Verfasst von Amie Lawrence, Ph.D., Director of Global Innovation
Bei umfangreichen Einstellungsprojekten stehen Personalverantwortliche vor einigen besonderen Herausforderungen. Die Entwicklung eines effektiven und effizienten Einstellungsprozesses ist nicht einfach, und die Aufgabe, Hunderte oder Tausende von Mitarbeiter:innen in einem engen Zeitrahmen einzustellen, birgt eine Reihe von besonderen Herausforderungen. Dies gilt insbesondere für Einstiegspositionen in der Fertigung, in Vertriebszentren und Callcentern. In diesem Blog erörtern wir drei Bereiche, in denen Personalverantwortliche bei der Durchführung eines umfangreichen Einstellungsprojekts Schwierigkeiten haben könnten.
3 häufige Herausforderungen für HR-Teams bei umfangreichen Einstellungsprojekten
1. Die Stellen kennen
Mit der Einstellung von Mitarbeiter:innen kann erst begonnen werden, wenn Sie wissen, welche Stellen zu besetzen sind und worauf Sie bei potenziellen Mitarbeiter:innen achten müssen. Dies kann eine der schwierigsten Phasen bei der Planung einer Masseneinstellung sein, denn in vielen Fällen sind die Einstellungsanforderungen eng mit dem Wachstum eines Unternehmens verknüpft. Handelt es sich bei der Neugründung um einen neuen Standort innerhalb eines bestehenden Unternehmens, so kann der Personalbedarf möglicherweise von einem vergleichbaren Standort abgeleitet werden. Unabhängig davon müssen die Personalverantwortlichen genau herausfinden, wie viele Mitarbeiter:innen sie einstellen müssen, um das anfängliche Arbeitsaufkommen zu bewältigen, und wie sie die Stellen ausschreiben und die Bewerber:innen prüfen können.
In einem etablierten Unternehmen ist der erste Schritt zur Schaffung eines effektiven Einstellungsprozesses eine Arbeitsplatzanalyse. Dazu gehört in der Regel die Beobachtung von Mitarbeiter:innen, die die betreffende(n) Position(en) ausüben, und das Einsetzen von Fokusgruppen, um mehr über die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten (Knowledge, Skills, Abilities – KSA) zu erfahren, die mit dem beruflichen Erfolg verbunden sind. Der Auswahlprozess wird dann auf der Grundlage der Arbeitsplatzanalyse entwickelt.
Wenn es keine Mitarbeiter:innen gibt, die beobachtet und befragt werden können, gibt es einige Methoden für den Erhalt dieser Informationen:
- Besuchen Sie einen Standort mit ähnlichen Positionen und nutzen Sie deren Mitarbeiter:innen, um mehr über die KSA zu erfahren. Diese Option wird häufig genutzt, wenn es sich bei der Neugründung um einen neuen Standort innerhalb eines bestehenden Unternehmens handelt. Aber auch gute Beziehungen zwischen vergleichbaren Unternehmen in derselben Branche können diesen Ansatz ermöglichen.
- Fragen Sie Führungskräfte des Unternehmens und Branchenexperten nach deren Vorstellungen von den Stellen und der Art der Arbeit, die die Mitarbeiter:innen verrichten werden. Diese Gruppe kann über die KSA diskutieren, die ihrer Meinung nach für eine erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind. Dieses Erfolgsprofil kann für die Ersteinstellung verwendet und überarbeitet werden, sobald die Mitarbeiter:innen in den betreffenden Positionen tätig sind.
- Eine weitere Möglichkeit, Informationen zu den Stellen zu sammeln, bieten Online-Bibliotheken wie O*Net. Auf dieser Website finden Sie Stellenbeschreibungen und Aufgabenlisten für eine große Anzahl von Berufen. Diese Website kann als Ausgangspunkt für die meisten Positionen innerhalb eines Unternehmens dienen.
Nachdem die Stellen untersucht und die Erfolgsprofile festgelegt wurden, sollte ein Auswahlprozess entwickelt werden, der die wichtigsten Erfolgsfaktoren misst. Es gibt viele Auswahlinstrumente, um die besten Kandidat:innen zu ermitteln; einige davon werden im nächsten Abschnitt behandelt. Alle Assessment-Tools, die in das Verfahren einbezogen werden, sollten nach Möglichkeit für alle Bewerber:innen einheitlich verwendet werden. So können Fairness und Genauigkeit gewährleistet werden.
