Das Screening findet zu Beginn Ihres Auswahlprozesses statt. Screening-Tools wurden entwickelt, um die Bewerber:innen mit den geringsten Erfolgsaussichten gleich zu Beginn aus Ihrem Auswahlprozess herauszunehmen. Auf diese Weise können spätere Schritte effektiver und effizienter sein, da sie sich auf besser geeignete Bewerber:innen konzentrieren. „Auswahl“ bezieht sich auf den gesamten Prozess der Talentgewinnung. Die Auswahl ist das, was zwischen der Anwerbung von Bewerber:innen und dem Onboarding stattfindet.
Ein Masseneinstellungsprozess (oder High Volume Recruiting) bezieht sich auf einen Auswahlprozess, bei dem eine große Anzahl von Bewerbungen eingeht und/oder viele Stellen zu besetzen sind. Es kann von Hunderten bis zu Tausenden von Bewerbungen für eine ähnliche oder geringere Anzahl von Stellen reichen. Beispiele für solche Stellen sind Mitarbeiter:innen auf Einstiegsebene, Mitarbeiter:innen von Kontaktzentren, Mitarbeiter:innen im Einzelhandel oder Mitarbeiter:innen in der Produktion.
Wenn es viele Bewerbungen für eine Stelle gibt, richten Unternehmen ihre Masseneinstellungsprozesse in mehreren Phasen ein. Diese Phasen werden auch als „Hürden“ bezeichnet und sollen dazu dienen, ungeeignete Bewerber:innen auszusieben und die Bewerber:innen voranzubringen, die am besten zu den Anforderungen der Stelle passen. Wenn Sie viel mehr Bewerbungen bearbeiten, als Sie Stellen zu besetzen haben, sind Effizienz und eine nahtlose Prozessgestaltung erfolgsentscheidend.
Das Screening umfasst in der Regel mehrere Phasen, die die Bewerber:innen durchlaufen müssen und die den Unternehmen helfen, die beste Person für die Stelle zu finden.
Es gibt viele Möglichkeiten, den Kreis der Bewerber:innen einzugrenzen, und Unternehmen können eine Vielzahl von Methoden oder Instrumenten einsetzen, z. B.:
Der Prozess der Einstellungsphasen, bei dem verschiedene Instrumente oder Methoden eingesetzt werden, um die Anzahl der Bewerber:innen zu verringern, wird auch als „Rekrutierungstrichter“ bezeichnet (siehe Abbildung).
Eine große Anzahl von Bewerber:innen kann den Prozess in der ersten Phase (z. B. das Bewerbungsformular) beginnen, und diese Anzahl wird durch Annahme oder Ablehnung eines bestimmten Prozentsatzes der Bewerber:innen in jeder Phase reduziert. Ziel eines jeden Auswahlprozesses ist es, die für die Stelle und das Unternehmen am besten geeigneten Bewerber:innen weitergehen zu lassen und andere Bewerber:innen auszusieben, die die wesentlichen Voraussetzungen, Fähigkeiten oder Eigenschaften nicht erfüllen.
Es ist wichtig, dass ein zuverlässiger und fairer Einstellungsprozess eingeführt wird. Dies kann durch den Einsatz mehrerer Phasen und Instrumente erreicht werden, deren Wirksamkeit wissenschaftlich erwiesen ist.
Es ist wichtig zu bedenken, was die Stelle beinhaltet und was ein Unternehmen von einem Bewerber/einer Bewerberin erwartet. Durch eine „Arbeitsplatzanalyse“ werden die Aufgaben und Verhaltensweisen ermittelt, die in der jeweiligen Rolle erforderlich sind. Der Prozess der Arbeitsplatzanalyse sollte als Grundlage für Ihr Auswahlsystem dienen. In der Arbeitsplatzanalyse werden die wichtigsten Merkmale oder Fähigkeiten ermittelt, die für eine erfolgreiche Besetzung der Stelle erforderlich sind. Diese Attribute sollte Ihr Auswahlprozess in jeder Phase des Einstellungsprozesses bewerten.
Sobald dies abgeschlossen ist, müssen Sie entscheiden, wie viele Phasen und welche Arten von Instrumenten zur Bewertung der Bewerber:innen verwendet werden sollen. Für einen erfolgreichen Auswahlprozess sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
Die ersten Screening-Fragen, die im Rahmen eines Einstellungsprozesses gestellt werden, konzentrieren sich auf die Eignung der Bewerber:innen für einen Arbeitsplatz. Erfüllen sie z. B. die grundlegenden Rollenanforderungen oder Qualifikationen eines Unternehmens? Kriterien für diese Fragen:
1. Objektivität: Entweder sind sie geeignet oder nicht – es gibt keine Grauzone
2. Keine Vergleiche: Diese Fragen dienen nicht dazu, die Bewerber:innen zu vergleichen, um zu sehen, wer „besser“ ist; sie sind für jeden obligatorisch
3. Berufsbezogenheit: Jede Frage, die Sie stellen, sollte einen klaren Bezug zu den Anforderungen der Stelle haben.
Wenn zu Beginn des Einstellungsprozesses eines Unternehmens Pre-Screening-Fragen verwendet werden, dienen sie dazu, ungeeignete Bewerber:innen frühzeitig aus dem Prozess auszuschließen. Aus Compliance-Gründen konzentrieren sich diese häufig auf die für die Stelle erforderlichen Grundqualifikationen, wie z. B.:
1. Haben Sie eine Arbeitserlaubnis in diesem Land?
2. Dürfen Sie legal arbeiten (d. h. haben Sie ein bestimmtes Alter erreicht)?
3. Können Sie an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten arbeiten?
Bewerber:innen, die diese Fragen negativ beantworten, werden in der Pre-Screening-Phase abgelehnt.
Es ist wichtig, das Interesse und das Engagement der Bewerber:innen im Auswahlprozess aufrechtzuerhalten und sie schnell einzustellen, um sie nicht an Wettbewerber zu verlieren. Ein langwieriger, komplizierter oder ineffizienter Prozess ist einer der häufigsten Gründe dafür, dass Bewerber:innen ihre Bewerbung zurückziehen, was dazu führt, dass den Unternehmen talentierte Mitarbeiter:innen entgehen. Einige Möglichkeiten für eine schnelle und effektive Einstellung sind:
