Geschreven door Paul Glatzhofer, VP van Talent Solutions
Feedback geven is niet altijd gemakkelijk, en sommige mensen zijn er van nature beter in dan anderen. In de loop der jaren heb ik echter honderden mensen opgeleid in het geven van feedback. Met oefening en begeleiding kan iedereen deze vaardigheid ontwikkelen.
Een voor de hand liggende, maar vaak over het hoofd geziene overweging is om goed voorbereid naar het gesprek te komen. We hebben het allemaal druk, maar zorg ervoor dat je van tevoren tijd vrijmaakt om de resultaten te bekijken. Om de 360-graden feedback zo effectief mogelijk te maken, wil je met een plan komen. Analyseer de gegevens van de respondenten vóór het gesprek, niet vlak voor of tijdens het gesprek. Dit zorgt ervoor dat je goed voorbereid bent en voorkomt dat je het gesprek moet voeren zonder voldoende inzicht in de feedback.
Als je deze voorbereiding hebt voltooid, ben je klaar om de onderstaande tips voor het geven van feedback toe te passen, ongeacht je ervaring met het geven van feedback.
Aan de Start van het Gesprek
- Wees duidelijk over je bedoelingen. Leg vooraf uit wat de doelen van het 360-proces zijn en herinner hen eraan dat feedback bedoeld is om te helpen, niet om persoonlijk op te vatten. Iedereen kan verbeteren, ongeacht zijn of haar rol of ervaring.
- Vraag naar hun eigen sterke en zwakke punten. Dit helpt om het gesprek op gang te brengen, omdat werknemers vaak beter weten waar ze goed in zijn en waar ze kunnen verbeteren dan ze denken. Deze zelfevaluatie kan ook helpen om de feedback van hun supervisor, collega’s en ondergeschikten te begrijpen en te koppelen aan hun eigen inzichten.
- Begin met sterke punten. Mensen horen liever over dingen die ze goed doen dan over dingen die beter kunnen. Door positief te starten, herinner je hen eraan dat ze al veel goed doen voordat je de constructieve feedback deelt.
Tijdens het Geven van Feedback
- Maak er een gesprek van twee kanten van en moedig vragen aan. Niemand vindt het prettig om het gevoel te hebben dat er alleen maar tegen hem of haar gepraat wordt, vooral als het om persoonlijke feedback gaat. Door een dialoog te creëren, voelt het gesprek minder formeel aan en voelen de ontvangers van de feedback zich meer op hun gemak.
- Onthoud dat feedback zowel positieve als negatieve aspecten kan hebben. Iemand met veel oog voor detail kan bijvoorbeeld minder goed zijn in toekomstvisie. Werk samen om te bedenken hoe ze hun aandacht voor details kunnen combineren met een breder toekomstperspectief. Beide benaderingen zijn belangrijk; het doel is om een balans tussen beiden te vinden.
- Wees objectief, oprecht en niet oordelend. Hoe je feedback overbrengt, is cruciaal. Je wilt niet dat ze ontmoedigd weglopen, want dat is niet het doel. Als ze zich aangevallen voelen, zullen ze minder snel positieve veranderingen doorvoeren. Wees vriendelijk en direct tijdens het hele gesprek.
- Gebruik concrete voorbeelden en verwijs naar de functiecontext. Voorbeelden maken feedback veel duidelijker en kunnen de motivatie verhogen. Als iemand weet hoe hij suggesties in de praktijk kan brengen, is de kans groter dat hij daadwerkelijk veranderingen doorvoert. Maak je feedback specifiek en makkelijk te begrijpen.
- Wees constructief – focus op de toekomst en de volgende stappen. Herinner hen eraan dat de feedback bedoeld is om te helpen verbeteren, niet om te straffen. Formuleer je feedback positief, zoals “Als je deze vaardigheid verder ontwikkelt, kun je nog beter worden in deze andere gebieden.” Dit maakt verbeteringen haalbaar en helpt hen om de feedback op te splitsen in kleinere, beheersbare doelen.
- Prijs hun sterke punten, maar geef ook ontwikkelingsfeedback. Hoewel het belangrijk is om sterke punten te benoemen, moet je ook tijd besteden aan de zwakke punten. Een 360-graden feedback geeft een compleet beeld van de werknemer, zowel de sterke als de zwakke kanten.
- Eindig altijd met een positieve noot. Bijvoorbeeld: “Je hebt een aantal geweldige sterke punten – laten we ons richten op een paar gebieden om je nog succesvoller te maken.” Dit zorgt ervoor dat ze zich goed voelen over hun prestaties en gemotiveerd raken om aan de verbeterpunten te werken.
Na het feedbackproces:
- BONUS TIP: Zorg ervoor dat de feedback blijft hangen. De afsluiting van het gesprek moet niet de laatste keer zijn dat deze aanbevelingen worden besproken. Verwerk de feedback in het individuele ontwikkelingsplan van de werknemer en plan minstens één keer per kwartaal een opvolggesprek om de voortgang te bespreken.
Als schakel tussen de mensen die de 360-graden feedback hebben gegeven en de ontvanger, speel je een cruciale rol. Hoewel het misschien niet altijd gemakkelijk is om dit gesprek te voeren, kun je het succes van het proces maken of breken. Geen druk, maar het is des te belangrijker om je vaardigheden in het geven van feedback te verbeteren.
