Geschreven door Cassandra Walter, Consultant
Tijdens periodes van grote aantallen wervingen kan uw job als wervingsmanager erg veel stress opleveren. U hebt meerdere openstaande vacatures en staat waarschijnlijk onder grote druk van andere belanghebbenden om die vacatures zo snel mogelijk ingevuld te krijgen. Met een grote vraag en een hoge werkdruk is het niet verwonderlijk dat sommige dingen erbij inschieten, zoals het handhaven van een positieve kandidaatervaring. Kandidaatervaring verwijst naar de manier waarop sollicitanten hun behandeling tijdens het wervingsproces waarnemen en erop reageren. Het handhaven van een positieve kandidaatervaring is van cruciaal belang. Uit een recente enquête van de Talent Board blijkt dat van de kandidaten met een positieve ervaring 61% anderen actief zou aanmoedigen om bij de organisatie te solliciteren, terwijl 27% van de kandidaten met een negatieve ervaring anderen actief zou ontmoedigen om te solliciteren. Bovendien zou 50% van de kandidaten met een positieve ervaring hun positieve ervaring met anderen delen, terwijl 32% van de kandidaten met een negatieve ervaring hun negatieve ervaring bekend zou maken. De kandidaatervaring kan dus een grote invloed hebben op het imago van uw organisatie en uw wervingsinspanningen helpen of hinderen.
Op dit punt weet ik wat u denkt, “Tuurlijk, Cassandra, kandidaten een positieve ervaring geven klinkt geweldig. Maar, ik heb 8 vacatures te vervullen, 400 sollicitanten te verwerken, en er zit maar 24 uur in een dag. Ik heb geen tijd om me constant zorgen te maken over de kandidaatervaring.” Nou, geen zorgen, mijn vriend! Ik heb een aantal suggesties voor hoe u een positieve kandidaatervaring kunt handhaven tijdens periodes van grote aantallen wervingen.
1. Wees transparant
Alvorens te solliciteren op een vacature, willen kandidaten een duidelijk beeld hebben van wat hen te wachten staat. Dubbelzinnige functiebeschrijvingen kunnen zeer frustrerend zijn. Niemand vindt het leuk om tijd en moeite te steken in het solliciteren op een vacature om er vervolgens achter te komen dat hij of zij niet over de vereiste kwalificaties beschikt of dat het een baan betreft waarin hij of zij niet geïnteresseerd is. Zorg er daarom voor dat de gepubliceerde functiebeschrijving gedetailleerd is over de vereiste kwalificaties en de verantwoordelijkheden van de functie. Overweeg ook om een video te plaatsen met een realistisch werkvoorbeeld. Laat kandidaten precies zien hoe een dag in het leven binnen die functie eruit zou zien, op die manier zullen alleen kandidaten solliciteren die echt geïnteresseerd zijn in de beschikbare functie. Als u van tevoren duidelijke verwachtingen uitspreekt, kunnen niet-gekwalificeerde of ongeschikte sollicitanten zichzelf terugtrekken, en voorkomt u dat u ze later in het proces moet uitsluiten.
2. Ontwikkel tijdlijnen
Stel duidelijke tijdschema’s op en deel ze mee aan de kandidaten. Het kan vervelend zijn voor kandidaten wanneer zij hebben gesolliciteerd en vervolgens wekenlang niets van iemand horen over de volgende stappen. Nadat een kandidaat zijn of haar sollicitatie heeft ingediend, zou hij/zij een bericht moeten ontvangen over wanneer hij of zij meer informatie over de volgende stappen kan verwachten. Het is ook nuttig om kandidaten een contactpunt te geven waar ze terecht kunnen met vragen over de procedure of hun sollicitatie.
Het vaststellen van tijdlijnen kan u ook helpen op koers te blijven in het wervingsproces. Met meerdere vacatures te vervullen en honderden sollicitanten te verwerken, kan het hele proces gemakkelijk overweldigend worden. Tijdlijnen kunnen u helpen aanspreekbaar te blijven. Als u eenmaal een tijdschema hebt vastgesteld, houd u er dan aan, en als u dat niet kunt, zorg er dan voor dat u dat aan de kandidaten meedeelt.
3. Automatiseer het proces
Kandidaten moeten zich naadloos door het proces kunnen bewegen. Ze moeten bijvoorbeeld hun sollicitatie kunnen indienen en dan onmiddellijk naar de assessment worden geleid (wat u ook kunt gebruiken om de kandidaatervaring te verbeteren!). Als zij voor de assessment slagen, moeten zij vervolgens worden doorgeleid om zelf een gesprek in te plannen. Door een geautomatiseerd proces te hebben, vermijdt u een knelpunt van kandidaten die wachten tot u hen details geeft over de volgende stap.
Bovendien is de mogelijkheid om dingen in bulk te doen zeer voordelig in periodes van grote aantallen wervingen. Niemand wil 300 e-mails sturen naar kandidaten over de volgende stappen. Investeer in plaats daarvan in technologie waarmee u bulkmails kunt versturen en bulkupdates kunt maken in uw tracking-systeem. Het is ook nuttig om sjablonen van uw communicatie met kandidaten (d.w.z. uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken, afwijzingsbrieven, enz.) te bewaren. Met sjablonen bespaart u tijd, omdat u berichten niet steeds opnieuw hoeft op te stellen.
Bij het lezen van dit bericht hebt u misschien een gemeenschappelijk thema opgemerkt – communicatie. Blijven communiceren met uw kandidaten en duidelijke verwachtingen scheppen is een sleutelfactor van de kandidaatervaring. Als sollicitant is het frustrerend om de moeite te nemen om te solliciteren en vervolgens nooit meer iets van de organisatie te horen, zelfs niet om te zeggen dat hij of zij niet langer in aanmerking komt voor de functie. Ik begrijp dat het moeilijk kan zijn om met sollicitanten te blijven communiceren, vooral in periodes van grote aantallen wervingen, maar het is van cruciaal belang om een positieve kandidaatervaring te handhaven. Door een aantal van de suggesties te implementeren, kunt u de tijd die aan communicatie wordt besteed aanzienlijk verkorten en tegelijkertijd een positieve ervaring voor de sollicitanten in stand houden.
