Améliorer le process de recrutement pour assurer une meilleure adéquation candidat/emploi et réduire le turnover

Défi

Le turnover volontaire, particulièrement au cours de la première année, est un bon indicateur de l’efficacité d’une organisation en matière de recrutement et d’intégration du personnel. Le turnover de la première année dans le secteur hospitalier (28,3 %) est nettement supérieur à celui des autres industries américaines (21,5 %). Après la première année dans un hôpital, 22,2 % du personnel infirmier de première année partent et pour certains segments du personnel hospitalier, le turnover est souvent supérieur à 50 % (PricewaterhouseCoopers Saratoga 2012/2013 US Human Capital Effectiveness Report). Le rapport souligne également l’impact sur les résultats nets. Il estime le coût du turnover à 1,5 fois le salaire de base d’un collaborateur exonéré et à 0,5 fois le salaire de base d’un collaborateur non exonéré. Ces quatre hôpitaux, qui font partie du même système de santé, sont situés dans un rayon de 24 km les uns des autres. Ils affichent depuis longtemps un turnover élevé (jusqu’à 63 %) au niveau des postes du personnel de service, en particulier dans les services de diététique, d’environnement et de transport. Le système avait effectué une analyse approfondie et essayé plusieurs stratégies, sans grand succès. De plus, les managers examinaient jusqu’à 50 CV et recevaient en entretien jusqu’à 10 candidats pour pourvoir un seul poste. Il n’y avait eu aucune coordination des efforts de recrutement et les quatre hôpitaux se disputaient en réalité les talents du même vivier de candidats.

Solution

Le turnover est un problème complexe, mais la solution la plus directe consiste à améliorer le process de recrutement pour garantir une meilleure « adéquation » au poste et s’assurer que les aptitudes et les compétences comportementales des candidats correspondent à la culture organisationnelle souhaitée. Nous avons par conséquent adopté une approche globale :

Détermination des compétences souhaitées

La fiabilité est la première compétence fonctionnelle qui vient à l’esprit pour ce type de postes. Les hauts dirigeants de ce système de santé reconnaissent que les collaborateurs de première ligne ont un impact sur l’expérience du patient et de sa famille. Ils veulent que le personnel contribue à la culture centrée sur le patient qu’ils sont en train d’établir. Notre équipe a mis en place des groupes de discussion et des sondages pour comprendre non seulement les variables qui, par le passé, ont joué un rôle dans le turnover, mais également celles qui permettront de prédire le succès à long terme. En quelques semaines, nous avons élaboré un modèle de compétences pour ces postes qui constituerait la base d’un système de recrutement efficient, efficace et juridiquement défendable.

Centralisation du process de recrutement

Nous avons conçu, en collaboration avec les ressources humaines, un process centralisé de recherche et de présélection des candidats pour les quatre hôpitaux, afin de tirer le meilleur parti des efforts de recrutement à partir d’un vivier de talents commun. L’équipe centrale examine les candidatures et les résultats des évaluations préalables à l’emploi afin d’éliminer les candidats ayant peu de chances de réussir. Une présélection par téléphone permet de réduire encore plus le vivier et les candidats retenus sont présentés au manager. Un process de communication a été créé afin que les recruteurs et les managers travaillent en étroite collaboration pour améliorer constamment l’efficacité et la précision du recrutement.

Outils d’évaluation

Les outils sont axés sur la fiabilité, la compassion, l’orientation patient, la flexibilité et la collaboration. L’équipe centrale de recrutement utilise les solutions Talogy pour le secteur de la santé, gérées de manière fluide par le système ATS, pour évaluer les compétences comportementales des candidats et éliminer les 25 % de candidats les moins performants. Des guides d’entretiens comportementaux concis et structurés ont été créés en fonction des compétences définies. Tous les managers sont formés à Select Interviewing^® par le biais de formations en direct et de Select Interviewing^® Online afin que l’entretien avec le candidat soit efficace et prédictif.

Résultats

Turnover à court terme

Lors des quatre premiers mois du projet, 121 collaborateurs ont été recrutés. Par rapport aux 119 recrutements effectués au cours de la même période de l’année précédente, le turnover à court terme a été réduit de moitié. Économies réelles : 450 000 $. Économies sur une année entière : 1,3 million $.

Efficacité

Le système permet aux recruteurs de réduire le vivier de candidats à un groupe de candidats plus qualifiés sans augmenter le nombre, les efforts ou l’énergie des recruteurs. Les recruteurs et les managers ne consacrent du temps et des ressources qu’aux candidats les plus qualifiés. Les managers n’ont pas à examiner les CV et lorsqu’un candidat est présenté au manager par l’équipe centrale, il y a 85 % de chances que le candidat soit apte à être recruté. Les managers peuvent ainsi consacrer plus de temps à la gestion et moins au recrutement.

L’expérience des patients

Le personnel infirmier a rapidement constaté une amélioration de la qualité des transporteurs. Voici un témoignage des RH, après une réunion de l’équipe soignante :