Zurück zum Knowledge Hub

Gestaltung von Einstellungsprozessen

Gestaltung von Einstellungsprozessen: Eine Einführung
Warum sollten Unternehmen einen Einstellungsprozess entwickeln?
Was sind die Schritte bei der Gestaltung eines Einstellungsprozesses?
Wie wird eine Arbeitsplatzanalyse durchgeführt?
Können vorgefertigte Stellenprofile verwendet werden?
Wie kann ich Bewerber:innen in Bezug auf die wichtigsten Fähigkeiten, Eigenschaften und Einstellungen beurteilen?
Welches sind die aussagekräftigsten Bewerberassessments?
Welches sind die ansprechendsten Bewerberassessments?
Wie gestalte ich ein Bewerbungsgespräch?
Wie entscheide ich, wen ich einstelle?
Wie kann ich Vorurteile bei Einstellungsentscheidungen überwinden?
Werden meine Personalverantwortlichen nicht einfach zu Robotern?
Wie kann ich sicherstellen, dass mein Einstellungsprozess rechtsicher ist?
Wie kann ich bessere Einstellungsentscheidungen treffen?
Verwandte Blogs
Mit Talogy sprechen

Gestaltung von Einstellungsprozessen: Eine Einführung

Der Einstellungsprozess eines Unternehmens gibt vor, wie Personalverantwortliche Bewerber:innen bewerten sollen, um festzustellen, ob sie gute Leistungen erbringen und gut in eine bestimmte Rolle passen werden. Viele Unternehmen haben einen Ablauf, der Bewerbungen, das Sammeln von Lebensläufen und die Durchführung von Bewerbungsgesprächen umfasst. Dies ist jedoch nicht immer der beste Ansatz, wenn es darum geht, Bewerber zu finden, die gut zum Unternehmen und zur Stelle passen. Es bedarf zusätzlicher Planung und Gestaltung des Einstellungsprozesses, um Bewerber:innen mit den erfolgskritischen Schlüsselqualifikationen, Fähigkeiten, Eigenschaften und Einstellungen zu ermitteln.

Warum sollten Unternehmen einen Einstellungsprozess entwickeln?

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen Zeit und sorgfältige Überlegungen in die Gestaltung eines effektiven Einstellungsprozesses investieren sollten. Ein gut durchdachter Einstellungsprozess wird die besten Kandidat:innen aus einem Pool von Bewerber:innen schneller, konsistenter und genauer ermitteln. Ein gut durchdachtes Verfahren stellt auch sicher, dass die Bewerber:innen fair behandelt werden, was für Unternehmen wichtig ist, um ihren Ruf als Arbeitgeber und die Wahrnehmung ihrer Marke insgesamt zu verbessern. Ein Einstellungsprozess, der auf den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen und Best-Practice-Methoden beruht, ist im Falle rechtlicher Streitfragen abgesichert.

Was sind die Schritte bei der Gestaltung eines Einstellungsprozesses?

Es gibt viele Schritte bei der Gestaltung eines Einstellungsprozesses. Die Feinheiten und Besonderheiten variieren je nach den einzelnen Anforderungen. Gemeinsame Elemente sind:

1. Arbeitsplatzanalyse
2. Assessments
3. Entscheidungskriterien
4. Kommunikation

Wie wird eine Arbeitsplatzanalyse durchgeführt?

Das Ziel einer Arbeitsplatzanalyse ist es, eine Liste von Schlüsselkriterien zu ermitteln, die neue Mitarbeiter:innen erfüllen müssen, um die Stelle erfolgreich zu besetzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die richtigen Informationen und Daten für die Auswahl der Kriterien zu erhalten – objektiv, unvoreingenommen und auf das tatsächliche Rollenverhalten ausgerichtet. Dabei sollten mehrere Interessengruppen einbezogen werden – aktuelle Mitarbeiter:innen, Vorgesetzte, Kolleg:innen, Kunden usw.

Zu den gängigen Methoden der Datenerhebung gehören:

Durchführung von Gesprächen über kritische Vorfälle, die in der Vergangenheit zu Erfolgen oder Misserfolgen in dieser Rolle geführt haben, und deren Ursachen.
Erstellung einer Rangliste hilfreicher und stellenrelevanter Verhaltensweisen oder Kompetenzen, um die wichtigsten Elemente zu bestimmen.
Online-Fragebögen zur Profilerstellung.

Anschließende Analyse und Validierung der gesammelten Daten Wenn möglich, sollten die Ergebnisse mit den tatsächlichen Leistungskennzahlen und KPIs verglichen werden, die für die Stelle relevant sind. Für die Auswertung kann das Fachwissen von Statistikern oder Psychologen erforderlich sein.

Es ist wichtig, alle wichtigen Interessengruppen in den Einstellungsprozess einzubeziehen, um die Liste der wichtigsten Erfolgskriterien zu bestätigen. Dies kann dann als Grundlage für die Erstellung der Stellenbeschreibung dienen, anhand derer die Bewerber:innen beurteilt werden.

talogy-talent-management-transparent-placeholder-image

Können vorgefertigte Stellenprofile verwendet werden?

Die Durchführung einer Arbeitsplatzanalyse für jede freie Stelle ist kostspielig und zeitaufwändig. Viele Unternehmen haben ihre eigene Sammlung von Jobbeschreibungen und verwenden für ähnliche Stellen oft das gleiche Profil.

Doch auch wenn noch keine Informationen vorliegen, auf die man zurückgreifen kann, gibt es Ressourcen, die die Erstellung eines Stellenprofils erleichtern. Dazu gehören behördliche und eigene oder kommerzielle Vorlagen, die Beratungsunternehmen im Laufe der Zeit mit ihrem eigenen Kundenstamm entwickelt haben.

Achten Sie bei der Verwendung von Stellenprofilen, die von einer externen Quelle erstellt wurden, genau darauf, was sie beinhalten und wie die Kriterien gemessen werden.

Wie kann ich Bewerber:innen in Bezug auf die wichtigsten Fähigkeiten, Eigenschaften und Einstellungen beurteilen?

Ob ein Bewerber/eine Bewerberin den Erwartungen entspricht, wird in der Regel in einem Bewerbungsgespräch beurteilt. Allerdings sind nicht alle Bewerbungsgespräche gleich effektiv, und es gibt weitere Methoden, die kostengünstiger und zeitsparender sein können.

Wirtschafts- und Betriebspsychologen haben verschiedene Assessments entwickelt, die Sie bei der Gestaltung Ihres Einstellungsprozesses verwenden können. Die Auswahl ist oft ein Abwägen zwischen Aussagekraft, Attraktivität für die Bewerber:innen, Relevanz für die Stelle, Umfang und Kosten.

Ein qualitativ hochwertiges Stellenprofil legt natürlich auch nahe, welche Assessments für die Position geeignet sind. Wenn es Kriterien in Bezug auf logisches Denken gibt, ist eine Bewertung der kognitiven Fähigkeiten von Vorteil. Wenn zwischenmenschliche Fähigkeiten wichtig sind, ist ein Persönlichkeitsfragebogen hilfreich. Wenn das Einhalten von Regeln und Leitlinien entscheidend ist, könnte ein Assessment zu situativem Urteilsvermögen (SJT) hilfreich sein.

Bei der Gestaltung eines Einstellungsprozesses sollten Sie auch die Kandidatenperspektive nicht außer Acht lassen. Die Kombination vieler Assessments führt zu einem sehr umfassenden Bild der Bewerber:innen, kostet jedoch auch viel Zeit und Energie kostet.

Sie sollten das richtige Gleichgewicht zwischen Genauigkeit der Vorhersage und der Interaktion mit den Bewerber:innen anstreben.

Welches sind die aussagekräftigsten Bewerberassessments?

Psychologen sprechen von der „prädiktiven Validität“ eines Assessments. Diese beurteilt die Aussagekraft der Daten und wie die Ergebnisse eines Assessments mit der Leistung von Personen nach ihrer Einstellung korrelieren.

Die Forschung hat gezeigt, dass Tests zu kognitiven Fähigkeiten, situativem Urteilsvermögen (SJT) und Persönlichkeitsfragebögen die höchste Aussagekraft besitzen.

Tests zu kognitiven Fähigkeiten

Hier werden anspruchsvolle Problemfragen meist unter einem gewissen Zeitdruck gestellt, um zu sehen, wie viele richtige Antworten die Kandidaten geben können. Sie werden umgangssprachlich oft als „IQ-Tests“ bezeichnet, aber obwohl sie oberflächlich betrachtet ähnlich konzipiert sind, haben sie eine andere Forschungsgrundlage, die besser für die Arbeitsumgebung geeignet ist. Kognitive Fähigkeiten sind eine wichtige Komponente bei der Ermittlung der Lernfähigkeit und des Potenzials für die Zukunft.
Assessments zu situativem Urteilsvermögen (SJT)

Diese Assessments beinhalten Szenarien für die Bewerber:innen, die für die Stelle üblich oder von entscheidender Bedeutung sein könnten, und untersuchen, wie sie in dieser Situation reagieren könnten. Die Konzeption dieser Assessments ist häufig aufwändig, aber sie eignen sich besonders gut, um bei einer großen Zahl von Bewerber:innen stellenrelevantes kritisches Denken zu beurteilen.
Persönlichkeitsfragebögen

Diese Fragebögen bieten ein tiefes Verständnis dessen, was Menschen antreibt, und liefern anregende Erkenntnisse über die Eignung für eine Rolle und die Strategie der Mitarbeiterentwicklung.

Sie sollten jedoch nicht vergessen, dass jedes dieser Assessments zwar gut geeignet ist, passende Kandidat:innen zu ermitteln, eine Kombination daraus aber noch wesentlich effektiver ist.

Welches sind die ansprechendsten Bewerberassessments?

Übungen zur Arbeitssimulation

Bei diesen Übungen werden die Bewerber:innen aufgefordert, eine Aufgabe auszuführen, die für die Stelle üblich ist oder erwartet wird. Dies ist von Stelle zu Stelle unterschiedlich und die Übungen zielen häufig eher auf technische Fähigkeiten wie Kodierung oder Datenanalyse ab. Zwischenmenschliche Fähigkeiten werden häufig bewertet, indem die Bewerber:innen aufgefordert wird, ihre Ergebnisse zu präsentieren oder im Rahmen eines Rollenspiels eine Diskussion zu führen.

Spielerische Rätselaufgaben

Diese Aufgaben vereinen Technologien aus der Spieleindustrie mit fortschrittlichen Datenanalysetechniken. Den Bewerber:innen wird eine Reihe von Rätseln vorgelegt. Während sie die Rätsel lösen, werden Tausende von Daten gesammelt. Obwohl die Rätsel für die Bewerber:innen oft interessant und fesselnd sind, ist natürlich fraglich, ob sie für die Stelle überhaupt relevant sind und welche Eigenschaften tatsächlich gemessen werden.

Wenn möglich, sollten Sie eine Kombination aus ansprechenden und prädiktiven Assessments in einen Einstellungsprozess integrieren.

Wie gestalte ich ein Bewerbungsgespräch?

Das Ziel eines Bewerbungsgesprächs besteht nicht nur darin, die Bewerber:innen kennenzulernen, sondern auch ihre Erfahrungen und Fähigkeiten zu verstehen und zu beurteilen, inwiefern sie den Kriterien des Stellenprofils entsprechen.

Die Bewertung von Bewerber:innen auf Grundlage eines Bewerbungsgesprächs kann sehr subjektiv sein, daher ist es wichtig, Elemente in den Gesprächsprozess einzubauen, die die Objektivität erhöhen. Das könnten sein:

Strukturierung des Bewerbungsgesprächs, um allen Bewerber:innen die gleichen Fragen zu stellen. Das beinhaltet auch spezifische Hinweise, die der Interviewer geben kann, um bei der Beantwortung bestimmter Fragen zu unterstützen.
Mindestens zwei Personen führen das Gespräch mit dem Bewerber/der Bewerberin. So kann eine Person Fragen stellen und das Gespräch führen, während eine andere das Gespräch beobachtet und sich in Echtzeit Notizen macht, die später als Belege herangezogen werden können.
Die Interviewer füllen unmittelbar nach dem Gespräch eine Rating-Skala oder ein Formular aus. Das Formular sollte Indikatoren, Schlüsselaspekte und Beispiele enthalten, die die Kandidat:innen in ihren Antworten erwähnt haben sollten, um die Qualität der Antwort zu bewerten.

Die wichtigste Überlegung bei der Gestaltung bezieht sich auf die Art des Bewerbungsgesprächs und den Typus der Fragen, die gestellt werden.

Wie entscheide ich, wen ich einstelle?

Wenn Sie einen effektiven Einstellungsprozess entwickelt haben, sollte die Entscheidung, wen Sie einstellen, relativ einfach sein. Bei allen Assessments sammeln die Bewerber:innen Punkte für mehrere Auswahlkriterien. Die Bewerber:innen mit der höchsten Endpunktzahl sind diejenigen, die mit hoher Wahrscheinliche für die Stelle geeignet sind. Bleiben am Ende mehrere Kandidat:innen übrig, können die Einzelergebnisse herangezogen werden, um eine Entscheidung zu treffen. In jedem Fall erhalten Sie eine Fülle an Daten, die Ihre Entscheidung unterstützen und begründen.

