Geschreven door Jaclyn Menendez, Ph.D., Project Consultant
Hoe winstgevend uw bedrijf ook is, geen enkele organisatie kan het zich veroorloven tijd te verspillen – vooral niet in een tijd waarin veel mensen worden geworven. Dit geldt met name tijdens het wervingsproces: inefficiëntie betekent niet alleen dat u kandidaten misloopt, het betekent ook een ramp voor uw eigen productiviteit. Veel teams denken dat ze de kunst van het werven onder de knie hebben, maar onze ervaring is dat er binnen bijna elke organisatie ruimte is om te verbeteren. Bekijk onze checklist van beste praktijken en vergelijk die met uw eigen proces. Waar ziet u overlapping met uw eigen systemen, en waar ziet u een kans om efficiënter te worden?
U hebt een specifiek en gericht wervingsproces.
Elk efficiënt selectiesysteem begint met een goed geïnformeerd wervingsproces. Voordat u zelfs maar overweegt uw vacature open te stellen en kandidaten te zoeken, moet u vrij zeker zijn van het soort opkomst dat u kunt verwachten. Zo voorkomt u dat u te veel adverteert en overspoeld wordt met kandidaten terwijl u maar een paar vacatures te vervullen hebt, of, wat vaker voorkomt, dat u veel vacatures hebt en niet genoeg geïnteresseerde kandidaten.
U hebt een redelijk aantal hindernissen te overwinnen, en u weet hoe lang elke hindernis duurt.
Vanaf de eerste sollicitatie tot het eindgesprek moet u precies weten hoe de kandidaatervaring zal zijn. Zorg ervoor dat u het proces voor de kandidaat zo gedetailleerd mogelijk hebt geschetst, althans voor interne referentie. Op die manier kunt u de sollicitanten op de hoogte houden van de tijdschema’s voor elke stap en kunt u ervoor zorgen dat u geen tegenstrijdige of te omslachtige stappen hebt ingebouwd. Besteed de meeste aandacht aan de eerste hindernissen, want in die fase zijn de sollicitanten nog niet zo betrokken en is de kans groter dat zij het proces opgeven.
U biedt online opties aan waar mogelijk.
Als u probeert kandidaten te werven zonder enige online aanwezigheid, dan kunt u zeker efficiënter werken. Hoewel niet iedereen een computer heeft, beschikken de meeste mensen over een mobiele telefoon en heeft iedereen toegang tot een plaatselijke bibliotheek. Dankzij deze tools hoeft u niet te eisen dat kandidaten persoonlijk solliciteren tot u hen een rondleiding wilt geven of een interview wilt afnemen. Als er een stap in uw wervingsproces is die geen online optie heeft, denk er dan serieus over na om die te updaten.
Uw volgorde van handelingen minimaliseert de menselijke middelen.
Het aantal hindernissen in een wervingsproces kan variëren, maar de juiste volgorde van die hindernissen zou over het algemeen dezelfde moeten blijven. Om tijd vrij te maken voor het sollicitatiegesprek is het altijd een goed idee om uw eigen mensen er zo weinig mogelijk bij te betrekken: dit betekent dat u de cv-screening moet automatiseren, al in een vroeg stadium assessments moet opstellen om de minst gekwalificeerde sollicitanten eruit te filteren, en daarna eventueel nog een assessment moet doen om de pool nog verder te verkleinen. Tegen de tijd dat er telefoongesprekken of interviews plaatsvinden, zouden alleen uw top-kandidaten nog bij het proces betrokken mogen zijn.
Uw assessment filtert het juiste percentage kandidaten.
Een goed geplaatste assessment kan van onschatbare waarde zijn tijdens het selectieproces. Als de assessment echter te veel of te weinig sollicitanten uitsluit, is het geen nuttig onderdeel van uw proces en zal uw wervingsefficiëntie eronder lijden. Investeer in een kwaliteitsvolle functieanalyse om er zeker van te zijn dat u de juiste competenties evalueert en de juiste scores toekent.
Bij uw interviewproces worden geen onnodige mensen betrokken.
In de laatste fase van het wervingsproces is het gebruikelijk dat de sollicitant ten minste één wervingsmanager ontmoet. Hoewel sollicitatiegesprekken een prima manier zijn om uw vragen over de assessment of het cv op te volgen, moet u voorkomen dat het een opgeblazen of tijdrovend instrument wordt. In plaats van elke manager van de fabriek erbij te halen, laat u alleen de meest relevante of gekwalificeerde wervingsmanager het gesprek voeren. Gebruik bovendien een gestructureerde interviewprocedure, zodat u niet bij elke sollicitant het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat u alle kandidaten consistente vragen stelt die relevant zijn voor hun functie.
En, hoe verging het u volgens onze aanbevolen checklist? Als u hebt gemerkt dat er gebieden zijn waarop u kunt verbeteren, maakt u zich dan geen zorgen. PSI kan u begeleiden als u ontwikkelingsmogelijkheden hebt op een van de bovenstaande gebieden. Neem contact met ons op voor meer informatie.
