Verbesserung des Auswahlprozesses, um eine bessere Eignung für den Arbeitsplatz zu gewährleisten und die Fluktuation zu verringern

Die Herausforderung

Die freiwillige Fluktuation, insbesondere im ersten Jahr, ist ein guter Indikator für die Wirksamkeit einer Organisation bei der Einstellung und Eingliederung von Mitarbeiter:innen. Die Fluktuation im ersten Jahr ist im Krankenhaussektor mit 28,3 % deutlich höher als in den übrigen US-Branchen (21,5 %). Nach dem ersten Jahr in einem Krankenhaus verlassen 22,2 % der Pflegekräfte das Krankenhaus, und in einigen Bereichen der Krankenhausbelegschaft liegt die Fluktuation oft bei über 50 % (PricewaterhouseCoopers Saratoga 2012/2013 U.S. Human Capital Effectiveness Report). Der Bericht nennt auch die Auswirkungen auf das Endergebnis. Er schätzt die Kosten der Fluktuation auf das 1,5fache des Grundgehalts von freigestellten Mitarbeiter:innen und das 0,5fache des Grundgehalts von nicht freigestellten Mitarbeiter:innen. Diese vier Krankenhäuser, die zu demselben Gesundheitssystem gehören, befinden sich in einem Umkreis von 15 Meilen voneinander. Ihre Fluktuation in den Dienstleistungsberufen, insbesondere in den Bereichen Ernährung, Umwelt und Transport, lag lange Zeit bei bis zu 63 %. Das System hatte umfangreiche Analysen durchgeführt und mehrere Strategien ausprobiert, jedoch mit wenig Erfolg. Darüber hinaus prüften die Personalverantwortlichen bis zu 50 Lebensläufe und führten Gespräche mit bis zu 10 Bewerber:innen, um eine einzige Stelle zu besetzen. Es gab keine Koordinierung der Einstellungsbemühungen, und die vier Krankenhäuser konkurrierten tatsächlich um Talente aus demselben Kandidatenpool.

Die Lösung

Fluktuation ist ein komplexes Problem, aber die direkteste Lösung ist die Verbesserung des Auswahlprozesses, um eine bessere Eignung für den Arbeitsplatz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Fähigkeiten und Verhaltenskompetenzen der Bewerber:innen mit der gewünschten Unternehmenskultur übereinstimmen. Wir haben daher einen umfassenden Ansatz gewählt:

Definition der gewünschten Kompetenzen

Verlässlichkeit ist die erste funktionale Kompetenz, die einem bei diesen Positionen in den Sinn kommt. Die leitenden Angestellten dieses Gesundheitssystems sind sich bewusst, dass die Frontline-Mitarbeiter:innen die Erfahrungen der Patienten und Familien beeinflussen. Sie wünschen sich Mitarbeiter:innen, die zu der patientenorientierten Kultur beitragen, die sie aufbauen wollen. Unser Team nutzte Fokusgruppen und Umfragen, um nicht nur die Variablen zu verstehen, die in der Vergangenheit zur Fluktuation beigetragen haben, sondern auch diejenigen, die den langfristigen Erfolg vorhersagen. In wenigen Wochen entwickelten wir ein Kompetenzmodell für diese Positionen, das die Grundlage für ein effizientes, effektives und rechtlich vertretbares Einstellungssystem bilden sollte.

Zentralisierung des Einstellungsprozesses

In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung entwarfen wir einen zentralen Prozess für die Beschaffung und das Screening von Bewerber:innen für alle vier Krankenhäuser, um eine maximale Rendite der Einstellungsbemühungen aus einem gemeinsamen Talentpool zu gewährleisten. Das zentrale Team prüft die Bewerbungen und die Assessment-Ergebnisse, um Bewerber:innen mit geringen Erfolgsaussichten auszuschließen. Ein Telefonscreening grenzt den Pool noch weiter ein, und die endgültigen Bewerber:innen werden an den/die Personalverantwortliche:n weitergeleitet. Es wurde ein Kommunikationsprozess geschaffen, so dass Personalverantwortliche und Einstellungsleiter:innen eng zusammenarbeiten, um die Effizienz und die Genauigkeit der Auswahl ständig zu verbessern.

Assessment-Instrumente

Die Instrumente konzentrieren sich auf Zuverlässigkeit, Mitgefühl, Patientenorientierung, Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit. Das Recruiting-Team verwendet Talogy’s Lösungen im Gesundheitswesen, die nahtlos über ein Bewerber:innen-Tracking-System verwaltet werden, um die Verhaltenskompetenzen der Bewerber:innen zu bewerten und die unteren 25 % der Bewerber:innen auszusortieren. Auf der Grundlage der definierten Kompetenzen wurden Leitfäden für prägnante, strukturierte, verhaltensorientierte Bewerbungsgespräche erstellt. Alle Personalverantwortlichen werden in Select Interviewing^® geschult, wobei eine Kombination aus Live-Schulung und Select Interviewing^® Online ein effektives, vorausschauendes Bewerbungsgespräch gewährleistet.

Die Ergebnisse

Kurzfristige Fluktuation

Allein in den ersten vier Monaten des Projekts wurden 121 Mitarbeiter:innen eingestellt. Im Vergleich zu den 119 Einstellungen im gleichen Zeitraum des Vorjahres hat sich die kurzfristige Fluktuation halbiert. Tatsächliche Einsparungen: 450.000 US-Dollar. Einsparungen über ein ganzes Jahr: 1,3 Millionen US-Dollar.

Effizienz

Das System ermöglicht es Rekrutierer:innen, den Kandidatenpool auf eine qualifiziertere Gruppe von Bewerber:innen einzugrenzen, ohne die Zahl, den Aufwand oder die Energie der Rekrutierer:innen zu erhöhen. Rekrutierer:innen und Personalverantwortliche verwenden Zeit und Ressourcen nur für besser qualifizierte Bewerber:innen. Die Personalverantwortlichen müssen die Lebensläufe nicht überprüfen, und wenn ein Bewerber/eine Bewerberin vom zentralen Team an den/die Personalverantwortliche:n geschickt wird, besteht eine 85%ige Chance, dass er/sie für die Einstellung geeignet ist. So können Manager:innen mehr Zeit mit der Verwaltung und weniger mit der Einstellung von Mitarbeiter:innen verbringen.

Die Erfahrung der Patienten

Das Pflegepersonal bemerkte schnell eine Verbesserung der Qualität der Transporteure. Rückmeldung der Personalabteilung im Anschluss an eine Sitzung des Pflegepersonals: