Geschreven door Amie Lawrence, Ph.D., Director of Global Innovation
In april 2021 werd de 36e jaarlijkse conferentie van de Society of Industrial and Organizational Psychology (SIOP) virtueel gehouden. SIOP is een bijeenkomst van I/O-psychologen die gedrag op de werkplek bestuderen. Vanwege de pandemie gingen veel sessies in op het thema thuiswerken, waaronder een paneldiscussie getiteld “Werken vanaf elke locatie: Instructiegids van doorgewinterde thuiswerkers”. In deze sessie besprak een panel van thuiswerkers (Ché Albowicz, M.S.; Amy Gammon, Ph.D.; Katrina (Katie) Piccone Merlini, Ph.D.; Jessica Petor, M.S.; en voorzitter, Amie Lawrence, Ph.D.) hun ervaringen met telewerken, zowel positieve als negatieve, en deelde advies om degenen te helpen die misschien nieuw zijn met deze regeling. Deze blog geeft een samenvatting van de informatie die tijdens die sessie werd gepresenteerd.
Voor- en nadelen van thuiswerken
Er zijn verschillende voordelen aan werken op afstand. Zo melden sommige thuiswerkers dat hun productiviteit toeneemt wanneer ze thuiswerken en dat ze hun werk flexibeler vinden. Ook is gebleken dat thuiswerkers tevredener zijn over hun werk en beter presteren, dat het evenwicht tussen werk en privéleven beter is, en dat ze minder stress ervaren en minder geneigd zijn te vertrekken. De panelleden verklaarden dat zij voordelen ondervonden zoals flexibiliteit van het werkrooster, geen woon-werkverkeer (tijd- en kostenbesparing), een betere concentratie en een gevoel van empowerment.
Er zijn echter ook enkele nadelen verbonden aan werken op afstand. Wanneer werknemers in een thuiswerkomgeving gaan werken, verandert de manier waarop zij hun werk doen en met anderen communiceren. Een andere werkomgeving kan de functie-opzet ingrijpend veranderen op manieren die voor de werknemer en de werkgever minder bevredigend kunnen zijn. Als iemand niet geschikt is voor de baan, kan dat leiden tot een negatievere werkhouding, slechtere prestaties en meer contraproductief werkgedrag. Zoals u ziet kan dezelfde omgeving tot tegengestelde resultaten leiden, afhankelijk van de persoon en de situatie.
In een recent onderzoek van Price Waterhouse Cooper (PwC) waren de meest voorkomende uitdagingen die door werknemers werden gemeld een gebrek aan motivatie, verminderde productiviteit vaak als gevolg van conflicten tussen werk en gezin, problemen met communicatie en samenwerking, en eenzaamheid/isolement. Sommige panelleden waren het met deze lijst eens en noemden de moeilijkheden die zij ondervonden om de verantwoordelijkheden thuis en op het werk te combineren tijdens de pandemie, toen school, kinderopvang en andere diensten niet beschikbaar waren. Een ander veelvoorkomend probleem was de communicatie en de afhankelijkheid van technologie. Met volledig thuiswerkende arbeidskrachten en het overwicht van virtuele werkteams nam het aantal vergaderingen toe, wat het voor werknemers moeilijker maakte om taken te voltooien en resulteerde in extra werkuren.
Rechtstreeks advies van thuiswerkers
De panelleden beantwoordden een reeks vragen over hun ervaringen met werken op afstand. Zij vatten hun discussie samen in vier belangrijke conclusies voor thuiswerkers:
1. Grenzen stellen
Fysieke en mentale grenzen stellen is de sleutel tot succes als thuiswerker door conflicten tussen werk en gezin tot een minimum te beperken. Een ideale thuiswerkomgeving omvat een aparte kantoorruimte met een deur, ergonomisch geschikt meubilair en alle apparatuur die nodig is om het werk uit te voeren. Een eigen werkruimte biedt de werknemer de mogelijkheid om werk en privé zo fysiek mogelijk gescheiden te houden. Daarnaast is het belangrijk om grenzen te stellen aan de tijd. Het is gemakkelijk om over te werken als huis en kantoor dezelfde plaats zijn. Leren weg te lopen van het werk en het negeren van meldingen en/of rinkelende telefoons als de werkdag erop zit, is belangrijk om mentaal te kunnen schakelen. Respecteer ook uw werk- en thuistijd door uw tijd en aandacht aan de respectieve activiteit te besteden.
2. Empathie en inclusie tonen
Veel kantoormedewerkers hebben vooroordelen en veronderstellingen over thuiswerkers wat betreft werkstijl en ethiek. Sommige leiders kunnen zelfs de behoefte voelen om hun werknemers op afstand te controleren of ze wel werken. Veroordeel uw thuiswerkende collega’s niet, vooral degenen die tijdens de pandemie met extra uitdagingen te maken hebben. Behandel iedereen met respect en empathie in de overtuiging dat iedereen het beste doet wat hij of zij kan.
