Geschrieben von Cassandra Walter, Beraterin
In Phasen, in denen gleich mehrere Bewerber:innen eingestellt werden müssen, kann Ihre Arbeit als Personalverantwortliche:r sehr anstrengend werden. Sie haben mehrere offene Positionen und werden wahrscheinlich von anderen Interessengruppen unter Druck gesetzt, diese Positionen so schnell wie möglich zu besetzen. Bei der hohen Nachfrage und der großen Arbeitsbelastung ist es nicht verwunderlich, dass einige Dinge, wie z. B. das Aufrechterhalten einer positiven Bewerbererfahrung, zu kurz kommen. Der Begriff Kandidatenerfahrung bezieht sich darauf, wie Bewerber:innen ihre Behandlung während des Einstellungsprozesses wahrnehmen und darauf reagieren. Deshalb ist es entscheidend, stets für eine positive Bewerbererfahrung zu sorgen. Eine kürzlich vom Talent Board durchgeführte Umfrage ergab, dass 61 % der Kandidat:innen, die eine positive Erfahrung gemacht haben, andere aktiv dazu ermutigen würden, sich bei dem Unternehmen zu bewerben, während 27 % derjenigen, die eine negative Erfahrung gemacht haben, andere aktiv von einer Bewerbung abhalten würden. Darüber hinaus würden 50 % der Kandidat:innen, die positive Erfahrungen gemacht haben, diese mit anderen teilen, während 32 % der Kandidat:innen, die negative Erfahrungen gemacht haben, ihre negativen Erfahrungen publik machen würden. Demnach kann die Kandidatenerfahrung das öffentliche Bild von Ihrem Unternehmen stark beeinflussen und Ihre Einstellungsbemühungen entweder unterstützen oder behindern.
Ich weiß, was Sie jetzt denken: „Klar, Cassandra, den Kandidat:innen eine positive Erfahrung zu bieten, klingt toll. Aber ich muss acht Positionen besetzen, 400 Bewerber:innen abfertigen, und der Tag hat nur 24 Stunden. Ich habe keine Zeit, mir ständig Gedanken über die Kandidatenerfahrung zu machen.“ Aber keine Sorge, mein:e Liebe:r! Ich habe da einige Vorschläge, wie Sie auch in Phasen, in denen mehrere Bewerber:innen eingestellt werden, eine positive Bewerbererfahrung aufrechterhalten können.
1. Seien Sie transparent
Kandidat:innen möchten ein klares Bild davon haben, worauf sie sich einlassen, bevor sie sich die Zeit nehmen, sich um eine Position zu bewerben. Unklare Stellenbeschreibungen können sehr frustrierend sein. Kein Mensch nimmt gerne Zeit und Mühe auf sich, um sich um eine Position zu bewerben, nur um dann festzustellen, dass er nicht über die erforderlichen Qualifikationen verfügt oder dass es sich um eine Stelle handelt, an der er nicht interessiert ist. Achten Sie daher darauf, dass die veröffentlichte Stellenbeschreibung die erforderlichen Qualifikationen und die Aufgaben der Stelle genau beschreibt. Ziehen Sie auch in Erwägung, ein Video mit einer realistischen Vorschau (RJP) zu veröffentlichen. Zeigen Sie den Kandidat:innen genau, wie der Alltag in dieser Position aussieht, damit sich nur die Kandidat:innen bewerben, die wirklich an der Position interessiert sind. Wenn Sie von vornherein klare Erwartungen formulieren, können sich unqualifizierte oder schlecht geeignete Bewerber:innen zurückziehen. Das bewahrt Sie auch davor, diese Personen später im Prozess selbst aussortieren zu müssen.
2. Entwickeln Sie Zeitpläne
Machen Sie klare Zeitvorgaben und teilen Sie diese den Kandidat:innen mit. Für die Kandidat:innen kann es ärgerlich sein, wenn sie eine Bewerbung einreichen und dann wochenlang keine Rückmeldung zu den nächsten Schritten erhalten. Nach dem Einreichen ihrer Bewerbung sollten die Kandidat:innen eine Nachricht erhalten, wann sie mit Informationen zu den nächsten Schritten rechnen können. Es ist auch sinnvoll, den Kandidat:innen eine Kontaktperson zu nennen, an den sie sich wenden können, wenn sie Fragen zum Prozess oder zu ihrer Bewerbung haben.
Das Festlegen von Zeitplänen kann Ihnen auch dabei helfen, im Einstellungsprozess den Überblick zu behalten. Bei mehreren zu besetzenden Position und Hunderten von abzufertigenden Bewerber:innen kann man schnell überfordert sein. Zeitpläne können Ihnen helfen, zurechnungsfähig zu bleiben. Wenn Sie einen Zeitplan festgelegt haben, sollten Sie ihn einhalten. Sollte sich etwas daran ändern, müssen Sie dies den Kandidat:innen mitteilen.
3. Automatisieren Sie den Prozess
Die Kandidat:innen sollten den Prozess reibungslos durchlaufen können. Zum Beispiel sollten sie nach dem Einreichen ihrer Bewerbung sofort zum Assessment weitergeleitet werden (was Sie auch nutzen können, um die Kandidatenerfahrung zu verbessern!). Wenn sie das Assessment bestehen, sollten sie direkt weitergeleitet werden, um einen Termin für ihr Bewerbungsgespräch zu vereinbaren. Mit einen automatisierten Prozess vermeiden Sie Engpässe, bei denen die Kandidat:innen darauf warten, dass Sie ihnen die Einzelheiten über den nächsten Schritt mitteilen.
Außerdem ist die Möglichkeit, Dinge in großem Umfang erledigen zu können, äußerst vorteilhaft in Phasen, in denen mehrere Bewerber:innen eingestellt werden. Niemand möchte 300 E-Mails zu den nächsten Schritten an Kandidat:innen versenden. Investieren Sie stattdessen in Technologien, die es Ihnen ermöglichen, Massen-E-Mails zu versenden und Massenaktualisierungen in Ihrem Tracking-System vorzunehmen. Es ist auch von Vorteil, Vorlagen für die Kommunikation mit den Kandidat:innen (z. B. Einladungen zu Bewerbungsgesprächen, Absageschreiben usw.) zu speichern. Mit Vorlagen sparen Sie Zeit, da Sie die Nachrichten nicht immer wieder neu verfassen müssen.
Bei der Lektüre dieses Beitrags haben Sie vielleicht einen roten Faden erkannt: die Kommunikation. Die kontinuierliche Kommunikation mit Ihren Kandidat:innen und das Formulieren klarer Erwartungen ist ein Schlüsselfaktor für die Kandidatenerfahrung. Als Bewerber:in ist es ärgerlich, wenn man sich die Mühe macht und um eine Stelle bewirbt und dann keine Antwort von dem Unternehmen erhält – nicht einmal die Mitteilung, dass man für die Position nicht mehr in Frage kommt. Mit ist bewusst, dass das Kommunizieren mit den Bewerber:innen schwierig sein kann, insbesondere in Zeiten, in denen viele Bewerber:innen eingestellt werden, aber es ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer positiven Bewerbererfahrung. Wenn Sie einige dieser Vorschläge umsetzen, können Sie den Zeitaufwand für die Kommunikation erheblich verringern und gleichzeitig für eine positive Erfahrung für die Bewerber:innen sorgen.
