Geschreven door Kate Van Bremen, Ph.D., Consultant
Het doel van een functieanalyse is om te leren wat belangrijk is voor succes in een specifieke baan – wat voor soort kennis, vaardigheden, bekwaamheden (ook bekend als: KSA’s), eigenschappen, gedragingen, enz. zijn belangrijk voor succes in de functie. Zodra we de competenties hebben vastgesteld, of de taken die belangrijk zijn om de job met succes uit te voeren, kunnen we bepalen hoe we die het best kunnen meten.
De gegevens van een functieanalyse kunnen helpen bij een groot aantal belangrijke zaken in de levenscyclus van de werknemer: Functiebeschrijvingen, selectiecriteria, interviewgidsen, criteria voor prestatie-evaluatie, enz. Het uitvoeren van een rigoureuze functieanalyse helpt om de juridische verdedigbaarheid van het selectieproces te versterken door aan te tonen dat de gemeten KSA’s verband houden met de functie. De stappen van een functieanalyse kunnen variëren en op verschillende manieren worden uitgevoerd, maar hieronder staan enkele onderdelen waaruit een solide functieanalyse kan bestaan.
Bij het verzamelen van deze gegevens in elke stap is het belangrijk in gedachten te houden dat de steekproef die u neemt – via observaties, vergaderingen, enquêtes, enz. – een representatieve steekproef van de populatie is. U wilt bijvoorbeeld niet alleen kijken naar degenen die in de eerste ploeg werken; als de eisen van degenen die in de tweede ploeg werken anders zijn, wilt u er zeker van zijn dat u hen in de analyses betrekt. Als er meerdere afdelingen zijn die onder de functietitel vallen die u analyseert, zorg er dan voor dat u de verschillende afdelingen in uw analyse opneemt, voor zover dat mogelijk is. Het is ook ideaal als de demografie van de steekproef die u analyseert, relatief evenredig is met de verdeling van die demografie in de huidige werknemerspopulatie.
1) Verzamelen van archiefgegevens
Een belangrijke eerste stap is het verzamelen van alle bestaande informatie over welke KSA’s belangrijk zijn voor succes in de functie. Hierbij kan worden gedacht aan functiebeschrijvingen waarin de functie-eisen worden vermeld (bv. “veel aandacht voor details”). Het kan alle bestaande competentiemodellen omvatten die de competenties schetsen die belangrijk zijn voor succes in de organisatie en de functie. Het zou ook formulieren en criteria voor prestatie-evaluatie kunnen bevatten. Dit vertelt ons tegen welke maatstaf de prestaties van een werknemer worden afgezet (bv. “volgt veiligheidsprocedures”).
2) Rondleiding door de faciliteit/observatie van het werk
Zo kunnen functie-analisten observeren wat er op het werk gebeurt – de taken die als onderdeel van het werk worden uitgevoerd (bv. tellen van producten om in dozen te verpakken), de omgeving (bv. warm, stoffig), de mate waarin ze met anderen interageren, enz. Natuurlijk moet u bij deze stap uw gezond verstand gebruiken. Het is zinvol dit in de functieanalyse op te nemen wanneer de baan op instapniveau is. In meer professionele functies is het misschien niet zo waardevol om te kijken hoe werknemers reageren op e-mails of verslagen schrijven.
3) Focusgroepen met Job Content Experts (JCE’s)
In deze fase van het proces zou een analist diegenen ontmoeten die de baan en de verantwoordelijkheden van de functie zeer goed kennen. Het kan gaan om huidige, goed presterende werknemers en degenen die toezicht houden op de functie. In het algemeen vergaderen een of twee analisten met een groep van 5 tot 8 JCE’s, maar de groepen kunnen ook veel kleiner zijn of het kunnen zelfs één-op-één gesprekken omvatten. Tijdens deze bijeenkomsten, net als bij de andere stappen in het proces, is het de bedoeling te leren wat er nodig is om succesvol te zijn in de functie. Welke taken worden er uitgevoerd? Welke KSA’s zijn vereist? Wat voor eigenschappen of vaardigheden vertonen succesvolle werknemers?
4) Enquêtes
Het is niet altijd praktisch of raadzaam om met elke werknemer in de functie een gesprek te hebben. Om de input te krijgen van de bredere populatie van werknemers in de functie, is het echter goed om extra bestaande werknemers een enquête te laten invullen waarin ze het belang van de competenties beoordelen die in de vorige delen van de functieanalyse als belangrijk voor succes werden geïdentificeerd. Dit is een belangrijke stap, aangezien de focusgroepen de analist waardevolle kwalitatieve gegevens verschaffen, terwijl de enquêtes meer kwantitatieve informatie verschaffen die objectiever kan worden geanalyseerd.
5) Bijeenkomsten met belanghebbenden/visionairs
Bespreking met de belangrijkste betrokkenen is een belangrijk onderdeel van de functieanalyse. Tijdens deze bijeenkomsten krijgen de analisten inzicht in de perspectieven van deze waardevolle leden met betrekking tot de doelpositie en de organisatie in het algemeen. Analisten vragen om achtergrondinformatie, waaronder de aanleiding voor het huidige project. Zij bepalen ook of er problemen zijn met de juridische verdedigbaarheid, of er specifieke KSA’s of andere gedragingen zijn die mogelijk tekortschieten of ontbreken. Deze bijeenkomsten bieden ook een forum voor het bespreken van eventuele grotere organisatiedoelstellingen of -initiatieven die van invloed kunnen zijn op de competenties of het competentieniveau dat nodig is voor succes in de beoogde functie.
Conclusie
Onthoud dat een functieanalyse een integraal onderdeel uitmaakt van een nauwkeurige assessment van de werknemer. Elke stap – het verzamelen van archiefgegevens, werkobservatie, focusgroepen, enquêtes en bijeenkomsten met belanghebbenden – is even belangrijk als elke andere stap. Zorg ervoor dat u elke stap meeneemt bij het uitvoeren van een functieanalyse, of als u werkt met een I/O-psycholoog, zorg er dan voor dat hij of zij elke stap uitvoert om de nauwkeurigheid van uw assessment te garanderen.