Neem extra maatregelen om ervoor te zorgen dat alle teamleden worden betrokken bij vergaderingen en discussies. Personen met een minder goede reputatie of die meer introvert zijn, kunnen het moeilijk vinden om hun stem te laten horen. Conferentievergaderingen kunnen moeilijk te navigeren zijn wanneer grote groepen bijeenkomen en er veel meningen moeten worden gedeeld. Roep indien nodig bepaalde teamleden naar voren om hun mening te vragen of neem later contact met hen op om hun perspectief te horen. Lees meer in een recente blogpost die ik schreef over het opbouwen van een inclusief klimaat op het werk.
3. Vertrouwen scheppen
Vertrouw anderen. Vertrouw uzelf. Win het vertrouwen van anderen door uw beloften na te komen. Omdat de meeste thuiswerkers een autonome werkomgeving hebben, is empowerment ingebouwd in hun functie-ontwerp. Als leiders hun thuiswerkers echter niet vertrouwen en hen proberen te monitoren of te controleren, kan dat gevolgen hebben voor hun werkrelatie. Micromanagement en thuiswerken gaan niet samen. Een klimaat van vertrouwen leidt tot een gevoel van psychologische veiligheid en aanvaarding. Als werknemers het gevoel hebben dat ze erbij horen en geaccepteerd worden, leidt dat tot positievere gevoelens ten opzichte van hun baan en organisatie, wat zich vertaalt in betere prestaties en betrokkenheid.
4. Relaties opbouwen
Het is vaak moeilijker om een sterk netwerk van collega’s op te bouwen als u op afstand werkt. Helaas zijn de regels van het bedrijfsleven hetzelfde, ongeacht waar u zit. Daarom is het verwerven van sociaal kapitaal en zichtbaarheid binnen uw organisatie nog steeds waardevol om vooruitgang te boeken in uw carrière. De last van het initiëren van relaties ligt vaak bij de werknemer op afstand. Neem de extra tijd en moeite om dat telefoontje te plegen, een afspraak te maken, of een e-mail te sturen om uzelf voor te stellen en te leren hoe u door de organisatie moet navigeren. Het is moeilijk vertrouwen te scheppen zonder een betekenisvolle relatie. Het kost misschien meer tijd dan in een kantooromgeving, maar u kunt toch sterke banden smeden met collega’s die u misschien nooit in levenden lijve ziet.
Iedereen speelt een rol in het laten slagen van thuiswerken… of eigenlijk werk in het algemeen
Het is mogelijk om een tevreden en productieve thuiswerker te zijn. Onder de juiste omstandigheden, waarbij de thuiswerker een ideale werkplek heeft, bereid is het werk te doen om effectieve werkrelaties op te bouwen, en werkt voor een organisatie die ondersteunend, versterkend en inclusief is, kunnen thuiswerkers floreren. De pandemie heeft een trend van thuiswerken, die al aan de gang was, versneld. Veel kantoormedewerkers zullen misschien nooit meer in dezelfde hoedanigheid op kantoor werken. Nu steeds meer werknemers op afstand of in een hybride regeling werken, raden wij u aan deze adviezen in gedachten te houden om de uitdagingen tot een minimum te beperken en de doeltreffendheid voor uw bedrijf te maximaliseren.
Referenties
Bentley, T.A., Teo, S.T.T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. 2016. “The role of organizational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach.” Applied Ergonomics, 52, 207-215.
Gajendran, R. S., & Harrison, D. A. 2006. “The good, the bad and the unknown about telecommuting: Meta-analysis of individual consequences and mechanisms of distributed teams.” Paper presented at the annual meeting of the Academy of Management, Atlanta, GA.
Hackman, J.R., & Oldham, G.R. 1976. “The job characteristics model.” Organizational Behavior and Human Decision Processes, 16, 256.
IBM 2020. IBM-onderzoek: “COVID-19 Is Significantly Altering U.S. Consumer Behavior and Plans Post-Crisis Personal Mobility, Retail Shopping, and Event Attendance Are Among the Areas Most Impacted.” https://newsroom.ibm.com/2020-05-01-IBM-Study-COVID-19-Is-Significantly-Altering-U-S-Consumer-Behavior-and-Plans-Post-Crisis.
Price Waterhouse Coopers (PwC) 2020. “It’s time to reimagine where and how work will get done.” https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html#:~:text=Top%20findings%3A,in%20our%20June%202020%20survey
SHRM 2020 COVID-19-onderzoek: “How the pandemic is challenging and changing employers.” https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-news/pages/new-shrm-research-on-how-covid-19-is-changing-the-workplace.aspx.
Zeng, J. 2019. “Workers cite productivity and focus as top reasons to work remotely.” American Marketing Association. https://www.ama.org/marketing-news/global-state-of-remote-work-survey/.
