Av Paul Glatzhofer, vice verkställande direktör för Talent Solutions
Att ge återkoppling är inte alltid lätt, och vissa människor är helt enkelt naturligt bättre på det än andra. Genom åren har jag dock utbildat hundratals personer i hur man ger återkoppling. Med övning och vägledning kan vem som helst utveckla denna färdighet.
En självklar men ofta förbisedd sak är att komma förberedd till mötet. Vi har alla mycket att göra, men se till att avsätta tid för att granska resultaten i förväg. För att göra 360 så effektiv som möjligt behöver du komma rustad med en plan. Du vill ju inte att första gången du analyserar den samlade informationen ska vara precis före, eller ännu värre, under samtalet.
När du är färdig med de här förberedelserna är du redo att använda tipsen nedan för att ge återkoppling som kan omsättas i praktiken, oberoende av hur många eller hur få gånger du har gett återkoppling.
Innan du börjar:
- Var tydlig med dina avsikter. Förbered för samtalet genom att återupprepa målen för 360-processen, samtidigt som du påminner medarbetaren om att inte ta någon konstruktiv återkoppling personligen. Varje enskild anställd har utrymme för förbättringar oavsett nivå, erfarenhet eller tjänst.
- Fråga personen som får återkoppling om hans eller hennes egna styrkor och svagheter. Att be om detta i förväg anger tonen för resten av mötet eftersom de anställda ofta är mer medvetna om dessa egenskaper än de inser. De här exemplen kommer att hjälpa till att utforma resten av diskussionen eftersom återkopplingen från deras arbetsledare, kolleger och underordnade sannolikt kommer att vara samstämmig och man kan hänvisa till den, och förstärka var de utmärker sig och var de kan bli bättre.
- Börja samtalet med styrkorna. De flesta av oss föredrar att höra om vad vi gör bra snarare än om var vi har utrymme för förbättringar. Inleder man processen med positiva nyheter fungerar det som en påminnelse om att vissa saker görs bra innan den konstruktiva återkopplingen levereras.
Under återkopplingsprocessen:
- Se till att det blir ett dubbelriktat samtal och uppmuntra till frågor. Det finns ingen som gillar att sitta i ett möte där de känner att någon pratar till dem, i synnerhet inte när det handlar om personlig återkoppling. Skapar man en ömsesidig dialog kommer det att kännas mindre formellt och mottagaren blir mer avspänd.
- Kom ihåg att det finns både positiva och negativa sidor med varje del av återkopplingen. Till exempel kanske någon som har en god känsla för detaljer inte klarar av att vara en visionär för framtiden. Samarbeta i så fall med honom eller henne för att ge förslag på hur man kommer ifrån detaljerna och ett kortsiktigt angreppssätt för att istället se konsekvenserna på lång sikt. Påpeka att båda angreppssätten är viktiga, men att det yttersta målet är att uppnå en balans mellan de två.
- Var objektiv, genuin och icke-dömande. Hur du framför budskapet är otroligt viktigt eftersom du inte vill att personerna ska känna sig nedslagna när de lämnar mötet. Det är naturligtvis inte målet med den här övningen och de kommer att vara mycket mindre benägna att genomföra positiva förändringar om de känner att de har fått verbalt “stryk”. Det kanske låter självklart, men var vänlig och direkt under hela interaktionen.
- Använd exempel på beteende och hänvisa till jobbsammanhanget – och var specifik. Om du är som jag kan exempel göra en enorm skillnad för genomförandet. Om jag känner att jag vet hur man genomför en del av de här förslagen är det mycket mer sannolikt att jag aktivt åstadkommer en förändring. Om jag känner att det är mer abstrakt kommer jag att behöva kämpa för att göra verkliga framsteg. Dela upp återkopplingen i lättsmälta bitar som är lätta att förstå.
- Var konstruktiv – fokusera på framtiden och på nästa steg. Påminn dem om att tanken inte är att de ska känna att de står inför rätta, utan att helt enkelt ta upp områden där förbättringar kan ske. Formulera din återkoppling på ett positivt sätt, som “när du väl har bemästrat den färdigheten kan du tänka på att arbeta med den här färdigheten”. Det här gör att förbättringar verkar vara möjliga att uppnå, samtidigt som det uppmuntrar dem att bryta ner utvecklingsåterkopplingen i mindre mål istället för att försöka arbeta med allt på en gång.
- Beröm styrkorna men var inte rädd för eller tveka att ge återkoppling som berör utveckling. Även om “duktigt jobbat” kan vara nog så motiverade, får du mycket mindre nytta av den här övningen om du inte ägnar lite tid åt de svagheter som identifierats. Vi får inte glömma att en 360 till namnet indikerar en väl avvägd syn på den anställda och dennes arbetsstil, både det som är bra och det som är dåligt.
- Avsluta alltid positivt. Ett enkelt exempel är: “Du har en del fantastiska styrkor – låt oss fokusera på några områden för att hjälpa dig att lyckas ännu bättre.” Du vill att de ska känna sig nöjda med vad de gör bra på sitt jobb och stärkta att förbättra sig på de områden där de kan ha vissa luckor.
Efter återkopplingsprocessen:
- BONUSTIPS: Få det att fastna. Det här mötet får inte vara sista gången de här rekommendationerna diskuteras. Arbeta in den här återkopplingen i medarbetarens individuella utvecklingsplan och gör den till en punkt att stämma av om dennes framsteg minst en gång i kvartalet.
Som mellanhand mellan de som besvarat enkäten och mottagaren spelar du en mycket viktig roll. Även om det inte alltid är den mest bekväma diskussionen att föra kan du vara avgörande för om hela processen blir effektiv. Ingen press såklart, men desto viktigare för dig att finslipa dina färdigheter som den som levererar resultaten.
