställa att produktionen var så kostnadseffektiv som möjligt filmades den i en studio specialiserad på grön skärm (green screen). 67 videor producerades på endast 6 dagar, vilket skulle ha tagit betydligt längre tid och blivit mycket dyrare om de filmats på plats.

Projektet omfattade ett betydande engagemang bland intressenter med bidragsgivare från 27 yrkesgrupper, 98 avdelningar/byråer, personalnätverk, civiltjänstkommissariens kontor och fackföreningsrepresentation. GRS gjorde en betydande insats under hela projektet för att inkludera funktionshindrade personer i utredning, implementering och tidiga testfaser. I februari 2017 fick Digital Accessibility Center (DAC) i uppdrag att testa programvaran för att säkerställa att den uppfyllde bästa praxis för tillgänglighetsstandarder och -lagstiftning. Denna testning omfattade 10 kvalitetssäkringspersoner som alla hade funktionsnedsättningar och som själva har upplevt de hinder som en otillgänglig webbplats kan skapa.

I slutändan var målet att designa en artikelbanksbedömning som bestod av 44 tester. Över 16 000 resultat från tester användes för att analysera de negativa följderna och giltigheten i bedömningarna före implementering samt för att skapa korrekta standarder.

Resultaten

Den mobilanpassade multimediabedömningen lanserades i februari 2017. Sedan lanseringen har den genomförts av över en kvarts miljon ansökande och övningssajten har använts 100 000 gånger. Testet har hjälpt till att tillsätta tusentals tjänster, från administrativa befattningar till ledarroller.

1. Leverera en ny engagerande bedömnings- och onlineplattform på kort tid
Testet är ett innovativt steg framåt inom bedömning, vilket ger en engagerande upplevelse för arbetssökande. Varje aktivitet levererades inom en kort tidsperiod och framgången återspeglas i det betydande antalet avdelningar inom civilförvaltningen som valde att implementera den: över 50 stycken.

2. Inkluderande och tillgängligt för alla kandidater
Baserat på analysen av ett urval av 58 295 kandidater har testerna bedömts som rättvisa på organisationens miniminivå för godkänt betyg och orsakar inte negativa följder baserat på kön, funktionsnedsättning, etnicitet eller hbtq-status. Eftersom testet är tillgängligt som standard har antalet förfrågningar om justeringar från funktionshindrade testtagare minskat med smått otroliga 80 %.

3. Förbättra effektiviteten och sänka kostnaderna
Civilförvaltningen har uppskattat att implementeringen av testet, som en del av en trio av psykometriska tester som används vid rekrytering, har sparat 3,5 miljoner pund i resurser som inte längre behövs för att manuellt granska jobbansökningar. Detta sedan testet gick live i januari 2017 och fram till oktober 2018.