Wie kann ich Vorurteile bei Einstellungsentscheidungen überwinden?

Unser Wissen und unsere Erfahrung fließen in unsere Entscheidungen ein. In vielerlei Hinsicht ist dies ein hilfreicher Prozess, der gewährleistet, dass wir automatisch bessere Entscheidungen treffen. Je automatischer jedoch unsere Denkprozesse ablaufen, desto weniger denken wir möglicherweise über die Gründe für unsere Entscheidungen nach.

Dies kann für Personalverantwortliche problematisch sein. Sie sollten sich daher darüber im Klaren sein, dass ihre Erfahrungen ihr Urteilsvermögen und ihre Entscheidungen möglicherweise beeinflussen.

Ein gut durchdachter Einstellungsprozess kann Vorurteile bei Einstellungsentscheidungen nicht vollständig ausschließen, aber er kann Ihnen helfen, darauf zu achten, welchen Ursprung und welche Folgen Vorurteile haben könnten.

Hier sind einige einfache Tipps zur Überwindung von Vorurteilen bei Einstellungsentscheidungen:

Definieren Sie den Prozess im Voraus und halten Sie sich daran.

Verändern Sie den Prozess nicht nachträglich, es sei denn, die Daten lassen darauf schließen, dass etwas im Prozess fehlerhaft war. Achten Sie auch dann darauf, dass die Veränderung für alle Bewerber:innen gleichermaßen gilt.
Denken Sie über mögliche Sonderfälle nach, bevor sie auftreten.

Wenn Sie auf mögliche Sonderfälle gefasst sind, können Sie unüberlegte und möglicherweise voreingenommene Entscheidungen vermeiden. Wie werden zum Beispiel Bewerber:innen mit Behinderungen oder neurodiversen Veranlagungen im Laufe des Assessments berücksichtigt? Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden?
Ermöglichen Sie jedem eine angemessene Ausbildung.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team bestens funktioniert. Jeder sollte genau wissen, welche Rolle er/sie in jeder Phase spielt und wie er/sie Entscheidungen treffen sollte. Es sollten immer Daten als Belege verwendet werden und bei Bedarf ein Eskalationsprozesse zur Anwendung kommen. Die Anbieter der Assessments sollten Sie dabei unterstützen, ihre Assessments korrekt anzuwenden.
Sammeln Sie verschiedene Daten.

Nutzen Sie für jedes Schlüsselkriterium immer mehrere Assessments und Beurteilungsmethoden. Setzen Sie nach Möglichkeit immer mehrere Personalverantwortliche oder Gutachter:innen ein. Das erleichtert die Validierung der Ergebnisse und kann mögliche Probleme aufzeigen, die sich aus einem fehlerhaften Assessment ergeben.
Überprüfen Sie den Prozess und erkennen Sie Muster und Trends.

Nach Abschluss Ihres Einstellungsprozesses sollten Sie die Daten auswerten, um daraus zu lernen. Entsprachen die Ergebnisse bei allen Assessments den Erwartungen? Gab es Anomalien bei den Mindestpunktzahlen? Haben alle Gruppen wie erwartet abgeschnitten? Gab es Unterschiede in der Art und Weise, wie Interviewer und Gutacher:innen die Kandidat:innen bewertet haben?

Die einzige Möglichkeit, Vorurteile zu überwinden, besteht darin, sich an Best-Practice Methoden zu orientieren, ständig zu prüfen und zu untersuchen, wie der Prozess abläuft, und bereit zu sein, Fehler zu erkennen, die sonst vielleicht unbemerkt bleiben.

Werden meine Personalverantwortlichen nicht einfach zu Robotern?

Die Gestaltung eines klaren und einheitlichen Prozesses bedeutet nicht, dass Ihre Personalverantwortlichen ihre Persönlichkeit und ihre Begeisterung nicht in den Prozess einbringen können.

Es ist jedoch von Vorteil, keine voreiligen Schlüsse zu ziehen, die auf einem „Bauchgefühl“ beruhen, das im Zweifelsfall nicht begründet oder verteidigt werden kann.

