Geschrieben von Brian Dishman, Senior Consultant
Dieser Artikel über die Schlüsselelemente eines effektiven Einstellungsprozesses wurde ursprünglich im September 2012 veröffentlicht. Unsere Ratschläge und Daten wurden an den heutigen Arbeitsmarkt angepasst.
Früher konnten Jugendliche im Sommer einfach von Geschäft zu Geschäft gehen und nach Papierbewerbungen fragen. Manchmal kam es dabei an Ort und Stelle zu einem Gespräch zwischen Verantwortlichen und potenziellen Mitarbeiter:innen, manchmal erhielten die Kandidat:innen nach ein paar Tagen oder einer Woche einen Anruf und manchmal erhielten sie überhaupt keine Rückmeldung. Auf die wenigen Glücklichen, die es in die nächste Auswahlrunde schafften, wartete in der Regel ein persönliches Bewerbungsgespräch mit unstrukturierten Fragen. Das ließ viele von ihnen entmutigt und verwirrt zurück, weil sie nicht wussten, ob ihr Bewerbungsgespräch erfolgreich gelaufen war oder nicht.
Was ist an diesem Verfahren falsch?
Diese Strategie führte zwar bei einigen Personen zum Erfolg, doch die früheren Arbeitgeber:innen hätten es besser machen können (und müssen). Diese überholte Einstellungsstrategie mag zu einigen guten Mitarbeiter:innen geführt haben, aber es gab auch genauso viele schlechte. Darüber hinaus hätten die Arbeitgeber:innen neue Mitarbeiter:innen sehr wahrscheinlich um einiges billiger und schneller einstellen können. Zunächst einmal sind Papierbewerbungen erhebliche Zeit- und Ressourcenfresser. Telefon-Screenings und persönliche Bewerbungsgespräche können nützlich und genau sein, wenn sie richtig durchgeführt werden. Die meisten Unternehmen verfügen jedoch nicht über die nötige Struktur für eine möglichst präzise Durchführung.
Außerdem können sich bei unstrukturierten Prozessen persönliche Neigungen und andere unfaire Verhaltensweisen einschleichen. Damit ein Einstellungsprozess den größtmöglichen Nutzen liefern kann, muss dieser effizient, präzise und fair sein. Aufgrund unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit großen und kleinen Unternehmen haben wir bei PSI ein vierstufiges Einstellungsverfahren entwickelt, das jedem Unternehmen helfen kann, schnell und fair die richtigen Mitarbeiter:innen zu finden.
Schritt 1: Die Bewerbung
Am Anfang des Einstellungsverfahrens muss die Automatisierung stehen, um eine effiziente und effektive Pipeline zu schaffen. Mit einem automatisierten Prozess können die Personalverantwortlichen und Rekrutierer:innen von Unternehmen zeitraubende und mühsame Aufgaben delegieren, sodass sie mehr Zeit für die Interaktion und Bewerbungsgespräche mit den am besten qualifizierten Kandidat:innen haben. Für Ihren Bewerbungsprozess raten wir Ihnen Folgendes:
- Verwenden Sie ein automatisiertes Bewerbungstool.
- Integrieren Sie in dieses Tool Fragen, um Kandidat:innen auszusieben und die von diesen benötigten Informationen zu erhalten.
- Verlassen Sie sich auf Ihr System. Es bestimmt automatisch, wer diese Phase besteht und wer nicht, und kann sogar dafür sorgen, dass sich die Kandidat:innen automatisch für die nächste Phase einplanen.
Schritt 2: Bewerber-Screening
Nach dem Eingang von Bewerbungen müssen Sie zunächst die Kandidat:innen aussortieren, die nicht geeignet sind. Auch diese Bewerber können über umfangreiche Erfahrungen verfügen. Sie müssen jedoch Kandidat:innen finden, die die von Ihnen benötigten Fähigkeiten und Anforderungen mitbringen und die gleichzeitig gut zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Denken Sie in dieser Phase des Prozesses an Folgendes:
- Die Bewerbungsphase gibt Aufschluss über die Erfahrung sowie die fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten der Kandidat:innen.
