Geschrieben von Jaclyn Menendez, Ph.D., Projektberaterin
Unabhängig davon, wie profitabel das Geschäft ist, kann es sich kein Unternehmen leisten, Zeit zu verschwenden – vor allem nicht in einer Zeit, in der mehrere neue Mitarbeiter:innen eingestellt werden müssen. Das gilt insbesondere für den Einstellungsprozess: Ineffizienz bedeutet nicht nur, dass Ihnen Kandidat:innen entgehen, sondern auch, dass Ihre eigene Produktivität leidet. Viele Teams glauben, dass sie die Kunst des Einstellens von Mitarbeiter:innen beherrschen, aber unserer Erfahrung nach gibt es in fast jedem Unternehmen Raum für Verbesserungen. Werfen Sie einen Blick auf unsere Checkliste mit bewährten Verfahren und vergleichen Sie sie mit Ihrem eigenen Prozess. Wo sehen Sie Überschneidungen mit Ihren eigenen Systemen, und wo sehen Sie die Möglichkeit, effizienter zu werden?
Sie haben einen spezifischen und gezielten Einstellungsprozess.
Jedes effiziente Auswahlsystem beginnt mit einem fundierten Einstellungsprozess. Bevor Sie überhaupt in Erwägung ziehen, Ihre Position auszuschreiben und nach Kandidat:innen zu suchen, sollten Sie ziemlich sicher sein, mit welcher Art von Beteiligung Sie rechnen können. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie zu viel Werbung machen und sich einer Flut von Kandidat:innen gegenübersehen, wenn Sie nur wenige Positionen zu besetzen haben, oder, was noch häufiger vorkommt, dass Sie viele offene Positionen und nicht genügend interessierte Bewerber:innen haben.
Sie haben eine überschaubare Anzahl von Hürden zu nehmen und wissen, wie lange das Überwinden der einzelnen Hürden dauert.
Von der einfachen Bewerbung bis zum abschließenden Bewerbungsgespräch sollten Sie genau wissen, wie die Kandidatenerfahrung aussehen wird. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Ablauf für die Kandidat:innen so detailliert wie möglich umrissen haben, zumindest für die interne Referenz. Auf diese Weise können Sie Ihren Bewerber:innen die Fristen für die einzelnen Schritte genau mitteilen und sicherstellen, dass Sie keine widersprüchlichen oder übermäßig aufwendigen Schritte eingebaut haben. Legen Sie Ihren Fokus am stärksten auf die ersten Hürden, denn in dieser Phase sind die Bewerber:innen weniger engagiert und brechen den Prozess eher ab.
Sie bieten nach Möglichkeit Online-Optionen an.
Wenn Sie versuchen, Mitarbeiter:innen einzustellen, ohne eine Online-Präsenz anzubieten, dann haben Sie in Sachen Effizienz definitiv noch Luft nach oben. Zwar haben nicht alle Menschen einen Computer, aber die meisten haben ein Mobiltelefon, und alle haben Zugang zu einer örtlichen Bibliothek. Wenn Sie diese Instrumente haben, müssen die Kandidat:innen für ihre Bewerbung nicht mehr persönlich erscheinen, bis Sie ihnen eine Führung geben oder ein Bewerbungsgespräch mit ihnen führen möchten. Wenn es in Ihrem Einstellungsprozess einen Schritt gibt, der online nicht realisierbar ist, sollten Sie ernsthaft über eine Aktualisierung nachdenken.
Die Reihenfolge Ihrer Vorgänge minimiert die menschlichen Ressourcen.
Die Anzahl der Hürden in einem Einstellungsprozess kann variieren, aber die richtige Reihenfolge dieser Hürden sollte im Allgemeinen gleich bleiben. Um Zeit für Bewerbungsgespräche zu schaffen, ist es immer eine gute Idee, die eigenen Mitarbeiter:innen so wenig wie möglich einzubeziehen. Mit anderen Worten: Automatisieren Sie das Screening von Lebensläufen, richten Sie möglichst früh im Prozess Assessments ein, um die am wenigsten qualifizierten Bewerber:innen herauszufiltern, und führen Sie danach ggf. ein weiteres Assessment durch, um den Pool noch weiter einzugrenzen. Wenn die Telefonscreenings oder Bewerbungsgespräche durchgeführt werden, sollten nur noch die am besten geeigneten Kandidat:innen dabei sein.
Ihr Assessment filtert den richtigen Anteil von Kandidat:innen heraus.
Ein gut platziertes Assessment kann im Auswahlprozess von unschätzbarem Wert sein. Wenn das Assessment jedoch zu viele oder zu wenige Bewerber:innen aussortiert, ist es kein nützlicher Teil Ihres Prozesses, und Ihre Effizienz bei der Einstellung wird darunter leiden. Investieren Sie in eine hochwertige Arbeitsanalyse, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Kompetenzen bewerten und die Punktevergabe angemessen ist.
An den Bewerbungsgesprächen sind keine unnötigen Personen beteiligt.
In der letzten Phase des Einstellungsprozesses ist es üblich, dass die Bewerber:innen mit mindestens einem Personalverantwortlichen zusammenkommen. Bewerbungsgespräche sind zwar eine gute Möglichkeit, um Fragen zu Assessments oder Lebensläufen zu klären, aber sie sollten nicht zu einem überdimensionierten oder zeitraubenden Instrument werden. Anstatt alle Manager im Werk einzubeziehen, sollte nur der bzw. die für das Bewerbungsgespräch relevanteste oder am besten qualifizierte Personalverantwortliche einbezogen werden. Verwenden Sie außerdem einen strukturierten Prozess für Bewerbungsgespräche, damit Sie nicht für jede:n Bewerber:in das Rad neu erfinden müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Sie allen Kandidat:innen arbeitsbezogene und einheitliche Fragen stellen.
Also, wie haben Sie bei unserer empfohlenen Checkliste abgeschnitten? Wenn Sie festgestellt haben, dass es Bereiche gibt, in denen Sie sich verbessern können, machen Sie sich keine Sorgen. PSI kann Sie beraten, wenn Sie in einem der oben genannten Bereiche Entwicklungsmöglichkeiten haben. Kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen zu erhalten.