Es ist nach wie vor sehr wertvoll, von den Personalverantwortlichen zu erfahren, wie sie die Übereinstimmung von Rolle und Team einschätzen. Die Bewerber:innen suchen oft das Gespräch mit möglichst vielen Mitarbeiter:innen des Unternehmens. Wenn Sie ihnen diese Möglichkeiten nicht bieten, könnte das abschreckend wirken oder ihnen einen falschen Eindruck von Ihrer Unternehmenskultur vermitteln.

Alle Personen, die mit den Bewerber:innen sprechen, sollten auch an einer Besprechung zur Bewerbung der Kanditat:innen teilnehmen. Diese unterschiedlichen Eindrücke sollten jedoch nur Teil der vielen Daten sein, die Sie über die Bewerber:innen sammeln, um sich ein Bild von ihnen zu machen und Ihre Entscheidung zu treffen.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Einstellungsprozess rechtsicher ist?

Sie können einen Einstellungsprozess rechtssicher gestalten, indem Sie die neuesten Forschungsergebnisse anwenden und Best-Practice-Methoden anwenden.

Dazu gehört :

Stellen Sie sicher, dass eine gründliche und solide Arbeitsplatzanalyse durchgeführt wird, um von Anfang an stellenrelevante Erfolgskriterien zu ermitteln.
Beurteilen Sie im Rahmen des Assessmentprozesses nur arbeitsbezogene Charakteristika.
Setzen Sie jedes Assessment wie vorgesehen ein und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen ordnungsgemäß geschult sind.
Prüfen Sie sorgfältig, welche sensiblen Daten Sie sammeln und ob dies notwendig ist.
Nutzen Sie angemessene Indikatoren für Daten, die mögliche nachteilige Effekte widerspiegeln.
Nutzen Sie valide Indikatoren für Daten, die die Vorhersage der zukünftigen Leistung stützen.
Beachten Sie die Standards für Datensicherheit und -verarbeitung.
Überprüfen Sie die Effektivität und Fairness Ihres Prozesses und dokumentieren und implementieren Sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse.

Wenn Sie in einem dieser Bereiche an der falschen Stelle sparen oder nicht die nötige Sorgfalt walten lassen, besteht die Gefahr, dass Ihre künftigen Entscheidungen schwer zu rechtfertigen sind.

Wie kann ich bessere Einstellungsentscheidungen treffen?

Um bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen, sollten Sie Ihren Einstellungsprozess noch einmal überprüfen. Das Ziel eines gut durchdachten Einstellungsprozesses sollte sein, schnell, effizient und konsequent den besten Kandidaten/die beste Kandidatin für die Stelle zu finden.

Oft gibt es Optimierungen und Anpassungen, die Sie vornehmen können, um bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

War Ihre Arbeitsplatzanalyse bestmöglich? Sind alle wichtigen Leistungskriterien abgedeckt? Sind die Kriterien gut definiert, klar verständlich und werden sie korrekt angewendet? Werden diese Kriterien beim Assessment genau und zuverlässig erfasst? Gibt es bessere Assessments? Sind die Bewerber:innen während des gesamten Prozesses beteiligt? Bleiben die Personalverantwortlichen bei ihrer Entscheidungsfindung objektiv?

Eventuell sind auch andere Faktoren zu prüfen, die nicht mit dem eigentlichen Einstellungsprozess zusammenhängen.

Sprechen Sie die richtigen Bewerber:innen an? Sollten Sie die Stelle breiter ausschreiben, um eine größere Vielfalt an Bewerber:innen zu gewinnen? Ist Ihre Marke für die Art von Bewerber:innen, die Sie suchen, attraktiv? Steht das Leistungspaket in einem angemessenen Verhältnis zu der von Ihnen gewünschten Erfahrung und Kompetenz?

Und schließlich: Sind die Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen, die den Prozess durchführen, entsprechend geschult? Werden sie von den Entwicklern des Assessments bei der korrekten Auswertung der Ergebnisse unterstützt? Sind sie in der Lage, anhand der Kriterien des Stellenprofils objektive Entscheidungen zu treffen? Selbst die besten und erfahrensten Personalverantwortlichen können oft nur schwer vermeiden, dass ihr „Bauchgefühl“ ihr Urteilsvermögen trübt.

Sind diese übergeordneten Fragen geklärt, wird die Optimierung Ihres Einstellungsprozesses anhand der verfügbaren Daten darüber, was gut funktioniert und was nicht, dazu beitragen, die Qualität der Einstellungsentscheidungen zu verbessern.

Gestaltung von Einstellungsprozessen