تجري التصفية الأولية في بداية عملية الاختيار. إن أدوات التصفية الأولية هي تلك التي تم تصميمها لاستبعاد المرشحين ذوي احتمالية النجاح الأقل بكفاءة من عملية الاختيار. يتيح ذلك للخطوات اللاحقة أن تكون أكثر فعالية وكفاءة، و ذلك لأن تلك الخطوات اللاحقة ستركز على المرشحين الأكثر قابلية للاستمرار. تشير كلمة الاختيار إلى عملية توظيف أصحاب المواهب بأكملها. إن عملية الاختيار هي ما يحدث بين اجتذاب المرشح حتي إلحاقه بالعمل.
تشير عملية التوظيف للأعداد الكبيرة (أو التوظيف كبير الحجم) إلى عملية اختيار حيث يتم تلقي عددًا كبيرًا من الطلبات و/أو حين وجود العديد من الأدوار الوظيفية التي يجب شغلها. يمكن أن يتراوح ذلك بين مئات أوآلاف طلبات التوظيف لعدد مماثل أو أقل من الأدوار الوظيفية. على سبيل المثال؛ فإن الأدوار الوظيفية لتوظيف الأعداد الكبيرة يمكن أن تشمل: أي عمال مبتدئين، أو موظفوا مراكز الاتصالات، أو مساعدي البيع بالتجزئة، أو الأدوار الوظيفية لخطوط الإنتاج.
في حال وجود العديد من طلبات التوظيف، تقوم المؤسسات بإعداد عمليات التوظيف كبيرة الحجم التي تحوي مراحل متعددة. تُعرف هذه المراحل أيضًا باسم “الحواجز”، وهي تهدف إلى تصفية و استبعاد المتقدمين غير المناسبين و المضي قدما مع المرشحين الذين يتبين أنهم الأنسب لاحتياجات الدور الوظيفي ومتطلباته. عند تناول عدد مرشحين أكثر بكثير مما يوجد من الأدوار الوظيفية التي يجب أن شغلها، فإن الكفاءة والتصميم السلس للعملية هما ما يحددان النجاح.
تتضمن التصفية الأولية عادةً عدة مراحل يكملها المرشحون، مما يساعد المؤسسات في العثور على أفضل شخص للوظيفة.
هناك العديد من الطرق لتضييق نطاق مجموعة المرشحين، كما يمكن للمؤسسات استخدام مجموعة متنوعة من الأساليب أو الأدوات، مثل:
هي عملية القيام بمراحل التوظيف باستخدام أدوات أو أساليب مختلفة لتصفية المرشحين إلى أعداد أصغر تُعرف أيضًا باسم “مسار التوظيف”، (انظر الصورة)
قد يبدأ عدد كبير من المرشحين العملية في المرحلة الأولى (مثل استمارة طلب التوظيف)، ومن ثم يتم تقليل هذا العدد عن طريق قبول نسبة مئوية من المرشحين أو رفضها في كل مرحلة. إن الهدف من كل عملية اختيار هو الدفع قُدما بالمرشحين الأنسب للدور الوظيفي وللمؤسسة، واستبعاد المرشحين الآخرين الذين لا يستوفون المتطلبات أو المهارات أو الخصائص الرئيسية المطلوبة.
من المهم إعداد عملية توظيف قوية وعادلة. يمكن تحقيق ذلك عن طريق استخدام مراحل وأدوات متعددة أثبتت فعاليتها علميًا.
ومن المهم النظر في ما تتضمنه الوظيفة وما تبحث عنه المؤسسة في المرشح. إن إجراء “تحليل الوظيفة” سيؤدي إلى تحديد المهام والسلوكيات المطلوبة في الدور الوظيفي. ينبغي أن تكون عملية تحليل الوظائف هي الأساس لنظام الاختيار لديكم. يحدد تحليل الوظائف الخصائص أو المهارات الأساسية اللازمة للنجاح في الدور الوظيفي، وهذه السمات هي ما ينبغي أن يتم قياسه في عملية الاختيار في كل مرحلة من مراحل عملية التوظيف.
بمجرد اكتمال تحليل الوظائف، يكون من المهم اختيار عدد المراحل وأنواع الأدوات التي سيتم استخدامها في تقييم المرشحين. لإعداد عملية اختيار ناجحة، ينبغي مراعاة ما يلي:
تركز أسئلة التصفية الأولية للمرشحين في عملية التوظيف على جدار المرشح للعمل. على سبيل المثال: هل يستوفي المتطلبات أو المؤهلات الأساسية للدور المؤسسي؟ ينبغي أن تكون هذه الأسئلة:
1. موضوعية: إما أنهم مؤهلون أو غير مؤهلين – لا توجد منطقة رمادية
2. غير مُقارنة: لن يتم استخدام هذه الأسئلة لمقارنة المرشحين لمعرفة من هو “الأفضل”؛ بل يجب أن تُستخدم لكل المرشحين
3. متعلقة بالوظيفة: ينبغي أن يرتبط أي سؤال يتم طرحه ارتباطا واضحا بمتطلبات الوظيفة.
إذا تم استخدام الأسئلة المسبقة للتصفية الأولية في بداية عملية التوظيف في المؤسسة، فهي تكون مُصممة لاستبعاد المرشحين غير المؤهلين في وقت مبكر من العملية. ولأسباب تتعلق بالامتثال للقواعد، غالبًا ما تركز هذه الأسئلة على المؤهلات الأساسية المطلوبة للوظيفة، مثل:
1. هل لديك الحق في العمل في ذلك البلد؟
2. هل مسموح لك قانونًا بالعمل (أي هل تجاوزت سنًا معينة)؟
3. هل يمكنك العمل في أيام أو ساعات معينة؟
يتم رفض المرشحين الذين أجابوا عن هذه النوعية من الأسئلة بشكل غير صحيح في مرحلة التصفية الأولية المسبق.
من المهم الحفاظ على اهتمام المرشحين وتفاعلهم مع عملية الاختيار، وكذلك توظيفهم بسرعة لتجنب فقدانهم لصالح المنافسين. يعد إجراء عملية مطولة أو معقدة أو غير فعالة أحد الأسباب الأكثر شيوعًا وراء سحب المرشحين لطلبات التوظيف التي قدموها، ما يؤدي إلى أن تفقد المؤسسات الأفراد الموهوبين. بعض الطرق للتوظيف بسرعة وفعالية هي:
