Geschreven door Alissa Parr, Ph.D., Senior Consultant
Een van de uitdagingen waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen, is het verloop van kandidaten tijdens het wervingsproces. Kandidaten kunnen zich om verschillende redenen uit de sollicitatieprocedure terugtrekken, bijvoorbeeld omdat ze niet geïnteresseerd zijn in het bedrijf, een andere baan aangeboden krijgen of het gevoel hebben dat de wervingsprocedure oneerlijk is. Al deze redenen kunnen het gevolg zijn van een langdurig wervingsproces. Kandidaten die in bepaalde fasen van het wervingsproces in een “wachtpositie” worden geplaatst, kunnen de indruk krijgen dat het bedrijf hen als kandidaat niet naar waarde schat, en zich als gevolg daarvan uit het proces terugtrekken. Bovendien is het een realiteit dat kandidaten andere baanalternatieven zoeken en met verschillende bedrijven gesprekken voeren. Andere bedrijven die kandidaten sneller kunnen verwerken, hebben de overhand omdat zij de kandidaat eerder een aanbod kunnen doen dan andere bedrijven. In het algemeen is het zinvol de tijd voor het wervingsproces in te korten. Of, anders gezegd, het is belangrijk om het wervingsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Een van de indicatoren waar wij ons het eerst op concentreren, is doeltreffendheid. Dit is zeer belangrijk omdat dit het verschil kan maken tussen een goede en slechte werving. Efficiëntie is echter ook een belangrijke factor waarmee in het selectieproces rekening gehouden moet worden. Gewoonlijk is er sprake van ‘geven en nemen’ tussen factoren als doeltreffendheid en efficiëntie. Het is als snelheid en nauwkeurigheid. Als je je snelheid verhoogt, heeft je nauwkeurigheid de neiging af te nemen. Dit hoeft echter niet altijd het geval te zijn voor doeltreffendheid en efficiëntie in een wervingsproces. Hieronder vindt u een aantal tips om de juiste plek te vinden voor een maximale doeltreffendheid en efficiëntie.
Structureer het proces om de middelen die tijdens de eerste fasen van het proces nodig zijn tot een minimum te beperken.
Het uiteindelijke doel van elk wervingssysteem is een grote pool van kandidaten terug te brengen tot één of enkele. In wezen moet het systeem worden opgezet als een trechter, waarbij in elke stap niet-gekwalificeerde kandidaten worden verwijderd. In het beginstadium, wanneer u de meeste kandidaten met meer variabele vaardigheidsniveaus hebt, kunt u het best hulpmiddelen gebruiken die gemakkelijk en kosteneffectief te beheren zijn. U kunt bijvoorbeeld beginnen met een sollicitatie waarin wordt gevraagd naar de basiskwalificaties voor de baan. Dit zijn eenvoudige en kosteneffectieve oplossingen waarmee degenen die niet gekwalificeerd zijn voor de functie, kunnen worden geëlimineerd. Bovendien kunt u een korte assessment opnemen om uw meest risicovolle kandidaten te identificeren en uit te filteren. Als u deze kandidaten in een vroeg stadium elimineert, kunt u meer tijd besteden aan de kandidaten die beter gekwalificeerd zijn. Dit levert veel tijd- en kostenbesparingen op. In de latere stadia kunt u beter over diepgaandere en meer middelen vergende instrumenten beschikken (bv. op gedrag gebaseerde interviews of diepgaande assessments).
Automatiseer het proces.
Een van de beste manieren om uw wervingssysteem efficiënter te maken, is over te schakelen op elektronische toepassingen en hulpmiddelen. Als u een elektronisch platform gebruikt, kan de puntentelling in het systeem worden ingebouwd, zodat u automatisch weet of de kandidaat voor die stap geslaagd of gezakt is. Dit zorgt voor meer standaardisatie, elimineert giswerk bij het wervingsteam, en stroomlijnt het proces. Door het proces te automatiseren, zijn minder middelen nodig, vooral in de beginstadia. Kandidaten zouden zichzelf bijvoorbeeld in het systeem kunnen invoeren, een eerste elektronisch sollicitatieformulier invullen en vervolgens automatisch worden uitgenodigd voor een screen-out assessment als zij voor alle eerdere fasen zijn geslaagd.
Gebruik instrumenten die voorspellend zijn voor het succes van uw beoogde vacature.
Ten slotte mag snelheid bij de werving nooit ten koste gaan van kwaliteit. Zorg ervoor dat u alle noodzakelijke stappen in een functieanalyse doorloopt om de meest kritieke kennis, vaardigheden en bekwaamheden voor de beoogde functie te identificeren. Selecteer vervolgens instrumenten waarmee deze competenties nauwkeurig en betrouwbaar kunnen worden gemeten. De kortste en goedkoopste assessment is niet altijd het beste instrument voor uw vacature en daarom moet u zeer kritisch zijn bij de keuze van de te gebruiken instrumenten. Door wat meer tijd te besteden aan het front-end, kunt u ervoor zorgen dat u een systeem creëert dat zowel doeltreffend als efficiënt is.
Uw systeem efficiënter maken, kan meerdere voordelen hebben: het creëert een positievere kandidaatervaring, het vermindert de tijd die het wervingsteam nodig heeft, het creëert kostenbesparingen en het verkort de totale tijd tot indienstneming. Door enkele van de bovenstaande tips toe te passen, kunt u ervoor zorgen dat uw systeem zowel efficiënt als doeltreffend is, zodat u sneller de beste kandidaten kunt werven.
