Geschreven door Amie Lawrence, Ph.D., Director of Global Innovation
Tijdens grote wervingsprojecten staan HR-professionals voor een aantal unieke uitdagingen. Het ontwikkelen van een effectief en efficiënt wervingsproces is geen sinecure, en honderden of duizenden werknemers werven in een krappe tijdspanne stelt ons voor een aantal unieke uitdagingen. Dit geldt met name voor startersfuncties in sectoren als de verwerkende industrie, distributiecentra en callcenters. In deze blog bespreken we drie gebieden waar HR-personeel problemen kan ondervinden bij het voltooien van een omvangrijk wervingsproject.
3 veelvoorkomende uitdagingen voor HR-teams bij wervingsprojecten met grote aantallen
1. De banen kennen
De werving kan pas beginnen als u weet welke vacatures opgevuld moeten worden en wat u in kandidaat-werknemers moet zoeken. Dit kan een van de moeilijkste fasen zijn in de planning van een massale wervingsgolf, omdat de wervingsbehoeften in veel gevallen uniek zijn voor de uitbreiding. Als het om een nieuwe vestiging binnen een bestaand bedrijf gaat, kan een zusterbedrijf het HR-personeel helpen bij wat het moet doen. Hoe dan ook, HR-professionals moeten precies uitzoeken hoeveel werknemers zij moeten aannemen om de eerste werklast aan te kunnen en hoe zij kandidaten moeten adverteren en screenen.
In een gevestigde organisatie is de eerste stap in het creëren van een effectief wervingsproces een functieanalyse. Dit omvat meestal het observeren van werknemers die de betreffende functie(s) uitoefenen en het organiseren van focusgroepen om meer te weten te komen over de kennis, vaardigheden en bekwaamheden (KSA’s) die met functiesucces worden geassocieerd. Het selectieproces wordt dan opgebouwd met de functieanalyse als basis.
Als er geen werknemers zijn om te observeren en te interviewen, zijn er een paar methoden om deze informatie te verkrijgen:
- Bezoek een faciliteit met vergelijkbare functies en gebruik hun werknemers om de KSA’s te bestuderen. Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de start-up een nieuwe faciliteit is binnen een bestaande onderneming. Sommige organisaties kunnen echter relaties hebben met bedrijven in dezelfde bedrijfstak waar dit soort samenwerking mogelijk is.
- Interview een groep organisatieleiders en deskundigen uit de sector over hun visie op de banen en het soort werk dat de werknemers zullen doen. Deze groep kan de KSA’s bespreken die volgens hen nodig zijn om de functie met succes uit te oefenen. Dit succesprofiel kan worden gebruikt bij de eerste werving en kan worden herzien nadat de werknemers de betreffende functies hebben ingevuld.
- Een andere methode om informatie over banen te verzamelen is via online bibliotheken zoals O*Net. Deze site bevat functiebeschrijvingen en takenlijsten voor een groot aantal beroepen. Deze site kan een beginpunt bieden voor de meeste functies binnen een organisatie.
Zodra de functies zijn bestudeerd en de succesprofielen zijn vastgesteld, moet een selectieproces worden ontworpen dat de belangrijkste succesfactoren meet. Er zijn vele selectie-instrumenten beschikbaar om de beste kandidaten te identificeren; enkele daarvan worden in het volgende deel besproken. Een belangrijk punt is dat alle assessment-instrumenten in het proces consequent voor alle kandidaten moeten worden gebruikt om eerlijkheid en nauwkeurigheid te garanderen.
2. Kandidaten beheren
Nadat het selectieproces is opgezet, worden de kandidaten uitgenodigd te solliciteren. Door het grote aantal vacatures zien degenen die het wervingsproject beheren grote aantallen kandidaten, maar hebben zij weinig interne middelen om daarmee om te gaan. Eén manier om de instroom van kandidaten te beheren, is gebruik te maken van technologie. Het automatiseren van een deel van de gegevensverzameling en besluitvorming kan uw proces efficiënter maken. Met behulp van een online vragenlijst kan de meeste software voor het volgen van sollicitanten bijvoorbeeld automatisch personen uitsluiten die niet aan de basiskwalificaties voldoen. Andere geautomatiseerde functies zijn onder meer automatische planning – kandidaten die aan specifieke normen voldoen, krijgen een link toegestuurd waarmee ze zichzelf kunnen inplannen voor de volgende fase van het wervingsproces. Bovendien kunnen online assessments van werknemers in een selectieproces worden opgenomen om zeer nauwkeurige informatie over kandidaten te verzamelen zonder dat daarvoor een face-to-face resource nodig is. Bouw uw proces zo op dat automatisering u helpt de kandidatenpool terug te brengen tot de meest gekwalificeerde. Gebruik uw personele middelen alleen voor de beste kandidaten.
Automatisering kan een proces efficiënter maken, maar het is belangrijk om aandacht te besteden aan hoe de kandidaat reageert op uw organisatie en sollicitatieprocedure. Het is belangrijk dat u uw kandidaten realistische verwachtingen meegeeft over waar zij zich in het proces bevinden en hoe vaak zij kunnen verwachten dat er contact met hen wordt opgenomen.
3. Leiders vinden
Veel organisaties vullen leiderschapsvacatures in door werknemers van binnenuit promotie te laten maken. In een uitbreidingssituatie moeten leiderschapsvacatures soms van buitenaf worden ingevuld zonder dat veel over de persoon bekend is. Leiders zijn sleutelposities in een nieuwe faciliteit of uitbreiding, omdat zij verantwoordelijk zijn voor het op gang brengen van alle werknemers en het vestigen van een werkcultuur. Het vermogen van leiders om veranderingen in goede banen te leiden en resultaten te boeken, is van grote invloed op het succes van een onderneming.
Een gebruikelijke aanpak om sterke leiders te vinden, is leiders aan te nemen vanuit andere locaties binnen het bedrijf of uit soortgelijke bedrijfstakken. Deze leiders brengen een sterke technische kennis van de sector en zeer relevante ervaring met zich mee. Deze aanpak kan zeer doeltreffend zijn, maar het is niet waarschijnlijk dat alle open leiderschapsvacatures worden ingevuld. Daarom zullen leiders moeten worden geworven en gescreend. Uit onze ervaring met de werving van leiders in de afgelopen twee decennia hebben wij geleerd dat effectieve leiders bepaalde kenmerken en vaardigheden bezitten die tot succes kunnen leiden, ongeacht de ervaring in de sector. Een van de beste manieren om mensen met deze vaardigheden te identificeren, is gebruik te maken van leiderschapsassessments die een diepgaande kijk op leiderschapscompetenties kunnen bieden. Deze leiderschapsassessments kunnen ook worden gebruikt om werknemers met veel potentieel te identificeren die kunnen worden klaargestoomd voor toekomstige leiderschapsposities. Het zijn ook doeltreffende ontwikkelingsinstrumenten om lacunes vast te stellen, zodat mensen een opleiding kunnen krijgen op gebieden waarin zij moeten verbeteren. Al met al kunnen leiderschapsassessments een geweldige manier zijn om goede leiders te vinden, toekomstige leiders te identificeren en de banksterkte van het huidige leiderschapsteam te verbeteren.
Door mijn ervaring met het begeleiden van organisaties die willen uitbreiden, kan ik met zekerheid zeggen dat het uitdagend en stressvol kan zijn. De hierboven beschreven tips kunnen nuttig zijn om HR-professionals te helpen hun weg te vinden bij de werving van grote aantallen personeel. Download voor meer informatie over dit onderwerp onze Gids voor succes bij werving in grote aantallen.
Veel plezier met de werving!
