بقلم بول جلاتزهوفر، نائب رئيس شركة Talent Solutions
ليس من السهل دائمًا تقديم التعليقات، وبعض الأشخاص يكونون أفضل بشكل طبيعي في ذلك من غيرهم. ومع ذلك، على مر السنين، قمت بتدريب مئات الأشخاص على كيفية تقديم الملاحظات. مع الممارسة والتوجيه، يمكن لأي شخص تطوير هذه المهارة.
من الاعتبارات الواضحة التي غالبًا ما يتم تجاهلها أن تأتي إلى الاجتماع مُستعدًا. نحن جميعًا مشغولون، ولكن تأكد من تخصيص وقت لمراجعة النتائج مسبقًا. لجعل 360 فعالة قدر الإمكان، تريد أن تكون مسلحًا بخطة. لا تريد أن تكون المرة الأولى التي تحلل فيها البيانات المجمعة صحيحة قبل المناقشة أو حتى أسوأ من ذلك أثناء المناقشة.
بمجرد الانتهاء من هذا الإعداد، فأنت على استعداد لاستخدام النصائح التالية لتقديم الملاحظات التي يمكن وضعها موضع التنفيذ بغض النظر عن عدد المرات التي قدمت فيها التعليقات أو قلتها.
قبل أن تبدأ:
- كن واضحا بشأن نواياك. قم بتمهيد الطريق للمحادثة من خلال إعادة ذكر أهداف عملية 360 مع تذكيرهم أيضًا بعدم أخذ أي ملاحظات بناءة بشكل شخصي. كل موظف لديه مجال للتحسين بغض النظر عن المستوى، أو الخبرة، أو المنصب.
- اسأل الشخص الذي يتلقى الملاحظات عن نقاط قوته وضعفه. يؤدي طلب هذا مقدمًا إلى تحديد نغمة بقية الاجتماع حيث يكون الموظفون في كثير من الأحيان أكثر وعيًا بهذه السمات أكثر مما يدركون. ستساعد هذه الأمثلة في تشكيل بقية المناقشة حيث من المرجح أن تتماشى التعليقات الواردة من المشرفين والأقران والمرؤوسين ويمكن الرجوع إليها؛ ما يعزز المكان الذي يتفوقون فيه وأين يمكنهم تحسينه.
- ابدأ المحادثة بنقاط القوة. يفضل معظمنا أن يسمع عن الأشياء التي نقوم بعملها بشكل جيد أكثر من تلك التي لدينا فيها مجال للتحسين. إن بدء العملية بأخبار إيجابية سيكون بمثابة تذكير بأنهم يقومون بأشياء معينة جيدًا قبل تقديم التعليقات البناءة.
أثناء عملية التغذية الراجعة:
- اجعلها محادثة ثنائية الاتجاه وشجع الأسئلة. لا أحد يستمتع باجتماع يشعر فيه أنه يتم التحدث إليه، خاصة عندما يتعلق الأمر بردود الفعل الشخصية. سيؤدي إنشاء حوار ذهابًا وإيابًا إلى جعله أقل رسمية ويجعل المتلقي أكثر راحةً.
- تذكر أن هناك إيجابيات وسلبيات لكل جزء من التعليقات. على سبيل المثال، قد لا يكون الشخص الذي يهتم كثيرًا بالتفاصيل قادرًا على أن يكون صاحب رؤية للمستقبل. في هذه الحالة، اعمل معهم لتقديم اقتراحات حول كيفية إخراج أنوفهم من التفاصيل والنهج قصير المدى لمعرفة الآثار طويلة المدى. أشر إلى أن كِلَا النهجَين مهمان، لكن الهدف النهائي هو تحقيق التوازن بين الاثنين.
- كن موضوعيًا، وصادقًا، وغير قضائي. إن توصيلك مهم للغاية لأنك لا تريدهم أن يبتعدوا عن الشعور بالإحباط. من الواضح أن هذا ليس الهدف من هذا التمرين، وسيكونون أقل احتمالاً لإجراء تغييرات إيجابية إذا شعروا أنهم تعرضوا للضرب لفظيًا. قد يبدو الأمر واضحًا، لكن كن لطيفًا ومباشرًا طوال هذا التفاعل بأكمله.
- استخدم الأمثلة السلوكية وراجع سياق الوظيفة – وكن محددًا. إذا كنت مثلي، يمكن للأمثلة أن تُحدث فرقًا كبيرًا من حيث متابعي. إذا شعرت أنني أعرف كيفية وضع بعض هذه الاقتراحات موضع التنفيذ، فمن المرجح أن أقوم بإجراء تغيير بنشاط. إذا شعرت أن الأمر أكثر تجريدًا، فسأكافح لإحراز أي تقدم حقيقي. ضع التعليقات في أجزاء قابلة للفهم يسهل فهمها.
- كن بنَّاءً – ركز على المستقبل والخطوات التالية. ذكّرهم أن هذا لا يعني جعلهم يشعرون كما لو أنهم يخضعون للمحاكمة، ولكن لمجرد معالجة المجالات التي يمكن إجراء تحسينات عليها. صُغ تعليقاتك بطريقة إيجابية، مثل “بمجرد أن تتقن هذه المهارة، يمكنك التفكير في العمل على هذه المهارة”. فهو يجعل التحسينات تبدو قابلة للتحقيق مع تشجيعهم على تقسيم تعليقات التطوير إلى أهداف أصغر بدلاً من محاولة العمل على كل شيء مرة واحدة.
- امدح نقاط قوتهم، ولكن لا تخافوا أو تترددوا في إعطاء ملاحظات تنموية. بينما هناك ما يبرر بالتأكيد “عطا الأولاد”، ستحصل على فائدة أقل بكثير من هذا التمرين إذا لم تخصص بعض الوقت لنقاط الضعف المحددة. لا يمكننا أن ننسى أن 360 بالاسم وحده يشير إلى نظرة شاملة للموظف وأسلوب عمله، الجيد والسيئ.
- دائمًا ينتهي بملاحظة إيجابية. من الأمثلة السهلة: “لديك بعض نقاط القوة هنا – دعنا نركز على بعض المجالات لمساعدتك على أن تكون أكثر نجاحًا”. أنت تريد منهم أن يشعروا بالرضا عما يقومون به بشكل جيد في وظائفهم وتمكينهم من التحسين في المجالات التي قد تكون لديهم فيها فجوات.
بعد عملية التغذية الراجعة:
- نصيحة المكافأة: اجعلها تلتصق. يجب ألا تكون مغادرة هذا الاجتماع آخر مرة تتم فيها مناقشة هذه التوصيات. اعمل على هذه التعليقات في خطة التطوير الفردية للموظف واجعلها نقطة للتواصل حول تقدمهم مرة واحدة على الأقل كل ربع سنة.
بصفتك وسيطًا بين أولئك الذين أكملوا الاستطلاع والمتلقي، فإنك تؤدي دورًا مهمًا للغاية. على الرغم من أنه ليس دائمًا المناقشة الأكثر راحة، إلا أنه يمكنك تحقيق أو كسر فعالية هذه العملية برمتها. لا يوجد ضغط، أعلم، ولكن الأهم من ذلك بالنسبة إليك أن تصقل مهاراتك مثل تلك التي تحقق النتائج.
