Av Amie Lawrence, fil. dr., direktör för globala innovationer
I april 2021 höll Society of Industrial and Organizational Psychology (SIOP) sin 36:e årliga konferensen virtuellt. SIOP är en sammanslutning av I/O-psykologer som studerar arbetsplatsbeteende. På grund av pandemin ägnades många sessioner åt ämnet distansarbete, inklusive ett panelsamtal med titeln “Working Anywhere: How-to Guide from Seasoned Remote Workers.” liI detta samtal diskuterade en panel med distansarbetare (Ché Albowicz, MS; Amy Gammon, fil. dr., Katrina (Katie) Piccone Merlini, fil. dr., Jessica Petor, MS; och ordförande, Amie Lawrence, fil. dr.) sina erfarenheter av distansarbete, både positiva och negativa, och delade med sig av råd för att hjälpa dem som kanske är lite nyare på området. I det här blogginlägget ges en sammanfattning av den information som presenterades under samtalet.
För- och nackdelar med distansarbete
Det finns flera fördelar med att arbeta på distans. Till exempel rapporterar en del distansarbetare att deras produktivitet ökar när de arbetar hemifrån och de tycker att flexibiliteten blir bättre. Distansarbetare har också uppvisat högre nivåer av arbetstillfredsställelse och prestation, förbättringar av balansen mellan arbete och fritid samt minskad stress och avsikt att sluta på jobbet. Paneldeltagarna uppgav att de åtnjöt fördelar som flexibilitet i schemat, ingen pendling (tids-/kostnadsbesparingar), förbättrat fokus och en känsla av egenmakt.
Det finns dock även vissa nackdelar kopplade till att arbeta på distans. När medarbetare övergår till en distansarbetsmiljö sker en förändring av hur deras arbete utformas i fråga om hur de får sitt arbete gjort och kommunicerar med andra. En annorlunda arbetsmiljö kan avsevärt förändra arbetets utformning på sätt som kan vara mindre tillfredsställande för både medarbetare och arbetsgivare. Om någon passar jobbet dåligt kan detta leda till mer negativa attityder mot jobbet, lägre prestationer och ökade kontraproduktiva arbetsbeteenden. Som du kan se kan samma miljö leda till motsatta utfall beroende på person och situation.
I en nyligen genomförd undersökning av Price Waterhouse Cooper (PwC) var de vanligaste utmaningarna de anställda rapporterade bristande motivation, minskad produktivitet, ofta på grund av konflikter mellan arbete och familj, svårigheter att kommunicera och samarbeta samt ensamhet/isolering. Några av paneldeltagarna höll med om listan och nämnde svårigheterna med att hantera ansvaret hemma och på jobbet under pandemin när skola, barnomsorg och andra tjänster inte var tillgängliga. Ett annat vanligt problem var kommunikation och teknikberoende. När hela personalstyrkan arbetade på distans och med virtuella arbetsteam ökade antalet möten, vilket gjorde det svårare för medarbetarna att utföra sina uppgifter och resulterade i extraarbete.
Råd direkt från distansarbetare
Paneldeltagarna svarade på en rad frågor om sina erfarenheter av att arbeta på distans. De sammanfattade diskussionen i fyra viktiga lärdomar för distansarbetare:
1. Sätt gränser
Att sätta fysiska och mentala gränser är nyckeln till framgång som distansarbetare eftersom det minimerar konflikten mellan arbete och familj. En idealisk distansarbetsmiljö omfattar ett separat kontorsutrymme med en dörr att stänga, möbler som är lämpliga rent ergonomiskt och all den utrustning man behöver för att göra sitt jobb. Att ha en dedikerad arbetsyta gör det möjligt för medarbetaren att hålla arbete och hem så fysiskt åtskilda som möjligt. Dessutom är det viktigt att sätta gränser när det gäller tiden. Det är lätt att jobba för mycket när hemmet och kontoret är på samma plats. Att lära sig gå iväg från jobbet och ignorera aviseringar och/eller ringande telefoner när arbetsdagen är över är viktigt för att ställa om mentalt. Respektera på så sätt din tid på jobbet och hemma genom att ge din tid och uppmärksamhet åt respektive aktivitet.
2. Visa empati och inkludering
Många kontorsanställda har förutfattade meningar och antaganden om distansarbetare när det gäller arbetsstil och etik. Vissa ledare kan till och med känna ett behov av att övervaka eller stämma av med sina distansarbetare för att se till att de arbetar. Var försiktig så att du inte dömer dina distanskollegor, i synnerhet de som har extra utmaningar att hantera under pandemin. Behandla alla med respekt och empati med tron att alla gör så gott de kan.
