Geschreven door Brian Dishman, Senior Consultant
Gestandaardiseerd werk is een van de fundamentele bouwstenen van een lean productieproces. Het moet de eerste bouwsteen zijn van een lean wervingsproces. Elke goede productiekwaliteitsmanager begrijpt dat je geen kwaliteit kunt garanderen zonder een standaardprocedure om de consistentie van het proces te waarborgen. Als human resources consultant ben ik vaak verbaasd over het aantal bedrijven dat geen welomschreven, gestandaardiseerde wervingsprocedures heeft. Veel bedrijven vertrouwen erop dat hun wervingsmanagers hun eigen interviews en eenvoudige tests bedenken voor de evaluatie van de kandidaten voor openstaande vacatures binnen hun team. Deze aanpak heeft echter ernstige tekortkomingen. Hieronder staan vier redenen waarom een gestandaardiseerd kandidaat-evaluatieproces leidt tot een hogere kwaliteit van aangenomen werknemers:
- Een inconsistent proces leidt tot inconsistente resultaten. Een proces dat niet gestandaardiseerd is, is niet echt een proces, maar eerder een willekeurige verzameling van criteria. Indien de selectiecriteria voor elke evaluatie verschillend zijn, is het onmogelijk de doeltreffendheid te bepalen van elk afzonderlijk gegevenspunt dat voor de selectie wordt gebruikt. Welke criteria waren doeltreffend in het besluitvormingsproces? Welke criteria waren ondoeltreffend of zelfs contraproductief? Als u consequent een gestandaardiseerd proces toepast, zult u na verloop van tijd de antwoorden op deze vragen leren kennen.
- Je hebt geen normen zonder een gestandaardiseerd proces. Zonder een standaardproces heb je eigenlijk geen normen. De eerste stap bij het opzetten van een gestandaardiseerd proces is het definiëren van de doelstellingen of normen van het proces. Wat zijn de competenties die belangrijk zijn voor onze banen en voor onze organisatie? De input van de functie-inhoudsdeskundigen vragen en die competenties documenteren is de eerste stap in het standaardiseren van het wervingsproces. De formele naam voor deze eerste stap is functieanalyse. Door deze eerste stap te zetten, hebben de belanghebbenden de normen van het selectieproces vastgesteld en gecodificeerd.
- Iedereen gebruikt dezelfde meetlat. Een gestandaardiseerd wervingsproces zorgt ervoor dat uw recruiters en wervingsmanagers dezelfde referentiepunten gebruiken bij het nemen van beslissingen. Wat is een “goede” kandidaat? De definities van Joe en Alice van “goed” kunnen heel verschillend zijn. Door het proces en de criteria te standaardiseren, biedt de organisatie die definitie van “goed” voor al haar teamleden die bij het wervingsproces betrokken zijn. Iedereen gebruikt dezelfde taal bij het beschrijven van kandidaten. Een recruiter of wervingsmanager zal in staat zijn een wervingsbeslissing beknopt en accuraat uit te leggen aan zijn/haar teamlid. Wervingsmanagers zullen meer vertrouwen hebben in de beslissingen die recruiters nemen dankzij het gestandaardiseerde proces.
- Voortdurende verbetering. Voortdurende verbetering is de bezielende geest van een lean filosofie. Het is onmogelijk een proces te verbeteren zolang het niet gestandaardiseerd is. Een proces moet gestandaardiseerd en dus gestabiliseerd zijn voordat er verbeteringen worden aangebracht. Als een proces van hier naar daar verschuift, zal elke verbetering slechts een andere variatie zijn die soms door sommige teamleden wordt gebruikt, maar verder wordt genegeerd.
Een gestandaardiseerde wervingsprocedure heeft ook andere voordelen dan een betere kwaliteit van de aangenomen werknemers. Een van de belangrijkste is de juridische verdedigbaarheid. Een inconsistente procedure is een vruchtbare bodem voor discriminerende wervingspraktijken. Een inconsequente toepassing van de criteria kan onbedoeld leiden tot de perceptie van favoritisme of ongelijke behandeling.
