4 Gründe, warum Sie unbedingt einen einheitlichen Einstellungsprozess brauchen

Geschrieben von Brian Dishman, Senior Consultant

Standardisierte Arbeit ist einer der grundlegenden Bausteine eines schlanken Produktionsprozesses. Sie sollte der erste Baustein eines schlanken Einstellungsprozesses sein. Jeder gute Qualitätsmanager in der Fertigung weiß, dass Qualität nicht garantiert werden kann, wenn es kein Standardverfahren gibt, das die Einheitlichkeit des Prozesses gewährleistet. Als Personalberater bin ich immer wieder überrascht, wie viele Unternehmen keine festgelegten, standardisierten Einstellungsprozesse haben. Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass ihre Personalverantwortlichen die Bewerbungsgespräche und einfache Tests zur Bewertung der Kandidat:innen für die Besetzung offener Positionen in ihrem Team selbst ausarbeiten. Dieser Ansatz weist gravierende Mängel auf. Nachfolgend finden Sie vier Gründe, warum ein standardisierter Prozess zur Evaluierung von Kandidat:innen zu einer höheren Qualität der eingestellten Mitarbeiter:innen führt:

1. Ein inkonsistenter Prozess führt zu inkonsistenten Ergebnissen. Ein nicht standardisierter Prozess ist kein wirklicher Prozess, sondern eher eine willkürliche Ansammlung von Kriterien. Wenn die Auswahlkriterien bei jeder Evaluierung anders sind, ist es unmöglich, die Wirksamkeit der einzelnen für die Auswahl verwendeten Datenpunkte zu bestimmen. Welche Kriterien haben sich im Entscheidungsprozess bewährt? Welche Kriterien waren unwirksam oder sogar kontraproduktiv? Die Antworten auf diese Fragen werden Sie mit der Zeit bekommen, wenn Sie konsequent einen standardisierten Prozess einhalten.
2. Ohne standardisierten Prozess gibt es keine Standards. Ohne Standardprozess gibt es im Prinzip auch keine Standards. Der erste Schritt beim Aufbau eines standardisierten Prozesses besteht darin, die Ziele oder Standards des Prozesses zu definieren. Welches sind die Kompetenzen, die für unsere Arbeit und unser Unternehmen wichtig sind? Der erste Schritt zur Standardisierung des Einstellungsprozesses besteht darin, den Rat von Expert:innen für Arbeitsinhalte einzuholen und die genannten Kompetenzen zu dokumentieren. Die formale Bezeichnung für diesen ersten Schritt lautet Arbeitsanalyse und -synthese. Mit diesem ersten Schritt haben die Beteiligten die Standards für den Auswahlprozess ermittelt und aufgeschlüsselt.
3. Alle legen denselben Maßstab an. Ein standardisierter Einstellungsprozess stellt sicher, dass Ihre Rekrutierer:innen und Personalverantwortlichen bei der Entscheidungsfindung dieselben Richtwerte verwenden. Was sind „gute“ Kandidat:innen? Joe und Alice könnten unter „gut“ etwas ganz anders verstehen. Durch die Standardisierung von Prozess und Kriterien sorgt das Unternehmen dafür, dass alle am Einstellungsprozess beteiligten Teammitglieder dieselbe Definition von „gut“ haben. Alle sprechen dieselbe Sprache, wenn sie die Kandidat:innen beschreiben. Rekrutierer:innen oder Personalverantwortliche können ihre Entscheidungen bei der Einstellung künftig allen Teammitgliedern knapp und präzise darlegen. Der standardisierte Prozess sorgt für ein stärkeres Vertrauen bei Personalverantwortlichen in die Entscheidungen der Rekrutierer:innen.
4. Kontinuierliche Verbesserung. Kontinuierliche Verbesserung ist die treibende Kraft hinter der Lean-Philosophie. Es ist unmöglich, einen Prozess zu verbessern, solange er nicht standardisiert ist. Ein Prozess muss standardisiert und damit stabilisiert werden, bevor Verbesserungen vorgenommen werden können. Wenn ein Prozess von hier nach dort verlagert wird, dann ist jede Verbesserung nur eine weitere Variante, die manchmal von einigen Teammitgliedern genutzt, aber ansonsten ignoriert wird.

Erwähnenswert ist zudem, dass ein standardisierter Einstellungsprozess über die höhere Qualität der eingestellten Mitarbeiter:innen hinaus noch weitere Vorteile mit sich bringt. Einer der wichtigsten Punkte ist die Rechtssicherheit. Ein uneinheitlicher Prozess ist der Nährboden für diskriminierende Einstellungspraktiken. Die uneinheitliche Anwendung von Kriterien könnte ungewollt den Eindruck von Bevorzugung oder Ungleichbehandlung erwecken.