So integrieren Sie erfolgreich Produktionssimulationen in Ihren Einstellungsprozess

Geschrieben von Connie Gentry, Consulting Associate

Da sich die Auswahlsysteme und die Einstellungsanforderungen der Arbeitgeber:innen ständig weiterentwickeln, werden immer häufiger Werkzeuge zur Vorbereitung auf die Beschäftigung eingesetzt, z. B. realistische Jobvorschauen (RJPs) und praktische Arbeitssimulationen. Dieser Trend ist vor allem im Produktionssektor zu beobachten. Durch Übungen oder „Produktionssimulationen“ erhalten Arbeitgeber:innen ein konkretes Maß für die Fähigkeit der Kandidat:innen, dieselbe Art von Aufgaben effektiv auszuführen, die sie auch am Arbeitsplatz ausführen müssten.

Eli Castruita, Projektberater bei PSI, war an der Entwicklung und Gestaltung vieler kundenspezifischer Produktionssimulationen beteiligt und weiß aus erster Hand, wie viel Planung, Ressourcen und Geld in eine effektive Produktionssimulation fließen. Im Folgenden hat Eli 5 wesentliche Schritte skizziert, die Arbeitgeber:innen in Betracht ziehen sollten, wenn sie die Aufnahme einer Produktionssimulation in ihren Einstellungsprozess in Erwägung ziehen.

1) Führen Sie eine gründliche Arbeitsanalyse durch

Die Durchführung einer gründlichen Arbeitsanalyse für die Zielposition ist nicht nur für den Erfolg einer Produktionssimulation entscheidend, sondern auch für die Rechtssicherheit.

• Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten sind für die Ausübung der Tätigkeit erforderlich?
• Arbeitsanalysen tragen dazu bei, falsche Vorstellungen von Managern darüber, was für diese Position wirklich wichtig ist und was nicht, aufzudecken und oftmals zu widerlegen.
• Da es sich bei der Ausgestaltung der eigentlichen Simulation um einen individuellen Entwurfsprozess handelt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass klar festgelegt wird, welche Kompetenzen gemessen werden sollen.

2) Bestimmen Sie frühzeitig eine:n interne:n Befürworter:in

Wie bei allen Projekten oder Initiativen ist es äußerst vorteilhaft, eine weitere interne Ressource zu haben, die die Produktionssimulation unterstützt.

• Haben Sie eine:n einflussreiche:n interne:n Befürtworter:in, der die Leitung überzeugen kann?
• Die Erstellung von Produktionssimulationen kann kostspielig sein, daher ist es wichtig, interne Berfürworter:innen zu haben, die helfen, Rentabilität und Endergebnisse zu propagieren.
• Im Verlauf des Projekts wird es unweigerlich zu kleineren Problemen kommen, und Ihre Befürworter:innen können auch dazu beitragen, dass die Dinge reibungslos laufen und die Erwartungen der wichtigsten Interessengruppen erfüllt werden, und mit Ihnen zusammenarbeiten, um den Erfolg sicherzustellen.

3) Bestimmen Sie Umfang und Ausmaß von Budgetplanung und Produktionssimulation

Die wichtigsten Fragen, die sich alle stellen, sind in der Regel die nach den Kosten für die Erstellung einer Produktionssimulation sowie nach dem Umfang und der Größe des für die Simulation benötigten Raums.

• Die Kosten für die Erstellung einer Produktionssimulation liegen in der Regel im sechsstelligen Bereich.
• Bei der Ermittlung des spezifischen Bedarfs ist es wichtig zu bestimmen, wie viele einzelne Stationen benötigt werden. Je nach Anzahl der Kandidat:innen benötigen Sie zum Beispiel 9–12 Stationen, an denen mehrere Kandidat:innen gleichzeitig abgefertigt und evaluiert werden können. In diesem Fall könnte Ihr Unternehmen Mitarbeiter:innen in den Bereichen Montage, Fertigung und Logistik einstellen, und die Kandidat:innen würden eine Station für jede dieser Arbeitsfunktionen durchlaufen.
• Die Kosten für die Anmietung eines Gebäudes oder die Nutzung von Räumlichkeiten in einer bereits vorhandenen Einrichtung sollten ebenfalls untersucht und im Budget berücksichtigt werden. Die Standorte sollten über einen Internetanschluss verfügen und alle geltenden Bau- und Zonenvorschriften der Region erfüllen.
• Auch die Punktevergabe bei der Produktionssimulation sollte besprochen werden, um festzustellen, ob die Daten von einem ATS-System (Applicant Tracking System) in ein anderes übertragen werden müssen und welche Kosten damit aus technischer Sicht verbunden sein könnten.
• Neben der Budgetierung sollten ein Projektteam, ein detaillierter Projektplan und regelmäßige wöchentliche Gespräche eingerichtet werden.

4) Legen Sie Rollen und Aufgaben klar fest

In einem gut definierten Projektplan sollte klar festgelegt sein, wer die Führung und die Verantwortung für bestimmte Rollen und Aufgaben übernimmt.

• Wer ist für die Materialbestellung zuständig? Müssen sie gekauft werden oder haben Sie die Materialien bereits vor Ort?
• Wer ist für den eigentlichen Bau und das Testen der Geräte verantwortlich?
• Berücksichtigen Sie Aspekte, die ein große Anzahl wiederholter Bewegungen erforderlich machen können und welche Auswirkungen dies auf die Ausrüstung hat.
• Die interne Wartung der Ausrüstung sollte in den Projektplan und das Budget aufgenommen werden.
• Wer wird die Produktionssimulation unterstützen? Stehen dafür interne Ressourcen zur Verfügung oder müssen Sie diesen Teil des Prozesses in Auftrag geben?

5) Sorgen Sie für die laufende Überwachung der Erfolgsquoten und die Überprüfung auf negative Auswirkungen

Nach dem offiziellen Start der Produktionssimulation sollte eine fortlaufende Überwachung stattfinden, um die Erfolgsquoten zu bewerten und sicherzustellen, dass Maßnahmen zur Verringerung negativer Auswirkungen ergriffen werden.

• Ermöglichen die Erfolgsquoten den Kund:innen eine ausreichende Anzahl von Kandidat:innen für die Besetzung von Positionen?
• Sollte die Punktevergabe strenger gestaltet werden, um mehr Personen herauszufiltern?
• Welchen Stellenwert hat sie im Auswahlprozess als Ganzes?
• Gibt es Indikatoren für negative Auswirkungen? Wenn ja, was kann an der Punktevergabe geändert werden, um sie zu reduzieren oder zu eliminieren, ohne den Nutzen und die Gültigkeit des Prozesses zu beeinträchtigen?
• Gibt es Änderungen an den Prozessschritten, Anweisungen oder sogar physischen Geräten, die vorgenommen werden müssen?

Es gibt viele detaillierte Schritte und Überlegungen, die in die Erstellung einer soliden und rechtssicheren Produktionssimulation einfließen müssen, aber ihr Wert für den gesamten Auswahlprozess kann immens sein. Produktionssimulationen fördern ein hohes Maß an Augenscheinvalidität bei den Kandidat:innen, die erkennen, dass sie wirklich anhand der spezifischen Bewegungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten bewertet werden, die sie tagtäglich am Arbeitsplatz benötigen würden. Die Arbeitgeber:innen können dann leicht diejenigen Personen aussortieren, die nicht über die arbeitsbezogenen Fähigkeiten verfügen.