Kopplat till detta, vidta extra åtgärder för att säkerställa att alla teammedlemmar är inkluderade i möten och diskussioner. Personer som inte har fast anställning eller är mer introverta kan ha svårt att göra sina röster hörda. Konferensmöten kan vara svårnavigerade när stora grupper samlas och det finns många åsikter. Om så behövs, fråga vissa teammedlemmar direkt om deras åsikt eller följ upp med dem senare för att höra deras perspektiv. Läs mer i ett blogginlägg jag skrev nyligen om att skapa ett inkluderande klimat på jobbet.
3. Skapa förtroende
Lita på andra. Lita på dig själv. Skaffa förtroende från andra genom att fullfölja dina åtaganden. Eftersom de flesta distansarbetare har en autonom arbetsmiljö är egenmakt inbyggt i arbetets utformning. Men om ledare inte litar på sina distansarbetare och försöker övervaka eller kontrollera dem kan det påverka deras arbetsrelation. Detaljstyrning och distansarbete går inte ihop. Ett klimat av förtroende leder till en känsla av psykologisk trygghet och acceptans. När medarbetarna känner att de hör till och är accepterade leder det till mer positiva känslor för deras jobb och organisation, vilket leder till förbättrad prestation och engagemang.
4. Bygg relationer
Det är ofta svårare att etablera ett starkt nätverk av kollegor när man jobbar på distans. Tyvärr är affärsreglerna desamma oavsett var du sitter. Därför är det fortfarande värdefullt att få socialt kapital och synlighet inom din organisation för att avancera i karriären. Att inleda relationer ligger ofta på den distansanställda. Lägg ner lite tid och kraft på att ringa det där telefonsamtalet, boka ett möte eller skicka ett e-postmeddelande för att presentera dig och lära dig hur du navigerar i organisationen. Det är svårt att skapa förtroende utan en meningsfull relation. Det kan ta mer tid än i en kontorsmiljö, men du kan fortfarande skapa starka band med kollegor du kanske aldrig träffar personligen.
Alla spelar en roll för att få distansarbete att fungera
Det går att vara en nöjd och produktiv distansarbetare. Under rätt omständigheter, där distansarbetaren har en idealisk arbetsplats, är villig att göra jobbet för att bygga effektiva arbetsrelationer och arbetar för en organisation som är stödjande, stärkande och inkluderande, kan distansarbetare blomstra. Pandemin har påskyndat en trend för distansarbete som redan var på väg att slå igenom. Många kontorsanställda kanske aldrig kommer att jobba på kontoret igen i samma egenskap. I och med att fler och fler anställda arbetar på distans eller i ett hybridarrangemang, rekommenderar vi att ha dessa råd i åtanke för att minimera utmaningarna och maximera effektiviteten för ditt företag.
Referenser
Bentley, T.A., Teo, S.T.T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. 2016. “The role of organizational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach.” Applied Ergonomics, 52, 207-215.
Gajendran, R. S., & Harrison, D. A. 2006. “The good, the bad and the unknown about telecommuting: Meta-analysis of individual consequences and mechanisms of distributed teams.” Paper presented at the annual meeting of the Academy of Management, Atlanta, GA.
Hackman, J.R., & Oldham, G.R. 1976. “The job characteristics model.” Organizational Behavior and Human Decision Processes, 16, 256.
IBM 2020. IBM Study: “COVID-19 Is Significantly Altering U.S. Consumer Behavior and Plans Post-Crisis Personal Mobility, Retail Shopping, and Event Attendance Are Among the Areas Most Impacted.” https://newsroom.ibm.com/2020-05-01-IBM-Study-COVID-19-Is-Significantly-Altering-U-S-Consumer-Behavior-and-Plans-Post-Crisis.
Price Waterhouse Coopers (PwC) 2020. “It’s time to reimagine where and how work will get done.” https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html#:~:text=Top%20findings%3A,in%20our%20June%202020%20survey
SHRM 2020 COVID-19 Research: “How the pandemic is challenging and changing employers.” https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-news/pages/new-shrm-research-on-how-covid-19-is-changing-the-workplace.aspx.
Zeng, J. 2019. “Workers cite productivity and focus as top reasons to work remotely.” American Marketing Association. https://www.ama.org/marketing-news/global-state-of-remote-work-survey/.
