Geschrieben von Alissa Parr, Ph.D., Senior Consultant
Eine der Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können, ist das Abspringen von Bewerber:innen während des Einstellungsprozesses. Bewerber:innen können sich aus verschiedenen Gründen aus dem Bewerbungsverfahren zurückziehen, z. B. aus Desinteresse am Unternehmen, wegen einem anderen Stellenangebot oder dem Gefühl, dass das Einstellungsverfahren unfair ist. All diese Gründe können das Ergebnis eines langwierigen Einstellungsprozesses sein. Bewerber:innen, die in bestimmten Phasen des Einstellungsprozesses in eine „Warteschleife“ versetzt werden, können den Eindruck gewinnen, dass das Unternehmen sie als Bewerber:innen nicht schätzt, und sich daraufhin aus dem Verfahren zurückziehen. Außerdem ist es eine Tatsache, dass Bewerber:innen nach Beschäftigungsalternativen suchen und sich bei mehreren Unternehmen bewerben. Andere Unternehmen, die in der Lage sind, Bewerbungen schneller zu bearbeiten, haben die Oberhand, weil sie den Bewerber:innen vor anderen Unternehmen ein Angebot machen können. Insgesamt ist es sinnvoll, die Zeit für den Einstellungsprozess zu verkürzen. Oder anders gesagt: Es ist wichtig, die Effizienz des Einstellungsprozesses zu maximieren.
Einer der Indikatoren, auf den wir uns am ehesten konzentrieren, ist die Effektivität. Sie ist sehr wichtig, denn sie kann den Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Einstellung ausmachen. Aber auch die Effizienz ist ein wichtiger Faktor, der im Auswahlprozess zu berücksichtigen ist. Normalerweise gibt es ein Geben und Nehmen zwischen Faktoren wie Effektivität und Effizienz. Ähnlich ist es bei Geschwindigkeit und Genauigkeit. Wenn Sie Ihre Geschwindigkeit erhöhen, nimmt Ihre Genauigkeit tendenziell ab. Bei der Effektivität und Effizienz eines Einstellungsprozesses muss dies jedoch nicht immer der Fall sein. Im Folgenden erhalten Sie einige Tipps, wie Sie den optimalen Punkt finden können, um sowohl die Effektivität als auch die Effizienz zu maximieren.
Strukturieren Sie den Prozess so, dass in den ersten Phasen des Prozesses möglichst wenige Ressourcen benötigt werden.
Das ultimative Ziel eines jeden Einstellungssystems ist es, einen großen Bewerberpool auf eine:n oder einige wenige Bewerber:innen zu reduzieren. Im Wesentlichen sollte das System wie ein Trichter aufgebaut sein, bei dem in jeder Stufe unqualifizierte Bewerber:innen entfernt werden. In der Anfangsphase, wenn Sie die meisten Bewerber:innen mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus haben, ist es am besten, Tools zu verwenden, die einfach und kostengünstig zu verwalten sind. Sie können zum Beispiel mit einer Bewerbung beginnen, in der nach den grundlegenden Qualifikationen für die Stelle gefragt wird. Dies sind einfache und kosteneffiziente Lösungen, mit denen Personen, die für die Stelle nicht qualifiziert sind, ausgeschlossen werden können. Zusätzlich können Sie ein kurzes Screening durchführen, um die risikoreichsten Bewerber:innen zu identifizieren. Wenn Sie diese Bewerber:innen bereits in einem frühen Stadium ausschließen, können Sie mehr Zeit auf die besser qualifizierten Bewerber:innen verwenden. Dies führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis. In den späteren Phasen ist es besser, auf gründlichere und ressourcenintensivere Instrumente zurückzugreifen (z. B. verhaltensbasierte Bewerbungsgespräche oder eingehende Assessments).
Automatisieren Sie den Prozess.
Eine der besten Möglichkeiten, Ihr Einstellungssystem effizienter zu gestalten, ist die Umstellung auf elektronische Anwendungen und Tools. Wenn Sie eine elektronische Plattform verwenden, kann die Bewertung in das System integriert werden, so dass Sie automatisch wissen, ob der Bewerber/die Bewerberin diesen Schritt bestanden hat oder nicht. Dies führt zu einer stärkeren Standardisierung, eliminiert das Rätselraten des Einstellungsteams und optimiert den Prozess. Die Automatisierung des Prozesses reduziert den Ressourcenbedarf, insbesondere in den frühen Phasen. Die Bewerber:innen könnten sich beispielsweise in das System einloggen, eine erste elektronische Bewerbung ausfüllen und dann automatisch zu einem Screening eingeladen werden, wenn sie alle vorherigen Schritte bestanden haben.
Verwenden Sie Tools, die den Erfolg für Ihre Zielposition vorhersagen.
Abschließend ist zu erwähnen, dass Sie im Einstellungsprozess niemals Qualität der Geschwindigkeit zuliebe opfern sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Schritte einer Stellenanalyse durchlaufen, um die wichtigsten Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten für die angestrebte Position zu ermitteln. Wählen Sie dann die Instrumente aus, mit denen Sie diese Kompetenzen genau und zuverlässig messen können. Die kürzeste und kostengünstigste Bewertung ist nicht immer das beste Instrument für Ihre Position, daher sollten Sie bei der Auswahl der zu verwendenden Instrumente sehr kritisch sein. Wenn Sie ein wenig mehr Zeit in die Vorbereitung investieren, können Sie sicherstellen, dass Sie ein wirksames und effizientes System schaffen.
Wenn Sie Ihr System effizienter gestalten, kann das mehrere Vorteile haben: Es verbessert die Bewerbererfahrung, reduziert den Zeitaufwand für das Einstellungsteam, führt zu Kosteneinsparungen und verkürzt die Gesamtzeit bis zur Einstellung. Wenn Sie einige der oben genannten Tipps berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Ihr System sowohl wirksam als auch effizient ist, so dass Sie schneller die besten Bewerber:innen einstellen können.