2. Management von Bewerber:innen
Nach der Ausarbeitung des Auswahlprozesses werden Bewerber:innen aufgefordert, sich zu bewerben. Aufgrund der großen Stellenanzahl sehen sich die Verantwortlichen für das Einstellungsprojekt mit einem hohen Bewerberaufkommen konfrontiert, haben aber nur wenige interne Ressourcen, um dieses zu bewältigen. Eine Möglichkeit, den Bewerberzufluss zu steuern, ist der Einsatz von Technologie. Die teilweise Automatisierung der Datenerfassung und Entscheidungsfindung kann Ihren Prozess effizienter machen. Mit Hilfe eines Online-Fragebogens können fast alle Bewerbermanagementsysteme beispielsweise automatisch Personen aussortieren, die die grundlegenden Qualifikationen nicht erfüllen. Zu den weiteren automatisierten Funktionen gehört die automatische Terminplanung: Bewerber:innen, die bestimmte Anforderungen erfüllen, erhalten einen Link, über den sie sich für die nächste Phase des Einstellungsprozesses anmelden können. Darüber hinaus können Online-Mitarbeiterassessments in einen Auswahlprozess einbezogen werden, um sehr genaue Informationen über die Bewerber:innen zu sammeln, ohne dass ein persönliches Gespräch erforderlich ist. Entwickeln Sie Ihren Prozess so, dass die Automatisierung Ihnen hilft, den Bewerberpool auf die qualifiziertesten Kandidat:innen einzugrenzen. Setzen Sie Ihre Personalressourcen nur für die besten Bewerber:innen ein.
Automatisierung kann einen Prozess effizienter machen., Achten Sie jedoch auch darauf, wie Kandidat:innen auf Ihr Unternehmen und Ihren Bewerbungsprozess reagieren. Es ist wichtig, Ihren Bewerber:innen realistische Erwartungen darüber zu vermitteln, wo sie sich im Prozess befinden und wie oft sie damit rechnen müssen, kontaktiert zu werden.
3. Führungskräfte finden
Viele Unternehmen besetzen Führungspositionen durch Beförderung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin. Bei einer Ausweitung des Unternehmens kann es vorkommen, dass Führungspositionen von außen mit Personen besetzt werden müssen, die dem Unternehmen unbekannt sind. Führungskräfte sind Schlüsselpositionen an einem neuen Standort oder bei einer Ausweitung, da sie dafür verantwortlich sind, alle Mitarbeiter:innen zu motivieren und eine Arbeitsplatzkultur zu schaffen. Die Fähigkeit von Führungskräften, Veränderungen zu bewältigen und Ergebnisse zu erzielen, hat einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens.
Ein gängiger Ansatz für die Einstellung von Führungskräften besteht darin, Führungskräfte von anderen Standorten des Unternehmens oder aus ähnlichen Branchen einzustellen. Diese Führungskräfte bringen fundierte technische Kenntnisse über die Branche und äußerst relevante Erfahrungen mit. Dieser Ansatz kann sehr effektiv sein, aber es ist unwahrscheinlich, dass damit alle offenen Führungspositionen besetzt werden können. Daher ist es notwendig, Führungskräfte anzuwerben und zu überprüfen. Bei der Einstellung von Führungskräften haben wir in den letzten zwei Jahrzehnten die Erfahrung gemacht, dass effektive Führungskräfte bestimmte Eigenschaften und Fähigkeiten besitzen, die unabhängig von ihrer Branchenerfahrung zum Erfolg führen können. Eine der besten Möglichkeiten, Personen mit diesen Fähigkeiten zu identifizieren, ist die Bewertung der Führungskompetenz, die einen detaillierten Einblick geben kann. Diese Bewertung der Führungskompetenz kann auch dazu dienen, Mitarbeiter:innen mit großem Potenzial zu ermitteln, die auf künftige Führungspositionen vorbereitet werden können. Sie ist auch ein wirksames Entwicklungswerkzeug zur Ermittlung von Lücken, sodass die Personen in den Bereichen geschult werden können, in denen Entwicklungsbedarf besteht. Alles in allem kann die Bewertung der Führungskompetenz eine großartige Möglichkeit sein, geeignete Führungskräfte zu finden, zukünftige Führungskräfte zu ermitteln und die Stärke des aktuellen Führungsteams zu verbessern.
Aufgrund meiner Erfahrung in der Unternehmensberatung bei der Mitarbeitereinstellung zu Wachstumszwecken kann ich aus erster Hand sagen, dass dies eine große Herausforderung mit viel Stress sein kann. Die oben beschriebenen Tipps können Personalverantwortlichen dabei helfen, sich bei Masseneinstellungen zurechtzufinden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem herunterladbaren Leitfaden für die erfolgreiche Einstellung von Mitarbeiter:innen in großem Umfang.
Viel Spaß beim Einstellen!
