Av Amie Lawrence, fil. dr., direktör för globala innovationer
Vid volymrekryteringar stöter HR-specialisterna på en del unika utmaningar. Att utveckla en effektiv och ändamålsenlig rekryteringsprocess är inte lätt, och att få i uppdrag att rekrytera hundratals eller tusentals anställda under tidspress skapar sina egna unika utmaningar. Detta gäller särskilt för instegstjänster inom branscher som tillverkningsindustrin, distributionscenter och callcenter. I det här blogginlägget kommer vi att diskutera tre områden där personalavdelningens medarbetare kan komma att få kämpa när de arbetar för att slutföra ett volymrekryteringsprojekt.
3 vanliga utmaningar HR-team står inför under volymrekryteringsprojekt
1. Att känna till jobben
Rekryteringen kan inte påbörjas förrän du förstår vilka tjänster som behöver tillsättas och vad du ska leta efter hos blivande anställda. Detta kan vara ett av de svåraste skedena vid planeringen av en massrekryteringsomgång, eftersom rekryteringsbehoven i många fall är unika för just den expansionen. Om nyetableringen är en ny anläggning inom ett befintligt företag kanske en systeranläggning kan hjälpa HR-personalen med vad de behöver göra. Oavsett vilket måste HR-specialisterna ta reda på exakt hur många de behöver anställa för att hantera den inledande arbetsbelastningen och hur man annonserar efter och gallrar bland kandidaterna.
I en etablerad organisation är det första steget för att skapa en effektiv rekryteringsprocess en jobbanalys. Detta omfattar vanligtvis att observera anställda som utför den tjänst/de tjänster som är av intresse och att inrätta fokusgrupper för att ta reda på mer om den kunskap, de färdigheter och de förmågor (KSA) som är förknippade med framgång på jobbet. Urvalsprocessen byggs sedan upp med jobbanalysen som grund.
Om det inte finns några redan anställda att observera och intervjua finns det en del olika metoder för att få fram den här informationen:
- Besök en anläggning med liknande tjänster och använd deras anställda för att studera KSA. Detta alternativ används ofta när nyetableringen är en ny anläggning inom ett befintligt företag. Vissa organisationer kan dock ha relationer med företag inom samma bransch där denna typ av samarbete är möjlig.
- Intervjua en grupp organisationsledare och branschexperter om deras vision för jobben och vilken typ av arbete de anställda kommer att utföra. Den här gruppen kan diskutera de KSA de anser vara nödvändiga för att utföra jobbet framgångsrikt. Denna framgångsprofil kan användas för inledande rekrytering och kan revideras efter att de anställda befinner sig på jobbet och utför de tjänster som är av intresse.
- Ytterligare en metod för att samla in information om jobben är genom onlinebibliotek som O*Net. Den här webbplatsen har arbetsbeskrivningar och uppgiftslistor för ett stort antal yrken. Den kan utgöra en utgångspunkt för de flesta tjänster inom en organisation.
När jobben har studerats och framgångsprofilerna fastställts ska en urvalsprocess utformas som mäter de viktigaste framgångsfaktorerna. Det finns många urvalsverktyg tillgängliga för att identifiera de bästa kandidaterna, några av dessa kommer att diskuteras i nästa avsnitt. Viktigt att komma ihåg är att alla bedömningsverktyg som ingår i processen ska användas enhetligt för alla kandidater, för att säkerställa rättvisa och noggrannhet.
2. Hantera kandidater
Efter att urvalsprocessen har utformats uppmanas kandidaterna att söka. På grund av det stora antalet tjänster får de som leder rekryteringsprojektet in många ansökningar men har få interna resurser för att hantera dem. Ett sätt att hantera kandidatflödet är att utnyttja tekniken. Att automatisera en del av datainsamlingen och beslutsfattandet kan göra din process mer effektiv. Med hjälp av ett online-frågeformulär kan till exempel huvuddelen av spårningsprogrammen för sökande automatiskt gallra bort individer som inte uppfyller de grundläggande kvalifikationerna. Andra automatiserade funktioner omfattar automatisk schemaläggning – kandidater som uppfyller specifika standarder får en länk för att boka själva för nästa skede i rekryteringsprocessen. Dessutom kan onlinebedömningar av anställda inkluderas i en urvalsprocess för att samla in mycket träffsäker information om kandidaterna utan att det behövs en resurs som möter kandidaterna ansikte-mot-ansikte. Bygg din process så att automatisering hjälper dig att reducera kandidatpoolen till de mest kvalificerade. Använd bara dina personalresurser på de bästa kandidaterna.
Automatisering kan göra en process mer effektiv, men det är viktigt att vara uppmärksam på hur kandidaten reagerar på din organisation och ansökningsprocess. Det är viktigt att kommunicera realistiska förväntningar till dina kandidater om var de befinner sig i processen och hur ofta de kan förvänta sig att bli kontaktade.
3. Hitta ledare
Många organisationer tillsätter ledarroller genom att befordra internt. I en expansiv situation kan ledarroller behöva tillsättas utifrån, med lite kännedom om individen. Ledare är nyckeltjänster i en ny anläggning eller expansion eftersom de ansvarar för att få fart på alla och etablera en arbetsplatskultur. Ledarnas förmåga att hantera förändringar och uppnå resultat har stor inverkan på ett företags framgång.
En vanlig metod för att hitta starka ledare är att rekrytera ledare från annat håll inom företaget eller från liknande branscher. Dessa ledare för med sig mycket tekniska kunskaper om branschen och mycket relevant erfarenhet. Denna metod kan vara mycket effektiv, men det är inte troligt att den innebär att alla lediga ledarroller tillsätts. Därför behövs det rekrytering och gallring för ledare. Genom vår erfarenhet av att anställa ledare under de senaste två decennierna har vi lärt oss att effektiva ledare har vissa egenskaper och färdigheter som kan leda till framgång oavsett branscherfarenhet. Ett av de bästa sätten att identifiera individer med dessa färdigheter är att använda ledarskapsbedömningar, vilka kan ge en djupgående inblick i ledarskapskompetenserna. Dessa ledarskapsbedömningar kan också användas för att identifiera anställda med hög potential, vilka kan förberedas för framtida ledarroller. De är också effektiva utvecklingsverktyg för att identifiera luckor så att enskilda individer kan få utbildning inom områden där de behöver utvecklas. Sammantaget kan ledarskapsbedömningar vara ett bra sätt att hitta bra ledare, identifiera framtida ledare och förbättra reservkraften hos det nuvarande ledningsteamet.
Utifrån min erfarenhet av att vägleda organisationer som rekryterar för expansion kan jag tryggt säga att det kan vara utmanande och stressigt. Tipsen som beskrivs ovan kan vara användbara för att hjälpa HR-specialister att navigera vid volymrekryteringar. För mer information om detta ämne, ladda ner vår Guide to High Volume Hiring Success.
Lycka till med rekryteringen!
