Geschrieben von Kate Van Bremen, Ph.D., Beraterin
Ziel einer Arbeitsanalyse ist es, herauszufinden, was für den Erfolg in einem bestimmten Job wichtig ist – welche Art von Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten (auch bekannt als: Knowledge, Skills and Abilities, KSAs), Merkmalen, Verhaltensweisen usw. für den Erfolg in der Rolle wichtig sind. Sobald wir die Kompetenzen bzw. die Aufgaben ermittelt haben, die für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit wichtig sind, können wir festlegen, wie diese am besten gemessen werden können.
Die Daten aus einer Arbeitsanalyse können viele wichtige Informationen zu Dingen liefern, die im Lebenszyklus von Mitarbeiter:innen wichtig sind: Stellenbeschreibungen, Auswahlkriterien, Leitfäden für Bewerbungsgespräche, Leistungsbewertungskriterien usw. Das Durchführen einer rigorosen Arbeitsanalyse trägt dazu bei, die Rechtssicherheit des erstellten Auswahlprozesses zu untermauern, indem der Bezug der gemessenen KSAs zu der Tätigkeit nachgewiesen wird. Die Schritte einer Arbeitsanalyse können variieren und auf unterschiedliche Art und Weise durchgeführt werden. Im Folgenden werden einige Teile aufgeführt, die eine zuverlässige Arbeitsanalyse beinhalten kann.
Beachten Sie, dass Sie bei der Erhebung dieser Daten in jedem Schritt darauf achten müssen, dass es sich bei der von Ihnen erfassten Stichprobe – sei es durch Beobachtungen, Meetings, Umfragen usw. – um eine repräsentative Abbildung der Grundgesamtheit handelt. Sie sollten beispielsweise nicht nur die Mitarbeiter:innen der ersten Schicht betrachten, sondern auch die Mitarbeiter:innen der zweiten Schicht in die Analyse einbeziehen, falls sich deren Anforderungen voneinander unterscheiden. Wenn es die von Ihnen analysierte Stellenbezeichnung in mehreren Abteilungen gibt, sollten Sie die verschiedenen Abteilungen so weit wie möglich einbeziehen. Ideal ist es auch, wenn die demografischen Merkmale der untersuchten Stichprobe relativ proportional zur Verteilung dieser demografischen Merkmale in der aktuellen Mitarbeiterpopulation ist.
1) Erfassen von Archivdaten
Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, alle vorhandenen Informationen zu sammeln, die Aufschluss darüber geben, welche KSAs für den Erfolg in der jeweiligen Rolle wichtig sind. Dazu könnten auch Stellenbeschreibungen gehören, in denen die Anforderungen der Stelle aufgeführt sind (z. B. „hohe Detailgenauigkeit“). Enthalten sein können auch alle derzeit vorhandenen Kompetenzmodelle, die die für den Erfolg im Unternehmen und in der Position wichtigen Kompetenzen beschreiben. Auch Formulare und Kriterien für die Leistungsbeurteilung könnten einbezogen werden. Diese zeigen uns, mit welcher Benchmark die Leistung der Mitarbeiter:innen verglichen wird (z. B. „Befolgt die Sicherheitsverfahren“).
2) Betriebsbesichtigung/Arbeitsplatzbeobachtung
Auf diese Weise können Arbeitsanalyst:innen beobachten, was am Arbeitsplatz geschieht – die Aufgaben, die im Rahmen der Arbeit ausgeführt werden (z. B. das Zählen von Produkten, die in Kartons verpackt werden sollen), die Umgebung (z. B. heiß, staubig), Umfang der Interaktion mit anderen usw. Natürlich müssen Sie bei diesem Schritt ein gutes Urteilsvermögen an den Tag legen. Es ist sinnvoll, dies in die Arbeitsanalyse einzubeziehen, wenn es sich um eine Stelle auf Einstiegsebene handelt. In gehobeneren Positionen ist es unter Umständen weniger nützlich, Mitarbeiter:innen beim Beantworten von E-Mails oder Schreiben von Berichten zu beobachten.
3) Fokusgruppen mit Job Content Experts (JCEs)
In dieser Phase des Prozesses treffen sich die Analyst:innen mit Personen, die sich mit der Stelle und den Aufgaben der Position sehr gut auskennen. Dazu könnten aktuelle leistungsstarke Mitarbeiter:innen und die Vorgesetzten für diese Position gehören. Im Allgemeinen könnten sich ein oder zwei Analyst:innen mit einer Gruppe von 5 bis 8 JCEs treffen, die Gruppen können jedoch auch kleiner sein. Auch Einzelgespräche sind möglich. Bei diesen Treffen ist das Ziel, wie auch bei den anderen Schritten im Prozess, zu erfahren, was für das erfolgreiche Arbeiten in der Rolle nötig ist. Welche Aufgaben werden ausgeführt? Welche KSAs sind erforderlich? Welche Merkmale oder Fähigkeiten weisen erfolgreiche Mitarbeiter:innen auf?
4) Umfragen
Es ist nicht immer praktikabel oder ratsam, Gespräche mit allen Inhabern dieser Rolle zu führen. Um jedoch den Beitrag von einer breiteren Auswahl von Mitarbeiter:innen in der Position zu erhalten, ist es sinnvoll, zusätzliche Stelleninhaber an einer Umfrage teilnehmen zu lassen, in der sie die Bedeutung der Kompetenzen bewerten, die in den vorangegangenen Teilen der Arbeitsanalyse als für den Erfolg wichtig ermittelt wurden. Dies ist ein wichtiger Schritt, da die Fokusgruppen den Analyst:innen wertvolle qualitative Daten liefern, während die Umfragen eher quantitative Informationen liefern, die objektiver analysiert werden können.
5) Treffen mit Interessengruppen/Visionär:innen
Die Diskussion mit den wichtigsten Interessengruppen ist ein wichtiger Teil der Arbeitsanalyse. Bei diesen Treffen erhalten die Analyst:innen Einblick in die Sichtweise dieser wertvollen Mitglieder in Bezug auf die Zielposition sowie das Unternehmen im Allgemeinen. Die Analyst:innen holen Hintergrundinformationen ein, einschließlich Informationen zum Antrieb für das aktuelle Projekt. Sie stellen auch fest, ob es Bedenken hinsichtlich der Rechtssicherheit gibt oder ob bestimmte KSAs oder andere Verhaltensweisen mangelhaft sind oder fehlen. Diese Treffen bieten auch ein Forum für die Erörterung höherer Unternehmensziele oder Initiativen, die sich auf die Kompetenzen oder das Kompetenzniveau auswirken können, die für den Erfolg in der Zielposition erforderlich sind.
Schlussfolgerung
Denken Sie daran, dass eine Arbeitsanalyse wesentlicher Bestandteil jedes gründlichen Mitarbeiterassessments ist. Jeder Schritt ist so wichtig wie alle anderen auch: Sammeln von Archivdaten, Arbeitsplatzbeobachtung, Fokusgruppen, Umfragen und Treffen mit Interessengruppen. Beziehen Sie bei der Durchführung von Arbeitsanalysen unbedingt alle einzelnen Schritte ein. Wenn Sie mit Arbeits- und Organisationspsycholog:innen zusammenarbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass diese jeden Schritt durchführen, um die Genauigkeit Ihres Assessments zu gewährleisten.