- Erfahrung ist zwar wichtig, jedoch gilt dies auch für einige zwischenmenschliche Kompetenzen, die gute Mitarbeiter:innen haben sollten, wie z. B. Arbeitsethik und Teamarbeit.
- Es gibt einige kurze Assessments, mit denen sich die Kandidat:innen, die diese Kompetenzen nicht ausreichend besitzen, leicht herausfiltern lassen.
Schritt 3: Assessment von Kandidat:innen
Während sich der Bewerberpool durch ein erstes Screening eingrenzen lässt, hilft Ihnen ein gründliches Assessment der einzelnen Kandidat:innen, sicherzustellen, dass Sie die richtige Person für die Stelle zum Bewerbungsgespräch einladen und einstellen. Untersuchungen haben ergeben, dass effektive und leistungsstarke Mitarbeiter:innen bestimmte Verhaltensweisen und Eigenschaften aufweisen. In der Assessmentphase ist es von entscheidender Bedeutung, diese Merkmale bei den Kandidat:innen zu suchen und zu erkennen. Denken Sie daran:
- Kandidat:innen, die die vorangegangenen Phasen des Einstellungsprozesses erfolgreich durchlaufen haben, haben möglicherweise das Potenzial, gute Mitarbeiter:innen zu sein.
- Wichtig ist es, diese Personen einem eingehenden kompetenzbasierten Assessment zu unterziehen, um zu sehen, wer am Ende ganz oben steht.
Schritt 4: Das Bewerbungsgespräch
In den Bewerbungsgesprächen haben Sie die Möglichkeit, mit den Kandidat:innen von Angesicht zu Angesicht zu sprechen. Um Ihre Bewerbungsgespräche so effektiv wie möglich zu gestalten, müssen Sie in ein solides Schulungsprogramm für Bewerbungsgespräche investieren. Alle Rekrutierer:innen und Personalverantwortlichen, die Bewerbungsgespräche mit Bewerber:innen führen, sollten sich einig sein und dieselbe Taktik anwenden. Dadurch entsteht ein Prozess, der besser strukturiert und weniger von persönlichen Neigungen geprägt ist. Einige abschließende Punkte, die Sie beachten sollten:
- Bis zu diesem Zeitpunkt lief der Einstellungsprozess größtenteils, wenn nicht sogar vollständig, ohne zwischenmenschlichen Kontakt ab. Unsere Kund:innen haben oft erwähnt, wie viele Stunden sie mit Bewerbungsgesprächen mit unqualifizierten Personen verschwendet haben. Jetzt können Ihre HR-Ressourcen ihre Zeit den Bewerbungsgesprächen mit den besten Kandidat:innen widmen.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie im Umgang mit Fragen für strukturierte verhaltensorientierte Bewerbungsgespräche geschult sind, damit Sie in dieser Phase des Prozesses möglichst genau vorgehen können.
Achten Sie darauf, dass alle Entscheidungskriterien, die in diesem Prozess gelten, arbeitsplatzbezogen und dokumentiert sind. Behandeln Sie alle Kandidat:innen gleich, und sorgen Sie dafür, dass ALLE denselben Prozess durchlaufen und für ALLE dieselben Standards gelten. Wenn Sie sich an diesen vierstufigen Prozess halten, maximieren Sie das Potenzial der Teams Ihres Unternehmens und minimieren gleichzeitig Ihren Aufwand und Ihr rechtliches Risiko.
Bei PSI arbeiten wir an innovativen Lösungen, um Sie beim Aufbau von modernen, talentierten Teams zu unterstützen. Unser Team aus Psycholog:innen, Datenwissenschaftler:innen und Personalberater:innen unterstützt Sie weltweit bei der Auswahl, Entwicklung und Einstellung von Talenten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Sie bei der Verwirklichung Ihrer Talentmanagement-Ziele unterstützen können, wenden Sie sich an unser Expertenteam, und erleben Sie unsere Lösungen in der Praxis.
