Av Bekah Regan, konsult
Jag läste nyligen en artikel i Harvard Business Review om bästa praxis för exitintervjuer. Exitintervjuer kan vara ett effektivt verktyg för att förstå vissa drivkrafter för personalomsättning i organisationen. Men i likhet med många andra insatser är de nödvändigtvis reaktiva. Att identifiera trender och mönster i personalomsättningen i din organisation kräver data – vilket innebär att du måste vänta på att personalomsättningen sker innan du funderar på “varför”.
Visst finns det även proaktiva metoder för att minska personalomsättningen. Viss personalomsättning kan förebyggas genom att man investerar i ledarskapsutbildning, säkerställer konkurrenskraftig lön/förmåner, skapar en önskvärd kultur osv. Många av dessa metoder kan vara storskaliga, kostsamma och långsiktiga. Även när vi vet vad som är bäst för organisationen kan vi på grund av affärs- eller resursbegränsningar tyvärr inte alltid implementera eller agera utifrån den kunskapen.
Mindre gräsrotsinsatser kan vara en mer genomförbar lösning, och det var det som fångade min uppmärksamhet i artikeln i Harvard Business Review. Författarna föreslår att man genomför regelbundna bibehållandesamtal med medarbetarna. Specifikt föreslår de tre frågor för att driva på samtal om karriärtillfredsställelse och förbättra bibehållande av medarbetarna:
- Hjälper vi dig att bli effektiv i ditt nuvarande jobb?
- Hjälper vi dig att bygga en framgångsrik karriär?
- Hjälper vi dig att få ett tillfredsställande liv?
Det jag gillar med den här rekommendationen är att den är väldigt enkel och slagkraftig. Tillsammans omfattar de här tre frågorna viktiga områden (plan för generationsväxling, karriärtillfredsställelse och utbrändhet). Svaren på de här frågorna kan hjälpa cheferna att få fram idéer om hur man bättre kan hjälpa medarbetarna i hela organisationen. En persons kommentarer och åsikter kan delas av många, så de kan vara startpunkten för organisationsövergripande förbättringar innan människor ger sig av för att gräset är grönare någon annanstans.
För det andra är de här frågorna personliga. Organisationsövergripande undersökningar om engagemang och ständiga förbättringar är värdefulla för insatser på hög nivå. Sådana undersökningar ger dock ingen information om en anställds personliga värderingar, drömmar och gränser. Individuell hänsyn är en del av det som skapar en bra ledare, men cheferna måste först lära sig mer om personen för att kunna göra detta på ett effektivt sätt. Genom att ställa de här frågorna får cheferna möjlighet att lära känna sina anställda. Det öppnar dörren för samtal om karriärmål, balansen mellan arbete och privatliv och vad medarbetaren känner sig frustrerad över just nu. Rustade med denna information blir cheferna bättre rustade att bygga relationer, engagera medarbetarna, mildra stressen, kämpa för medarbetarnas behov och utveckla attraktiva karriärvägar inom organisationen. Samtidigt får medarbetarna höra någon som säger: “Jag ser dig, jag hör dig, jag bryr mig om dig… och jag ska göra något åt det.”
Att prioritera dessa frågor vid regelbundna incheckningar stärker slutligen den aktuella forskningen och den allmänna uppfattningen om att konsekvent, pågående feedback är mer fruktbar än mindre frekventa beröringspunkter. Genomför bibehållandesamtalen med jämna mellanrum snarare än att ha de här samtalen i slutet eller början av året. I likhet med nya “spontanundersökningar”, vilka syftar till att samla in realtidsdata om organisationens nuvarande tillstånd, gör ett regelbundet införlivande av de här frågorna att cheferna inte riskeras att överraskas av låg moral, missnöje eller utbrändhet – eller ännu värre, en känsla av ånger (“Om jag bara hade vetat att han/hon kände så här skulle jag kunna ha X.”).
Dessutom är det vid incheckningar med chefer enkelt att fokusera på jobbets taktiska karaktär. Att till exempel diskutera status för aktuella projekt, var han/hon står i fråga om vissa mätetal och dela med sig av råd om hur man hanterar en tuff situation. Här är ett förslag – starta en regelbunden incheckning med de tre bibehållandefrågorna, diskutera sedan de taktiska frågorna om det finns tid. Ditt arbete kommer att bli gjort. Det gör det alltid. Men det är här och nu du kan och ska börja förstå och redogöra för personalomsättningens drivkrafter.
Som mitt favoritcitat om löpning lyder: “Tror du att du kommer att springa imorgon? Kom ihåg att det sa du igår.” Så, börja nu, innan morgondagen kommer.
